จัดการโควตาการลา

การจัดการโควตาการลา เป็นเมนูสำหรับ HR เพื่อทำการเพิ่ม แก้ไข หรือตรวจสอบข้อมูลและรายละเอียดโควตาการลาของพนักงาน ทั้งการเพิ่มโควตาการลา การตรวจสอบโควตาการลา การรีเซตโควตาการลา (กรณีมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่า) และการคำนวณโควตาการลา

การเพิ่มโควตาการลา

การเพิ่มโควตาการลา เป็นการเพิ่มจำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับ โดยสามารถแก้ไขเป็นรายบุคคลหรือทั้งองค์กรได้เลย

วิธีการเพิ่มโควตาการลา

วิธีการเพิ่มโควตาการลา สามารถทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เข้าไปที่เมนูที่การประมวลผลเงินเดือน เลือก "จัดการโควตาการลา" 

2. กรณีต้องการแก้ไขข้อมูลของพนักงานท่านเดียว สามารถเลือกชื่อพนักงานที่ต้องการในช่องพนักงาน 

3. กรณีต้องการเพิ่มโควตาทั้งองค์กร สามารถกดที่ "ค้นหา" ได้เลย

4. กดที่ "แก้ไข"

5. กรอกยอดที่พนักงานจะได้รับโควตา และ กดบันทึก

วิธีการตรวจสอบโควตาการลา

การตรวจสอบโควตาการลา สามารถทำได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. เข้าไปที่เมนูที่การประมวลผลเงินเดือน เลือก "จัดการโควตาการลา" 

2. กรณีต้องการแก้ไขข้อมูลของพนักงานท่านเดียว สามารถเลือกชื่อพนักงานที่ต้องการในช่องพนักงาน 

3. กรณีต้องการเพิ่มโควตาทั้งองค์กร สามารถกดที่ "ค้นหา" ได้เลย

วิธีการรีเซตโควตาการลา กรณีมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่าที่ตั้งค่าประเภทการลา

การรีเซตโควตาการลาจะเป็นการล้างค่ายอดที่ HR มีการ Manual ให้พนักงานและคำนวณยอดตามการตั้งค่าในระบบ สามารถทำได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. เข้าไปที่เมนูที่การประมวลผลเงินเดือน เลือก "จัดการโควตาการลา"

2. กรณีต้องการรีเซตข้อมูลของพนักงานท่านเดียว สามารถเลือกชื่อพนักงานที่ต้องการในช่องพนักงาน 

3. กรณีต้องการเพิ่มโควตาทั้งองค์กร สามารถกดที่ "ค้นหา" ได้เลย

4. กดที่ "แก้ไข"

5. เลือกประเภทการลาที่ต้องการรีเซต  สามารถรีเซตได้ทุกประเภท หรือรีเซตประเภทใดประเภทหนึ่งได้ 

6. กด "คืนค่าตั้งต้น"

วิธีการคำนวณโควตาการลา กรณีตั้งค่าเฉลี่ยในไตรมาสและเฉลี่ยในปี

ระบบ  HumanSoft มีหลักการคำนวณโควตาการลา Pro Rate 2 แบบ ดังนี้

1. Pro Rate โดยคำนวณจาก วันที่เริ่มงาน

2. Pro Rate โดยคำนวณจาก วันที่บรรจุ

โดยสามารถดำเนินการตั้งค่าได้ที่เมนู ตั้งค่าประเภทการลา ได้เลย

หลักการเฉลี่ยในไตรมาส

ไตรมาส คือ ช่วง 3 เดือนของรอบปี ถ้าแบ่งเวลา 1 ปี ออกเป็นช่วงไตรมาสจะได้ทั้งหมด 4 ไตรมาส 

• ไตรมาสที่ 1 เดือนที่ 1-3 (มกราคม-มีนาคม)
• ไตรมาสที่ 2 เดือนที่ 4-6 (เมษายน-มิถุนายน)
• ไตรมาสที่ 3 เดือนที่ 7-9  (กรกฎาคม-กันยายน)
• ไตรมาสที่ 4 เดือนที่ 10-12 (ตุลาคม-ธันวาคม)

กรณีตั้งค่าเฉลี่ยในไตรมาส ระบบจะประมวลผลว่าเงื่อนไขการตั้งค่าวันที่เริ่มงานหรือวันที่บรรจุว่าอยู่ในไตรมาสไหน และนำมาคำนวณโควตาอีกครั้ง

