สร้างรอบเดือน

การสร้างรอบเดือน คือ การตั้งค่ารอบเดือนที่ใช้ในการคำนวณเงินเดือนให้แก่พนักงานภายในบริษัท โดยรอบเดือนนั้นเปรียบเสมือนเป็นการกำหนดรอบการคำนวณเงินเดือน หรือวันตัดรอบการคิดเงินเดือนนั่นเอง ซึ่งสามารถเลือกวันที่ ที่ต้องการตัดรอบการคิดเงินเดือนได้ 

การตั้งค่ารอบเดือน 

ก่อนที่จะเข้าสู่ขั้นตอนของการสร้างรอบเดือน จะต้องทำการตั้งค่ารอบเดือนก่อน เพื่อกำหนดรอบหรือวันที่ในการคำนวณเงินเดือนให้แก่พนักงาน ในส่วนของการตั้งค่ารอบเดือนจะแบ่งออกเป็น 2 กรณี คือเต็มงวด (เต็มเดือน) และแบ่งงวดจ่าย โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. เข้ามาที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าทั่วไป > คำนวณเงินเดือน (แถบเมนูซ้ายมือ)

2. เลือกวันที่ตัดรอบการจ่ายเงินเดือน โดยสามารถเลือกวันที่ที่ต้องการ เช่น 1-EOM, 26-25 เป็นต้น 

2.1 ตัวอย่างรอบการคิดเงินเดือน หากเลือกรอบเดือนเป็น 1-EOM คือ รอบการคำนวณจะเริ่มต้น วันที่ 1 ของเดือนและสิ้นสุดการคำนวณวันสุดท้ายของเดือนนั้น ๆ 

2.2 ตัวอย่างรอบการคิดเงินเดือน หากเลือกรอบเดือนเป็น 26-25 คือ เดือนปัจจุบันคือเดือนมิถุนายน ดังนั้นรอบเดือนจะเริ่มต้นวันที่ 26/06/2024 – 25/07/2024 

3. กด “บันทึก” ด้านล่าง

กรณีที่บริษัทของลูกค้ามีการมีรอบการจ่ายเงินเดือนมากกว่า 1 ครั้งต่อเดือน หรือมีการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานเป็นรายสัปดาห์ ซึ่งระบบ HumanSoft สามารถตั้งค่าเพื่อแบ่งงวดการจ่ายเงินเดือนได้สูงสุดอยู่ที่ 4 งวดต่อ 1 รอบเดือน โดยการตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายสามารถตั้งค่าได้ ดังนี้ 

1. เลื่อนมาที่แบ่งงวดจ่ายและเลือกจำนวนงวดที่ต้องการแบ่ง เช่น 2 งวด, 3 งวด หรือ 4 งวด 

2. กำหนดวันปิดงวดโดยสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบคือ อัตโนมัติ และกำหนดเอง 

2.1 เลือกแบบอัตโนมัติ: ระบบจะทำการประมวลผลการปิดรอบเงินเดือนให้อัตโนมัติ เช่น กรณีแบ่งงวดจ่าย 2 งวด ระบบจะนับ 15 วันแรกเป็นงวดที่ 1 และวันที่เหลือเป็นงวดที่ 2 เป็นต้น 

2.2 เลือกแบบกำหนดเอง: ระบบจำลองวันที่ปิดรอบเดือนมาให้ สามารถเลือกวันที่ที่ต้องการได้เลย 

3. จากนั้นกด "บันทึกด้านล่าง"

การตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายให้แก่พนักงาน 

การตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายให้แก่พนักงาน คือ การกำหนดรายชื่อพนักงาน ว่าต้องการให้พนักงานท่านไหนบ้างอยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือนแบบเต็มงวดหรือแบ่งงวดจ่าย โดยสามารถเข้ามาเลือกได้ ดังนี้ 

1. เข้ามาที่ข้อมูลองค์กร > ข้อมูลพนักงาน > เลื่อนมาที่เมนูย่อย > เลือกตั้งค่าทั่วไป 

2. บนหน้าจอจะปรากฏรายชื่อพนักงาน จากนั้นเลื่อนมาที่ “รอบการคำนวณเงินเดือน” 

