การนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน

การนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน ใช้สำหรับการกำหนดวันที่และยอดเงินที่จะปรับให้กับพนักงาน การปรับประเภทพนักงาน โดยสามารถเลือกช่วงปรับได้ การปรับล่วงหน้า , การปรับระหว่างเดือน และ ปรับทันที โดยลูกค้าสามารถกำหนดวันที่มีผลด้วยตนเองได้เลย  โดยการปรับเงินเดือนจากการนำเข้า จะสามารถเก็บประวัติ แล้วกลับมาตรวจสอบได้ว่าในแต่ละรอบเดือน มีการปรับเงินเดือนให้กับพนักงานไปแล้วกี่คน และมีการปรับเงินเดือนเมื่อวันที่เท่าไหร่ (จากประวัติวันที่นำเข้า)

วิธีการนำเข้าปรับเงินเดือนพนักงาน

กระบวนการนำเข้าข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงานแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนด้วยกันคือ

• ขั้นตอนการตั้งค่า "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน"
• ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือนพนักงาน
• ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน
• ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน หลังจากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

โดยกระบวนการของแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดดังนี้

ขั้นตอนการตั้งค่า "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน"

ก่อนที่จะมีการนำเข้าข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงาน แนะนำให้ทำการตรวจสอบการตั้งค่าจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน ก่อนทำการนำเข้าเพื่อให้ข้อมูลปรับเงินเดือนที่นำเข้ามีการคำนวณได้ถูกต้อง

โดยจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือนจะเป็นตัวหารของ ค่าเเรงต่อวันของพนักงานก่อน โดยสามารถตรวจสอบเเละตั้งค่าได้ดังนี้

1. เข้ามาที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าทั่วไป

2. เลือกเมนูคำนวณเงินเดือน

3. มาที่หัวข้อ "จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน" เพื่อตั้งค่า/ตรวจสอบจำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานปรับเงินเดือน

4. หากมีการแก้ไข แนะนำให้ทำการกด "บันทึก" ที่ปุ่มสีเขียวด่านล่าง

ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือนพนักงาน

ต่อมาคือการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือนพนักงานเพื่อนำไฟล์ที่ได้รับมากรอกข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. เข้ามาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > ปรับเงินเดือนพนักงาน

2. จากนั้นเลือก "รอบเดือน" ที่ต้องการปรับเงินเดือนพนักงาน (ที่มุมขวาบน)

3. กด "เพิ่มรอบพิจารณาใหม่" และยืนยันการเพิ่มรอบพิจารณาใหม่

4. บนหน้าจอจะปรากฏตารางปรับเงินเดือนขึ้นมาให้ทำการกดที่ "แก้ไข" เพื่อเข้ามาดาวน์โหลดเทมเพลต

5. เมื่อกดเข้ามาจะพบกับช่องทางการดาวน์โหลดเทมเพลต ให้มาที่หัวข้อที่ 1 ดาวน์โหลดเทมเพลต (*xlsx) จะกดที่ "ดาวน์โหลด" (ปุ่มสีเขียว)

6. จากนั้นสามารถทำการกรอกข้อมูลการปรับเงินเดือนได้เลย

ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน

เมื่อดาวน์โหลดเทมเพลตเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อมาคือการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน โดยมีวิธีการดังนี้

1. ประเภทพนักงานเก่า คือ ข้อมูลประเภทพนักงาน / กลุ่มประเภทพนักงานเดิมในระบบ **ในส่วนนี้ไม่แนะนำให้แก้ไขข้อมูล**

2. กลุ่มประเภทพนักงานใหม่ คือ ข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานที่จะมีผลเป็นกลุ่มประเภทพนักงานใหม่อ้างอิงตาม “มีผลวันที่”

หากไม่ระบุ : จะอ้างอิงข้อมูลกลุ่มประเภทพนักงานเก่า

หากระบุไม่ถูกต้อง : เช่น  ประเภทพนักงานใหม่เป็น 01-พนักงานรายเดือน แต่ระบุกลุ่มประเภทเป็น ET0010 (ของพนักงานเหมาจ่าย) จะส่งผลให้การคำนวณไม่ถูกต้องได้