วิธีการคำนวณ

โควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 

จากนั้นนำ ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส x ไตรมาสของพนักงานที่ตรงเงื่อนไขถึงไตรมาสสุดท้าย

ตัวอย่าง พนักงานเริ่มงานวันที่ 1/3/2023 และมีวันที่บรรจุ 1/6/2023 (เงื่อนไข 1 ปี ได้รับโควตา 365 วัน)

• นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023 อยู่ในไตรมาสที่ 1 

โควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25 

ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25  x 4 (ไตรมาสที่ 1 – 4 ) = 365

ดังนั้นโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 365 วัน 

• นับจากวันที่บรรจุ  วันที่ 1/6/2023 อยู่ในไตรมาสที่ 2 

โควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน ÷ 4 ไตรมาส = ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25 

ยอดโควตาที่จะได้รับต่อไตรมาส 91.25  x 3 (ไตรมาสที่ 2 – 4 ) = 273.75 ปัดเศษเป็น 275 

ดังนั้นโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 275 วัน

หลักการเฉลี่ยในปี

กรณีตั้งค่าเปิดฟังก์ชัน “คำนวณถึงวันปัจจุบัน” ระบบจะคำนวณโควตาที่พนักงานจะได้รับในวันต้นรอบปีโควตาถึง ณ วันปัจจุบันที่คำนวณ 

วิธีการคำนวณ

365 วัน - จำนวนวันที่พนักงานยังไม่เริ่มงาน หรือ บรรจุ =  จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา

จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 

จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา  x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน  = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนั้น

ตัวอย่าง พนักงาน เริ่มงานวันที่ 1/3/2023 และ มีวันที่บรรจุ 1/6/2023 (เงื่อนไข 1 ปี ได้รับโควตา 365 วัน)

• นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023  

365 วัน  - 60 วันที่ยังไม่เริ่มงาน (ตั้งแต่วันที่ 1/1/23 - 1/3/23) = จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 305 วัน

จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน  ÷ 365 วัน  = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน

จากนั้นนำจำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 305 วัน  x  จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 305 วัน 

• นับจากวันที่บรรจุ  วันที่ 1/6/2023 

365 วัน  - 213 วันที่ยังไม่เริ่มงาน (ตั้งแต่วันที่ 1/1/23 - 1/6/23) = จำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 213 วัน

จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน  ÷ 365 วัน  = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน 

จากนั้นนำจำนวนวันที่เหลือที่พนักงานจะได้รับโควตา 213 วัน  x  จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = จำนวนโควตาที่พนักงานจะได้รับในปีนี้ คือ 213 วัน

กรณีตั้งค่าฟังก์ชั่น “คำนวณถึงวันปัจจุบัน”

ฟังก์ชั่น “คำนวณถึงวันปัจจุบัน” จะเป็นการคำนวณโควตาการลาของพนักงานตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงวันปัจจุบันที่มีการคำนวณโควตา

วิธีการคำนวณ

ตรวจสอบว่า จำนวนวันตั้งแต่วันที่เริ่มงาน หรือ บรรจุ ถึง วันปัจจุบันที่มีการคำนวณโควตา มีจำนวนทั้งหมดกี่วัน = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน

จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี ÷ 365 วัน = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน

จากนั้นนำ จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน x จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน

ตัวอย่าง  พนักงานเริ่มงานวันที่ 1/3/2023 วันที่บรรจุ 1/6/2023  และปัจจุบันเป็นวันที่ 19/7/2024 (เงื่อนไข 1 ปี ได้รับโควตา 365 วัน)

• นับจากวันที่เริ่มงาน วันที่ 1/3/2023 

จำนวนวันที่ครบเงื่อนไข ถึง ปัจจุบัน (1/3/24 – 18/7/24) = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 140 วัน 

จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน  ÷ 365 วัน  = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน 

จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 140 วัน  x  จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน คือ 140 วัน

• นับจากวันที่บรรจุ  วันที่ 1/6/2023 

จำนวนวันที่ครบเงื่อนไข ถึง ปัจจุบัน (1/6/24 – 18/7/24) = จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 48 วัน 

จำนวนโควตาที่ได้รับทั้งปี 365 วัน  ÷ 365 วัน  = จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน 

จำนวนวันที่พนักงานจะได้รับโควตาถึงปัจจุบัน 48 วัน  x  จำนวนโควตาที่จะได้รับต่อวัน 1 วัน = โควตาที่พนักงานสามารถใช้ได้ตั้งแต่วันที่ครบเงื่อนไขถึงปัจจุบัน คือ 48 วัน