คำนวณงวดโอที

การคำนวณงวดโอที คือ รอบการคำนวณโอทีที่แยกออกมาจากการคำนวณเงินเดือนปกติ โดยการคำนวณงวดโอทีนั้นจะใช้ในกรณีที่มีการตัดรอบในการคำนวณโอทีและการคำนวณเงินเดือนต่างกันหรือคนละรอบกัน เช่น รอบการคำนวณเงินเดือน คือตั้งแต่วันที่ 26-25 แต่รอบการคำนวณโอที คือ 1-EOM (สิ้นเดือน) 

นอกจากนี้ขั้นตอนการนำจ่ายของเมนูรอบการคำนวณโอที เมื่อสิ้นสุดรอบการคำนวณโอทีแล้ว ยังสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้จ่ายพร้อมกับรอบการคำนวณเงินเดือนในเดือนถัดไปหรือจะทำการจ่ายแยกก็ได้เช่นกัน

วิธีการใช้งานการคำนวณงวดโอที

หากต้องการใช้งานการคำนวณงวดโอทีจะต้องดำเนินการ 2 ขั้นตอนหลัก ๆ คือ 1. ขั้นตอนการกำหนดรายชื่อพนักงานให้แสดงในการคำนวณงวดโอที และ 2. ขั้นตอนการสร้างการคำนวณงวดโอที

ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดรายชื่อพนักงานให้แสดงในการคำนวณงวดโอที 

ขั้นตอนแรกในการเริ่มใช้งานการคำนวณงวดโอทีคือ การกำหนดรายชื่อพนักงานให้แสดงรายชื่อที่การคำนวณงวดโอทีก่อน โดยสามารถเข้ามากำหนดได้ดังนี้

การกำหนดรายชื่อพนักงานให้แสดงในการคำนวณงวดโอที แบบรายบุคคล

การกำหนดรายชื่อพนักงานให้แสดงในการคำนวณงวดโอที แบบรายบุคคล เป็นการกำหนดกะการทำงานให้แก่พนักงานทีละคนโดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. คลิก “ข้อมูลองค์กร” > ข้อมูลพนักงาน > เลือกพนักงานจากนั้นทำการเลือกพนักงานหรือค้นหารายชื่อพนักงานที่ต้องการ

2. จากนั้นคลิกที่ “ตั้งค่า” ตรงแถบเมนูด้านบน และเลือก “ตั้งค่าทั่วไป”

3. เลื่อนมาที่ “รอบการคำนวณงวดแยกโอที” และเลือก “ใช่/ไม่ใช่”

     3.1 ใช่: ต้องการให้รายชื่อพนักงานอยู่ในการคำนวณงวดโอที

     3.2 ไม่ใช่: ไม่ต้องการให้รายชื่อพนักงานอยู่ในการคำนวณงวดโอที

4. เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก”

การกำหนดรายชื่อพนักงานให้แสดงในการคำนวณงวดโอที แบบทั้งองค์กร

การกำหนดรายชื่อพนักงานให้แสดงในการคำนวณงวดโอที แบบทั้งองค์กร คือ การกำหนดรายชื่อพนักงานที่มากกว่า 1 คนขึ้นไป โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. เข้ามาที่ “ข้อมูลองค์กร” > ข้อมูลพนักงาน > เลื่อนมาที่เมนูย่อย > เลือก “ตั้งค่าทั่วไป”

2. บนหน้าจอจะปรากฏรายชื่อพนักงานขึ้นมา หากต้องการกรองรายชื่อพนักงาน สามารถกรอกได้ที่ “โครงสร้างองค์กร” หรือ “Hashtag” และกดค้นหา

3. จากนั้นเลื่อนมาที่หัวข้อ “รอบการคำนวณแยกงวดโอที” และเลือก “ใช่/ไม่ใช่” ให้แก่พนักงานที่ต้องการ

4. เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก”

