การนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ

การนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ คือการนำเข้าชื่อบริษัทและรายชื่อผู้อนุมัติเอกสารให้แก่พนักงาน ใช้สำหรับนำเข้าข้อมูลผู้อนุมัติโดยเป็นการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel หลายท่านพร้อมกันได้ โดยในการนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติจะต้องนำชื่อย่อบริษัท และรหัสพนักงานมาระบุในไฟล์

วิธีการนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ

การนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ จะต้องดำเนินการ 3 ขั้นตอนด้วยกัน คือ ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตการนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ, ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลต และขั้นตอนนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม โดยมีรายละเอียดดังนี้

ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตการนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ

ขั้นตอนแรกก่อนทำการนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติคือการดาวน์โหลดเทมเพลตไฟล์นำเข้าเพื่อไปกรอกข้อมูล โดยสามารถเข้ามาดาวน์โหลดได้ดังนี้

1. เข้าไปที่เมนูข้อมูลองค์กร > เลือกเมนู “ข้อมูลพนักงาน”

2. ในแถบเมนูย่อยเลือก “กำหนดผู้อนุมัติ”

3.  หลังจากนั้นกด “ดาวน์โหลด” จะได้รับไฟล์ Excel *.xlsx ในการกรอกข้อมูลนำเข้า

ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลต

ขั้นตอนการกรอกข้อมูลกำหนดผู้อนุมัติ โดยสามารถกรอกข้อมูลได้บนไฟล์เทมเพลตที่ดาวน์โหลดมา ในส่วนที่ลูกค้าต้องกรอกข้อมูลบนเทมเพลตคือในส่วนของชื่อย่อบริษัท รหัสพนักงานผู้อนุมัติ 1-5 ขั้น และชื่อ-สกุลของผู้อนุมัติ โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ชื่อย่อบริษัท คือชื่อย่อบริษัทที่ได้สร้างขึ้นมาในตอนแรกที่จะแสดงให้เลือกขณะที่ทำการเลือกบริษัทเข้าใช้งาน หรือสามารถตรวจสอบได้จากหน้ากำหนดผู้อนุมัติ (หัวข้อที่ 3 ประเภท “ชื่อย่อบริษัท”)

1.1 หากกรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง : เช่นชื่อย่อบริษัทคือ Marketing แต่กรอก MKT จะส่งผลให้ข้อมูลผู้อนุมัติท่านนี้ไม่ถูกนำเข้า

1.2 หากไม่กรอกข้อมูล : จะส่งผลให้ข้อมูลผู้อนุมัติท่านนี้ไม่ถูกนำเข้า 

2. รหัสพนักงานผู้อนุมัติ ขั้นที่ 1-5 ให้นำรหัสพนักงานที่ต้องการกำหนดเป็นผู้อนุมัติมากรอก

หากกรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง : จะส่งผลให้ข้อมูลผู้อนุมัติท่านนี้ไม่ถูก

2.1 หากไม่กรอกข้อมูล : จะส่งผลให้ข้อมูลผู้อนุมัติท่านนี้ไม่ถูกนำเข้า 

3. ชื่อ-สกุลผู้อนุมัติ ขั้นที่ 1-5 ให้นำชื่อ-สกุล ผู้อนุมัติมากรอก

*ในส่วนนี้จะกรอก หรือ จะเว้นว่าง ไม่ส่งผลอะไรเนื่องจากระบบจะจับข้อมูลจากรหัสพนักงาน

4. กรณีที่ต้องการกำหนดผู้อนุมัติข้ามบริษัท (รองรับเฉพาะแพ็คเกจ Advanced และ Professional เท่านั้น) ให้นำชื่อย่อบริษัทอื่นและ รหัสพนักงานของบริษัทนั้นมากรอกได้ดังนี้

4.1 ระบุชื่อย่อของบริษัทที่ต้องการที่ผู้อนุมัติท่านดังกล่าวสังกัดอยู่ ตัวอย่างเช่น ผู้อนุมัติรหัสพนักงาน HS65001 อยู่ที่บริษัท HumanSoft ให้นำชื่อย่อบริษัทHumanSoft มากรอก

4.2 ระบุรหัสพนักงานที่จะเป็นผู้อนุมัติ

4.3 ระบุชื่อ-สกุลพนักงานที่จะเป็นผู้อนุมัติ (ตามข้อ 2.3 ด้านบนในส่วนชื่อ-สกุล จะระบุหรือไม่ระบุ ไม่ส่งผลกระทบ)

ขั้นตอนนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม

หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยขั้นตอนต่อมาคือการนำเข้าข้อมูลไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. เข้ามาที่เมนูข้อมูลองค์กร > ข้อมูลพนักงาน

2. ในแถบเมนูย่อยเลือก “กำหนดผู้อนุมัติ”

3. มาที่หัวข้อหมายเลข 2 นำเข้าข้อมูล (Import) จากนั้น "เลือกไฟล์" ที่ต้องการ และทำการอัปโหลดไฟล์ได้เลย

หลังจากนำเข้าข้อมูลกำหนดผู้อนุมัติเสร็จเรียบร้อย สามารถเลื่อนลงมาตรวจสอบข้อมูลผู้อนุมัติได้จากตารางด้านล่าง