3. เลือก “เต็มเดือน/เต็มงวด” หรือ “แบ่งงวดจ่าย” ให้แก่พนักงานที่ต้องการ 

4. เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก” 

วิธีการสร้างรอบเดือน

เมื่อตั้งค่ารอบเดือนและตั้งค่ารอบการคำนวณเงินเดือนให้แก่พนักงานเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือทำการสร้างรอบเดือน หรือเซ็ตค่าตั้งต้นของรอบเดือน โดยสามารถเข้ามาสร้างรอบเดือนได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1. เข้ามาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > การคำนวณเงินเดือน > คำนวณเงินเดือน 

2. เลือกเดือนที่ต้องการ และกด “เซ็ตค่าตั้งต้น” 

3. เมื่อกดเซ็ตค่าตั้งต้นเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลตามการตั้งค่าที่เราได้ตั้งค่าไว้ โดยจะแสดงวันที่รอบเดือน, จำนวนงวด, รายชื่อพนักงาน เป็นต้น

กรณีต้องการเปลี่ยนหรือแก้ไขวันที่รอบเดือน 

เมื่อสร้างรอบการคำนวณเงินเดือนเรียบร้อยแล้วแต่ต้องการแก้ไขรอบการคำนวณเงินเดือน สามารถเข้ามาแก้ไขได้ ดังนี้ 

1. กดที่รูป “ฟันเฟืองตั้งค่า” ตรงรอบเดือน 

2. เลือกวันที่ที่ต้องการเปลี่ยน และกดบันทึก 

3. กรณีที่ต้องการลบรอบการคำนวณเงินเดือนสามารถกด “ลบ” ได้  

4. มี Pop-up คำเตือนผลกระทบในการลบรอบเดือน หากอ่านผลกระทบเรียบร้อยแล้วสามารถกด “ตกลง” เพื่อยืนยันการลบได้เลย หรือสามารถ “ยกเลิก” การลบได้ 

ข้อควรระวัง 

การตั้งค่าคำนวณเงินเดือน คือ การตั้งค่ารอบเดือนที่จะใช้คำนวณเงินเดือนให้แก่พนักงาน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงวันที่การคำนวณเงินเดือนจะต้องพึงระวัง ดังนี้ 

• วันที่คำนวณเงินเดือนจะต้องไปทับซ้อนกับเดือนก่อนหน้าหรือเดือนถัดไป เพราะหากทับซ้อนจะไม่สามารถสร้างรอบเดือนได้ 
• วันที่ที่ไม่ได้อยู่ในรอบการคำนวณเงินเดือนจะส่งผลให้พนักงานไม่สามารถลงเวลาการทำงานได้

ผลกระทบของการเปลี่ยนวันที่รอบเดือน/ลบรอบเดือน 

กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงวันที่รอบเดือนหรือมีการลบรอบเดือน จะส่งผลกระทบ ดังนี้ 

• กะการทำงานที่มีการจัดกะไว้ล่วงหน้าจะคืนเปลี่ยนค่าพื้นฐาน 
• วันหยุด-วันทำงาน ที่ได้จัดไว้ล่วงหน้าจะคืนเปลี่ยนค่าพื้นฐาน 
• รายรับ – รายจ่าย (ที่มีการกรอกยอดจะถูกล้างค่า) ยกเว้นรายรับ-รายจ่ายคงที่ 
• การปรับเงินเดือน ที่มีการปรับในรอบเดือนดังกล่าว (จะถูกล้างค่า) 
• การปรับโครงสร้างองค์กร/ตำแหน่ง (จะถูกล้างค่า) 

*ทางเราแนะนำให้ทำการดาวน์โหลดเทมเพลตออกมาก่อน เพื่อให้ง่ายต่อการนำข้อมูลเข้าใหม่โดยไม่ต้องกำหนดรายละเอียดใหม่อีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับกะการทำงาน, วันทำงาน-วันหยุด, การปรับเงินเดือน, การปรับโครงสร้างองค์กร/ตำแหน่ง รวมไปถึงรายรับ-รายจ่ายในรอบการคำนวณเงินเดือน อย่างไรก็ตาม ในส่วนของการเบิกเงินล่วงหน้า จะต้องทำการกรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง เนื่องจากข้อมูลนี้ไม่สามารถบันทึกในเทมเพลตได้