3. ประเภทพนักงานใหม่ คือ ข้อมูลประเภทพนักงานที่จะมีผลเป็นประเภทพนักงานใหม่อ้างอิง ตาม “มีผลวันที่”

หากไม่ระบุ : จะอ้างอิงข้อมูลประเภทพนักงานเก่า

หากระบุไม่ถูกต้อง : เช่น กรอกเป็นรหัสประเภทที่ไม่มีในระบบ จะเป็นการอ้างอิงประเภทพนักงานเก่า

4. เงินเดือนเดิม คือ ฐานเงินเดือนเดิมก่อนที่จะทำการปรับเงินเดือนโดยหลังจากดาวน์โหลดไฟล์มา ข้อมูลช่องนี้จะดึงมาจากฐานเงินของพนักงาน ณ ปัจจุบันที่ได้ทำการดาวน์โหลด

5. เงินเดือนใหม่ คือ ฐานเงินเดือนที่ต้องการปรับใหม่ ให้กับพนักงานได้ตามที่ได้ระบุไว้

6. มีผลวันที่ วัน-เดือน-ปี ที่เริ่มปรับใช้หรือมีผล ของฐานเงินเดือนใหม่ ให้ระบุเป็น ปี ค.ศ. รูปแบบระบุข้อมูลเป็นดังนี้ YYYY-MM-DD หรือ 2023-09-18

7. หมายเหตุ คือ คำอธิบายว่ามีการปรับเงินให้กับพนักงานเนื่องจากอะไร หรือหมายเหตุอะไร

หมายเหตุ: กรอกข้อมูลการปรับเงินเดือนพนักงาน * ห้ามแก้ไข/ลบ คอลัมน์ที่เป็นสีเทา*

ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน หลังจากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อมาคือการนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตปรับเงินเดือน เข้าสู่โปรแกรม HumanSoft โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เข้ามาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > ปรับเงินเดือนพนักงาน

2. เลือกรอบเดือนที่ต้องการและกด "แก้ไข"

3. ทำการ “เลือกไฟล์” Template Excel ที่ได้กรอกข้อมูลปรับเงินเดือนไว้ หลังจากนั้นกด “อัพโหลด”

4.  เมื่ออัพโหลดเทมเพลทแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลพนักงานที่มีการปรับเงินเดือน เมื่อข้อมูลแสดงถูกต้องแล้ว กด “Finish” เพื่อให้เสร็จสิ้นขั้นตอนการปรับเงินเดือน

ข้อควรระวัง ในการนำเข้าไฟล์ปรับเงินเดือน

ข้อควรระวัง !  หากก่อนหน้านี้มีการปรับเงินเดือนพนักงานบนระบบไปแล้ว และได้มีการอัพโหลดไฟล์เข้าไปใหม่จะเป็นการอ้างอิงข้อมูลจากไฟล์ที่นำเข้าไปทันที

ตัวอย่างเช่น มีการปรับเงินเดือนพนักงาน HMS230009 ไว้ก่อนหน้า แต่ในไฟล์นำเข้าไม่ได้กรอกข้อมูลพนักงาน HMS230009 ไว้เลย จะส่งผลให้ข้อมูลการปรับเงินเดือนของพนักงาน HMS230009 หายไป

*ทางเราแนะนำหากก่อนหน้านี้มีการปรับเงินเดือนพนักงานในระบบไว้แล้ว และไม่ต้องการให้พนักงานที่ปรับได้รับผลกระทบให้ทำการลบแถวรายชื่อพนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องในไฟล์นำเข้าออก

ในไฟล์ ข้อมูลพนักงาน HMS230009 ไม่ได้กรอกข้อมูลไว้

หลังจากทำการนำเข้า ข้อมูลพนักงาน HMS230009 จะถูกล้างค่าตามไฟล์ที่ไม่มีการระบุข้อมูล

หลักการคำนวณเงินเดือนของพนักงานปรับเงินเดือน

รอบการคำนวณเงินเดือน 26/07/2023 - 25/08/2023

กรณี จำนวนวันทำงาน พนักงานปรับเงินเดือน 30 วัน

1. กรณีปรับเงินเดือน ตั้งแต่วันที่เริ่มรอบการคำนวณเงินเดือน

เงินดือนเดิม 15,000 บาท 

เงินเดือนปรับใหม่ 20,000 บาท

วันที่มีผลปรับเงินเดือน 26/07/2023

ดังนั้น เมื่อปรับเงินเดือนตั้งแต่วันเริ่มรอบการคำนวณ พนักงานจะได้รับเงินเดือน 20,000 บาท