ขั้นตอนที่ 2 การสร้าง Template การคำนวณงวดโอที

เมื่อกำหนดรายชื่อพนักงานเรียบร้อยแล้ว ต่อมาคือขั้นตอนการสร้าง Template การคำนวณงวดโอที เพื่อเป็นการสร้างรอบการคำนวณโอทีให้แก่พนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

วิธีสร้าง Template คำนวณงวดโอที

1. เข้ามาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > การคำนวณเงินเดือน > คำนวณงวดโอที

2. เลือกรอบเดือนที่ต้องการ และกดสร้าง Template

3. เมื่อเข้ามาจะพบกับหน้าข้อมูลเทมเพลทงวดโอทีของเดือนนั้น ๆ ให้ทำการเลือกที่ปุ่ม “เพิ่ม”

4. ตั้งชื่อเทมเพลท และเลือกตั้งแต่วันที่ (วันที่เริ่ม) – จนถึงวันที่ (วันที่สิ้นสุด) ที่ต้องการ และเลือก “Start Month” เพื่อเลือกว่าวันที่เริ่ม จะเริ่มที่เดือนปัจจุบันหรือเดือนก่อนหน้า

5. กด “บันทึก”

6. หน้าจอจะปรากฏรายชื่อพนักงานที่เลือกไว้ในขั้นตอนที่ 1 ขึ้นมา ให้เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการให้คำนวณตามเทมเพลท ซึ่งสามารถเลือกได้ว่าจะเลือกพนักงานทั้งหมดหรือเลือกรายบุคคล จากนั้นกดบันทึกอีกครั้ง

หลังจากกดบันทึกเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงหน้ารายละเอียดของเทมเพลทภายในเดือนนั้น ๆ อีกครั้ง ซึ่งใน 1 เดือนสามารถมีได้มากกว่า 1 เทมเพลทขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า หากต้องการสร้างเทมเพลทเพิ่มเติม สามารถกดที่ปุ่ม “เพิ่ม” ได้เลย เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดที่ปุ่มย้อนกลับ เพื่อกลับสู่หน้าแรกของคำนวณงวดโอที

วิธีสร้างการคำนวณงวดโอที

หลังจากที่ทำการสร้างเทมเพลท (Template) ของการคำนวณงวดโอทีเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อมาคือการสร้างการคำนวณงวดโอที โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. เข้ามาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > การคำนวณเงินเดือน > คำนวณงวดโอที

2. เพิ่มงวดโอที > เลือกเทมเพลทที่ต้องการ และกดตกลง

3. หลังจากเพิ่มงวดโอทีเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงงวดคำนวณโอทีทั้งหมดในรอบเดือนนั้น ๆ ซึ่งสามารถแก้ไข, ลบ หรือตรวจสอบรายละเอียดได้

3.1 ปากกาแก้ไข: มีไว้สำหรับเพิ่มหรือลบรายชื่อพนักงานในงวดคำนวณโอทีนั้น ๆ 

3.2 ถังขยะลบ: ใช้สำหรับกรณีที่ต้องการลบงวดคำนวณโอทีที่ต้องการออกจากรอบเดือนนั้น ๆ ซึ่งถ้าหากลบงวดดังกล่าวออกไป เอกสารโอทีและเวลาการทำงานของพนักงานจะยังคงอยู่

3.3 เครื่องหมาย i: เป็นหน้าที่แสดงรายละเอียดการคำนวณโอที ไม่ว่าจะเป็นรายชื่อพนักงาน ประเภทโอที และใช้สำหรับการคำนวณโอทีให้แก่พนักงาน

4. สำหรับการกดคำนวณ ไม่ว่าจะเป็นการกดคำนวณวันนี้ หรือกดคำนวณทั้งเดือน เพื่อให้ระบบประมวลผลเอกสารโอทีให้กับพนักงาน สามารถกดได้ทั้งองค์กร หรือเฉพาะพนักงานรายบุคคลได้เช่นกัน

4.1 กดคำนวณทั้งองค์กร: สามารถกดที่ปุ่มคำนวณ แล้วเลือกคำนวณวันนี้ หรือคำนวณทั้งเดือนได้เลย และยังสามารถตรวจสอบการคำนวณในหน้านี้ได้เช่นกัน

