การนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ

การนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ เพื่อช่วยให้สามารถแสดงยอดเงินสะสม (ในสลิปเงินเดือน) ที่พนักงานได้รับภายในเดือนนั้นได้อย่างถูกต้อง หรือต้องการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิของพนักงานรายบุคคลหลังจากทำการปิดงวดบัญชีไปแล้วและต้องการแก้ไขข้อมูลเงินเดือนสุทธิรายบุคคล อีกทั้งยังช่วยให้การคำนวณภาษีเป็นไปอย่างแม่นยำ หรือใกล้เคียงกับภาษีที่ต้องชำระมากที่สุด ซึ่งจะส่งผลให้การดึงรายงานภาษีประจำปี เช่น ภ.ง.ด.1ก,

50 ทวิ หรือ กท.20 จากในระบบของ HumanSoft ไปใช้ได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

วิธีการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ

ต้องดำเนินการ ปิดรอบเดือน ก่อนเพื่อนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ โดย HR สามารถดำเนินการได้ด้วย

• วิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ เพื่อกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องและทำการนำเข้าไฟล์ข้อมูลเงินเดือน

วิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ

วิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทเพื่อนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “การคำนวณเงินเดือน” และเลือกที่ “คำนวณเงินเดือน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าคำนวณเงินเดือน ให้เลือกที่ “ปิดงวดบัญชี”

4.เลือก “เดือน” ที่ต้องการนำเข้าข้อมูลเงินเดือน (หากรอบเดือนดังกล่าวยังไม่มีการสร้างขึ้นมาให้กดเซ็ตค่าตั้งต้นเพื่อสร้างรอบเดือนที่ต้องการนำเข้า)

5.ระบุเลือก วันที่จ่ายเงินเดือน, วันที่จ่ายภาษี และเลือก “บันทึก”

6.หลังจากนั้น เลือก “ปิดงวดบัญชี” เมื่อทำการปิดงวดบัญชีแล้วจึงจะสามารถดาวน์โหลดเทมเพลทนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิได้

7.เลือก “ดาวน์โหลด” ที่หัวข้อนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ โดยจะได้รับไฟล์ Excel ที่ใช้นำเข้าข้อมูลเงินเดือนย้อนหลัง

• ทำการกรอกข้อมูลเงินเดือน รายรับ รายจ่ายที่พนักงานได้รับ รวมถึงภาษีและประกันสังคมที่ถูกหักลงในไฟล์ Excel

8.เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ครบถ้วนและถูกต้องแล้ว ให้เลือก “เลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ

ในการกรอกข้อมูลในไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ (ไฟล์ Excel) มีข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลการนำเข้าเงินเดือนสุทธิ ดังนี้

1.ในการนำเข้าข้อมูลระบบจะอ้างอิงข้อมูลในการนำเข้าว่าข้อมูลนี้เป็นของใครจาก “รหัสพนักงาน”

2.กรณีพนักงานที่จะนำเข้าไม่มีข้อมูลในเทมเพลท ให้ทำการ “แทรกแถวหรือ Insert” แล้วกรอกรหัสพนักงานและข้อมูลที่จะนำเข้าได้เลย

3.ห้ามแก้ไข/ลบ แถวหรือคอลัมสีเหลืองในไฟล์เทมเพลทที่ดาวน์โหลดออกไป ให้ใส่แค่จำนวนเงิน

4.ในการนำเข้าหากพนักงานท่านใดที่ต้องการให้ใช้ข้อมูลเดิมจากการคำนวณในระบบหรือไม่ต้องการให้มีข้อมูลในการนำเข้า แนะนำให้ลบรายชื่อพนักงานออก โดยคลิกซ้ายที่แถวที่ ต้องการ หลังจากนั้นเลือก “ลบหรือ Delete”

5.กรอกข้อมูลที่มีรายรับ - รายจ่ายทุกช่อง กรณีหากในระบบมียอดเงินก่อนหน้า แต่ในไฟล์นำเข้าปล่อยเป็นค่าว่าง ระบบจะทำการล้างข้อมูลช่องที่เป็นค่าว่างให้ เช่น โอทีล่วงเวลา ในระบบคำนวณได้ 500 บาท แต่ในไฟล์นำเข้าปล่อยเป็นค่าว่าง หลังจากนำเข้าข้อมูลระบบจะแสดงยอด โอทีล่วงเวลา 0 บาท

6.ในการกรอกข้อมูล “ประกันสังคม, ภาษี” จะแตกต่างจากข้อมูลอื่นตรงที่ หากเป็นการปล่อยเป็นค่าว่างระบบจะทำการคำนวณข้อมูลให้เองอัตโนมัติ

6.1 ประกันสังคม : ในการกรอกประกันสังคม มีข้อควรระวังดังนี้

• หากปล่อยเป็นค่าว่าง ระบบจะคำนวณยอดให้เอง
• หากกรอกยอด 0 ระบบก็จะคำนวณให้เอง
• หากกรอกยอดเองตั้งแต่ 1 – 750 จะแสดงยอดที่กรอก

6.2 ภาษี : ในการกรอกภาษี มีข้อควรระวังดังนี้

• หากปล่อยเป็นค่าว่าง ระบบจะคำนวณยอดให้เอง
• หากกรอกยอด 0-9999 ระบบจะแสดงตามยอดที่กรอก

7.ช่องรวมยอด สามารถใช้สูตร SUM สำหรับรวมรายรับ – รวมรายจ่ายเพื่อสรุปยอดได้เลย

8.ช่องเบิกล่วงหน้า ให้กรอกข้อมูลจำนวนเงินเบิกล่วงหน้า หากไม่มีการเบิกให้ใส่ 0 หรือไม่ต้องใส่ก็ได้

9.ช่องคงเหลือ เป็นการนำรวมยอด – เบิกล่วงหน้า = ยอดคงเหลือ (หรือกรณีไม่มียอดเบิกล่วงหน้าให้นำรวมยอดมาใส่ในช่องคงเหลือได้เลย)

ตัวอย่างรายการรายรับ

• ช่องมาทำงาน คือ จำนวนวันที่มาทำงานของพนักงานหรือ “ไม่ต้องใส่ก็ได้”  และมีผลแสดงในรายงานสรุปผลการคำนวณ
• วันทำงาน คือ วันทำงานทั้งหมดของพนักงานกรณีที่เป็นพนักงานรายเดือนระบบจะดึงข้อมูลจากการตั้งค่าจำนวนวันที่ทำงาน 26 วัน, 30 วัน และตามจริง หรือ “ไม่ต้องใส่ก็ได้”
• อัตรา คือ ฐานเงินเดือนของพนักงาน ตัวอย่างเช่น ฐานเงินเดือนพนักงาน 35,000 บาท
• เงินเดือน คือ เงินเดือนจริงที่พนักงานจะต้องได้รับในเดือนนั้นๆ ตัวอย่างเช่น พนักงานเข้างานระหว่างเดือนจะได้รับเงินเดือนไม่เต็มเดือน โดยได้รับ 16,000 บาท

ตัวอย่างรายการรายจ่าย

วิธีการนำเข้าไฟล์เงินเดือนสุทธิ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์เงินเดือนสุทธิ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “คำนวณเงินเดือน”เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิเรียบร้อยแล้ว หลังจากนั้นให้เลือก “เลือกไฟล์” ในการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสิทธิ

2.เลือก “อัพโหลดไฟล์”

3.เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิได้ นอกจากนั้นสามารถแก้ไขเงินเดือนสุทธิใหม่ได้โดยทำการปลดล็อคงวดบัญชีและสามารถทำการคำนวณเงินเดือนสุทธิใหม่ได้