2. กรณีปรับเงินเดือน วันที่ระหว่างรอบการคำนวณเงินเดือน

เงินดือนเดิม 15,000 บาท 

เงินเดือนปรับใหม่ 20,000 บาท

วันที่มีผลปรับเงินเดือน 01/08/2023

วันที่ 26/07/2023 - 31/08/2023 ใช้เรทเงินเดือนเดิม 15,000 ÷ 30 = 500 บาท/วัน

ดังนั้น จะได้ 500 x 6 = 3,000 บาท

วันที่ 01/08/2023 - 25/08/2023 ใช้เรทเงินเดือนใหม่ 20,000 ÷ 30 = 666.67 บาท/วัน

ดังนั้น จะได้ 666.67 x 25 = 16,666.75 บาท

สุดท้ายพนักงานจะได้เงินเดือน เรทเงินเดือนเดิม + เรทเงินเดือนใหม่ 3,000 + 16,666.75 = 19,666.75 บาท

หลักการคำนวณเอกสารโอที และ เอกสารการลาของพนักงานปรับเงินเดือน

รอบการคำนวณ 26/07/2023 – 25/08/2023  *วันที่มีผลปรับเงิน 01/08/2023*

เงินเดือนเรทเก่า 15,000

เงินเดือนเรทใหม่ 20,000 

การคำนวณเอกสารโอที ยกตัวอย่างกรณีทำโอทีล่วงเวลา (x1.5) : 2 ชั่วโมง 30 นาที

1.ก่อนปรับเงินเดือน 

วันที่ทำโอที 31/07/2023

วิธีคิด ค่าแรงต่อวัน ÷ ชั่วโมงการทำงาน = ค่าแรงต่อชั่วโมง จะได้ 500 ÷ 8 = 62.5 บาท  

นำค่าแรงต่อชั่วโมง 62.5 x เรทเท่าของค่าแรง 1.5 = 93.75 บาท

จะได้ 93.75 x เวลาที่ทำโอที 2.5 ชั่วโมง = ได้รับโอที 234.38 บาท

2.หลังจากปรับเงินเดือน

วันที่ทำโอที 05/08/2023

วิธีคิด ค่าแรงต่อวัน ÷ ชั่วโมงการทำงาน = ค่าแรงต่อชั่วโมง จะได้ 666.67 ÷ 8 = 83.34 บาท

นำ ค่าแรงต่อชั่วโมง 83.34 x เรทเท่าของค่าแรง 1.5 = 125 บาท

จะได้ 125 x เวลาที่ทำโอที 2.5 ชั่วโมง = ได้รับโอที 312.50 บาท

ในเดือนนี้พนักงานได้รับโอที 234.38 + 312.50 = 546.88 บาท

การคำนวณเอกสารการลา ยกตัวอย่างกรณีลากิจไม่ดีรับค่าจ้าง ค่าปรับ 1 เท่าของค่าแรง

1. ก่อนปรับเงินเดือน 

วันที่พนักงานมีการลา 31/07/2023

วิธีคิด  เงินเดือน 15000 ÷ 30 วัน = ค่าแรงต่อวัน 500 บาท

พนักงานถูกหักเงินการลา 500 บาท

วันที่พนักงานมีการลา 05/08/2023

วิธีคิด

เงินเดือน 20,000 ÷ 30 วัน = ค่าแรงต่อวัน 666.67 บาท

พนักงานถูกหักเงินการลา 666.67 บาท

ในเดือนนี้พนักงานจะถูกหักเงินลางาน 500 + 666.67 = 1166.67 บาท

ดังนั้น การคำนวณเอกสารโอทีและเอกสารการลาของพนักงานที่มีการปรับเงินเดือน จะเป็นการคิดคำนวณ 2 เรท คือ เรทเงินเดือนเดิมก่อนวันที่มีผล และ เรทเงินเดือนใหม่หลังวันที่มีผล