การนำเข้าวันหยุดพิเศษ

การนำเข้าวันหยุดพิเศษ ใช้สำหรับนำเข้าข้อมูลโควตาวันหยุดพิเศษที่พนักงานจะได้รับ หรือ ใช้ไปแล้ว โดยจะแบ่งเป็น 2 วิธีคือ

การนำเข้าวันหยุดพิเศษที่จะได้รับ
การนำเข้าวันหยุดพิเศษที่ใช้ไปแล้ว

วิธีการนำเข้าวันหยุดพิเศษที่จะได้รับ

นำเข้าข้อมูลโควตาวันหยุดพิเศษที่จะได้รับ ใช้สำหรับนำเข้าโควตาวันหยุดพิเศษที่พนักงานจะได้รับ ในกรณีหากต้องการกำหนดโควตาวันหยุดพิเศษที่พนักงานจะได้รับด้วยตนเอง โดยไม่ต้องเก็บชั่วโมงการทำงานล่วงเวลามาแปลงเป็นชั่วโมงวันหยุดพิเศษ

โดยกระบวนการนำเข้าวันหยุดพิเศษแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน คือ ขั้นตอนดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตนำเข้าวันหยุดพิเศษ, ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลต และขั้นตอนนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตมายังระบบ โดยมีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 ดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตนำเข้าวันหยุดพิเศษที่พนักงานได้รับ

1. เข้าไปที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกเมนู “จัดการวันหยุดพิเศษ” หลังจากนั้นกด “นำเข้าข้อมูล” (ปุ่มสีเทาขวาล่าง)

2. เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาวันหยุดพิเศษที่จะได้รับ”

3. หลังจากนั้นมาที่ช่องที่ 1 และกด “ดาวน์โหลด” เทมเพลตการนำเข้าข้อมูลวันหยุดพิเศษที่จะได้รับ เป็นไฟล์ Excel (*.xlsx) ในการกรอกข้อมูลนำเข้า

4. จากนั้นสามารถกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้าได้เลย

ขั้นตอนที่ 2 การกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลต

ขั้นตอนต่อมาคือการกรอกข้อมูลของจำนวนโควตาวันหยุดพิเศษที่พนักงานจะได้รับบนไฟล์เทมเพลตที่ได้ทำการดาวน์โหลดมา โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. กรอกที่ช่อง "โควตาวันหยุดพิเศษ (ชั่วโมง)" ให้กรอกข้อมูลเป็นจำนวนชั่วโมงที่พนักงานได้รับ โดยการกรอกข้อมูลสามารถกรอกได้ 2 รูปแบบดังนี้

1.1 ใช้เครื่องหมาย Colon (:) ตัวอย่างเช่น

03:30 หน่วยที่นำเข้าจะเป็นชั่วโมงแบบบัญญัติไตรยางศ์ ฐาน 100

( 1 ชั่วโมง = 1.00 หน่วย, 30 นาที = 0.50 หน่วย)

โดยมีวิธีคิดดังนี้ 1 (ชั่วโมง) ÷ 60 (นาที) = 0.0167 หน่วย/นาที

หากมีการนำเข้า 03:30 ชั่วโมง ระบบจะแปลงข้อมูลดังนี้

3 ชั่วโมง = 3.00 หน่วย

30 นาที = 0.0167 (หน่วยต่อนาที) x 30 (นาที) = 0.50 หน่วย

3.00 (ชั่วโมง) + 0.50 (นาที) = 3.50 หน่วย

1.2 ใช้เครื่องหมาย Full stop (.) ตัวอย่างเช่น

03.30 หน่วยที่นำเข้าจะเป็นชั่วโมงแบบบัญญัติไตรยางศ์ ฐาน 100

โดยการนำเข้าด้วยเครื่องหมายจุด (.) นี้จะเป็นการนำเข้ารูปแบบของหน่วยบัญญัติไตรยางศ์โดยตรงเลย ข้อมูลที่นำเข้าจะเป็น 3.30 หน่วย ทันที

2. กรอกหมายเหตุ โดยจะเป็นคำอธิบายว่ามีการนำเข้าโควตาที่ใช้ไปให้กับพนักงานเนื่องจากอะไร หรือหมายเหตุอะไร

หมายเหตุ: * ห้ามแก้ไข/ลบ คอลัมน์ที่เป็นสีเทา*

ขั้นตอนที่ 3 นำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตมายังระบบ

เมื่อกรอกข้อมูลจากไฟล์เทมเพลตเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อมาคือการนำไฟล์เทมเพลตเข้าสู่ระบบ HRS ของ HumanSoft โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

2. เลือกหัวข้อ “นำเข้าข้อมูลโควตาวันหยุดพิเศษที่จะได้รับ”

3. หลังจากนั้นมาที่ช่องที่ 2 นำเข้าข้อมูล และเลือก "ปี" ที่ต้องการนำเข้าไฟล์

4. "เลือกไฟล์" ที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว และกด "อัปโหลด"

เมื่อทำการอัปโหลดไฟล์นำเข้าโควตาวันหยุดพิเศษที่ได้รับเรียบร้อยแล้ว สามารถมาตรวจสอบข้อมูลที่นำเข้าได้ดังนี้

1. เข้าไปที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกเมนู “จัดการวันหยุดพิเศษ”

2. จากนั้นบนหน้าจอจะปรากฏรายชื่อพนักงานขึ้นมา ลูกค้าสามารถตรวจสอบโควตาวันหยุดพิเศษที่ได้รับได้เลย

3. หากต้องการตรวจสอบเฉพาะโควตาวันหยุดพิเศษที่นำเข้าไปสามารถกดไอคอน “ดินสอ” หน้าจอจะแสดงรายละเอียดจำนวนโควตาวันหยุดพิเศษของพนักงานท่านนั้น ๆ

3.1 กรณีการนำเข้าโดยใช้เครื่องหมาย Colon (:) เช่น 03:30 ระบบจะทำการแปลงค่าเป็น 3.5000 ชั่วโมง

3.2 กรณีการนำเข้าโดยใช้เครื่องหมาย Full stop (.) เช่น 1.502 ระบบจะทำการนำเข้าค่า 1.502 ให้เลยทันที

วิธีการนำเข้าวันหยุดพิเศษที่ใช้ไปแล้ว

นำเข้าข้อมูลโควตาวันหยุดพิเศษที่ใช้ไปแล้ว ใช้สำหรับนำเข้าโควตาวันหยุดพิเศษที่พนักงานใช้ไป ในกรณีพึ่งมาใช้โปรแกรม HumanSoft ระหว่างปี แล้วต้องการให้มีข้อมูลโควตาวันหยุดพิเศษที่พนักงานใช้ก่อนหน้ามาหักออกจากโควตาวันหยุดพิเศษที่พนักงานใช้ไปแล้ว

ซึ่งกระบวนการนำเข้าวันหยุดพิเศษแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน คือ ขั้นตอนดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตนำเข้าวันหยุดพิเศษ, ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลต และขั้นตอนนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตมายังระบบ โดยมีขั้นตอนดังนี้