4.2 กดคำนวณรายบุคคล ให้ทำการคลิกรายชื่อพนักงานที่ต้องการ จากนั้นระบบจะแสดงหน้าตารางเวลาการทำงานของพนักงานขึ้นมา หลังจากมาที่หน้าตารางเวลาการทำงานแล้ว สามารถกดที่ปุ่มคำนวณ แล้วเลือก "คำนวณวันนี้" หรือ "คำนวณทั้งเดือน" เมื่อกดคำนวณเรียบร้อยแล้ว สามารถมาที่หน้าสรุปผลการคำนวณ เพื่อตรวจสอบผลการคำนวณเอกสารโอทีของพนักงานคนดังกล่าวได้เลย

การบันทึกวันที่จ่าย

การบันทึกวันที่จ่าย จะมีให้เลือก 2 รูปแบบคือ

1. จ่ายพร้อมกับเงินเดือน
2. บันทึกวันที่จ่าย เพื่อทำจ่ายแยก

โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. จ่ายพร้อมกับเงินเดือน

การจ่ายพร้อมกับเงินเดือน คือการให้การคำนวณงวดโอทีในรอบเดือนนั้น ถูกนำจ่ายให้กับพนักงานพร้อมกับเงินเดือนของพนักงาน

โดยการเลือกจ่ายพร้อมเงินเดือนสามารถดำเนินการได้คือ จ่ายพร้อมกับเงินเดือน จะมีให้เลือกว่าจะจ่ายในงวดที่ 1 หรืองวดที่ต้องการได้เลย หลังจากนั้นให้กด บันทึก และกด Finish

*กรณีมีเพียงงวดเดียว (งวดเต็ม) ให้เลือกงวดที่ 1

สำหรับกรณีที่จ่ายพร้อมกับเงินเดือน ให้มาที่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล หรือหน้าคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรก็ได้ 

หากมาที่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ให้เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการขึ้นมา หลังจากนั้นให้กดคำนวณ 1 ครั้ง จึงจะสามารถมาตรวจสอบผลการคำนวณที่หน้าสรุปผลการคำนวณ หรือสลิปเงินเดือน

** กรณีที่นำมาจ่ายพร้อมกับเงินเดือน : สลิปเงินเดือนในงวดโอทีนั้น ๆ จะไม่มีข้อมูลแสดง

2. บันทึกวันที่จ่าย เพื่อทำจ่ายแยก

การบันทึกวันที่จ่ายเพื่อทำจ่ายแยก เป็นกระบวนการที่ช่วยให้บริษัทสามารถจ่ายเงินในส่วนของ "งวดโอที" แยกต่างหากจากการจ่ายเงินเดือนปกติ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทจ่ายเงินเดือนทุกวันที่ 27 ของเดือน แต่ต้องการจ่ายโอทีให้พนักงานในวันที่ 30 บริษัทสามารถบันทึกวันที่จ่ายแยกนี้ในระบบ เพื่อให้การจ่ายโอทีเกิดขึ้นในวันที่ต้องการ โดยไม่ต้องจ่ายพร้อมกับเงินเดือน โดยการบันทึกวันที่จ่าย เพื่อทำจ่ายแยกสามารถทำได้โดย

1. การบันทึกวันที่จ่ายเพื่อนำจ่ายด้วยไฟล์ Text. หรือรูปแบบตามที่ต้องการ เมื่อเลือกวันที่จ่ายแล้ว ให้ทำการกด บันทึก และกด Finish 

2. สำหรับรายงานของคำนวณงวดโอที จะมีให้เลือก 3 รูปแบบคือ Excel, Text และ Slip

หากต้องการตรวจสอบที่เมนูรายงาน สามารถมาตรวจสอบได้ที่เมนูรายงาน เลือกกลุ่มการคำนวณเงินเดือน และมาที่เมนูรายงานการคำนวณสุทธิงวดแยกโอที