การนำเข้าเวลาการทำงาน

การนำเข้าเวลาการทำงาน คือ การนำเข้าเวลาการทำงานของพนักงาน โดยสามารถนำเข้าทั้งไฟล์ Excel.xlsx หรือไฟล์ Text *.txt ,*.dat เพื่อเพิ่มเวลาเข้ามาในระบบ กรณีหากมีการเข้ามาใช้งานโปรแกรม HumanSoft แล้วไม่สะดวกคีย์เวลาการเข้างาน-ออกงานพนักงานทีละเวลา ก็สามารถนำข้อมูลเวลาที่มีอยู่แล้วเข้ามาในระบบได้

วิธีการนำเข้าเวลาการทำงาน

การนำเข้าเวลาการทำงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท และการนำเข้าไฟล์ข้อมูล ดังนี้

วิธีการดาวน์โหลดเทมเพลทนำเข้าเวลาการทำงาน

ก่อนที่จะทำรายการนำเข้าเวลาการทำงาน ลูกค้าจะต้องทำการดาวน์โหลดเทมเพลทนำเข้าเวลาการทำงาน เพื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการนำเข้า ดังนี้

1. ไปที่เมนู “ปรับปรุงเวลาการทำงาน” และเลือก “นำเข้าเวลาทำงาน” ในแถบเมนูย่อยด้านบน 2. กด “ดาวน์โหลด” ในหัวข้อที่ 1 เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)

ข้อควรรู้และควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel ที่ใช้นำเข้าเวลาการทำงาน

ในการกรอกข้อมูลลงในไฟล์เทมเพลทนำเข้าเวลาการทำงาน (ไฟล์ Excel) มีข้อควรรู้และข้อควรระวัง ดังนี้

1. ห้ามแก้ไข/ลบ หัวแถวหรือคอลัมน์ในไฟล์เทมเพลทที่ดาวน์โหลดออกไป และรูปแบบของวันที่ต้องเป็น ค.ศ. เท่านั้น*

2. รหัสลายนิ้วมือ คือ ข้อมูลรหัสลายนิ้วมือที่ได้กรอกไว้ในข้อมูลพนักงานในการนำเข้าเวลาการทำงานระบบจะจับจาก “รหัสลายนิ้วมือ” ไม่ใช่ “รหัสพนักงาน”

3. วันที่ คือ วันที่ ที่ต้องการนำเข้าเวลา

4. เวลา คือเวลาที่ต้องการนำเข้า

5. เวลาที่ต้องการนำเข้าระบบ คือช่องสูตรที่จะนำข้อมูล “วันที่” และ “เวลา” มาแปลงในการนำเข้าให้ 

*ห้ามแก้ไขข้อมูลในช่องเหล่านี้ เนื่องจากมีการกรอกข้อมูลสูตรแปลง วันที่และเวลา ไว้

6. กรณีมีข้อมูลเวลาที่จะนำเข้าจำนวนมากแต่ในไฟล์ Excel มีแถวข้อมูลไม่เพียงพอสามารถทำการลากสูตรข้อมูลหรือแถวข้อมูลได้ดังนี้

1) คลิกซ้ายลากคลุมแถวที่ 4 ตั้งแต่คอลัมน์ A จนถึง คอลัมน์ D ดังภาพ

2) นำเมาส์มาชี้ที่บริเวณมุมขวาล่างของแถวที่ 4 คอลัมน์ D หลังจากนำเมาส์มาชี้แล้วเคอร์เซอร์เมาส์จะกลายเป็น +

3) คลิกซ้ายมุมขวาล่างคอลัมน์ D แถวที่ 4 ที่เคอร์เซอร์เมาส์แสดงเป็น + แล้วทำการคลิกซ้ายลากลงตามจำนวนข้อมูลแถวที่ต้องการ

4) หลังจากนั้นจะได้แถวข้อมูลที่มีสูตรการแปลงเวลาผูกมาด้วยดังภาพ

7. กรณีหากต้องการแก้ไขเวลาแนะนำให้แก้ไขคอลัมน์ “C” ให้เป็นรูปแบบ “ข้อความ” เพื่อป้องกันไม่ให้ตัว Excel ทำการแปลงข้อมูลจาก HH:MM เป็น HH:MM:SS โดยมีขั้นตอนดังนี้

1) คลิกซ้ายคลุมทั้งคอลัมน์ C

2) คลิกเลือกประเภทข้อมูลรูปแบบเซลล์

3) เลือกรูปแบบ “ข้อความ”

ตัวอย่างของข้อมูลที่ถูกต้องในการกรอกข้อมูลนำเข้าเวลาการทำงาน

วิธีการนำเข้าไฟล์เวลาการทำงาน

เมื่อทำการดาวน์โหลดเทมเพลทนำเข้าเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้ว ให้ลูกค้าทำรายการนำเข้าข้อมูลตามขั้นตอน ดังนี้

1. ไปที่เมนู “ปรับปรุงเวลาการทำงาน” และเลือก “นำเข้าเวลาทำงาน” ในแถบเมนูย่อยด้านบน

2. กด "เลือกไฟล์" ในหัวข้อที่ 2 หลังจากนั้นกด “อัพโหลด”

หมายเหตุ ในการนำเข้าข้อมูลด้วยไฟล์ Excel จะแบ่งข้อมูลการนำเข้าเป็น 2 รูปแบบดังนี้

1) ดาวน์โหลด Template Excel จากระบบ HumanSoft ในขั้นตอนการนำเข้านี้ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าคอลัมน์ในการนำเข้าข้อมูล

2) มีข้อมูล Excel เวลาการทำงานที่ต้องการนำเข้าเอง หรือ ได้รับไฟล์ Template Excel จากเจ้าหน้าที่ HumanSoft จะต้องทำการตั้งค่าคอลัมน์ในการนำเข้าข้อมูลจากเมนู “ตั้งค่า” > “ตั้งค่าทั่วไป” หลังจากนั้นกำหนดข้อมูลที่ต้องการนำเข้าแต่ละรายการว่าอยู่ในคอลัมน์ใด

วิธีการตั้งค่าคอลัมน์ Excel ในการนำเข้ารูปแบบที่ 2

วิธีการตั้งค่าคอลัมน์ Excel ในการนำเข้าเวลาการทำงานรูปแบบที่ 2 สามารถทำได้ตามขั้นตอน ดังนี้ เข้ามาที่ “ตั้งค่าทั่วไป” จากนั้นกำหนดคอลัมน์สำหรับการนำเข้าเวลาการทำงานด้วย Excel ตามคอลัมน์ใน Excel ที่ลูกค้ามี

วิธีการตรวจสอบเวลาในการนำเข้า

วิธีการตรวจสอบข้อมูลลดหย่อน สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ เมื่อนำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อย ลูกค้าสามารถตรวจสอบไฟล์ที่นำเข้าได้ ว่านำเข้าไปทั้งหมดสำเร็จกี่รายการ ผิดพลาดกี่รายการ

โดยจะมีรายละเอียดแสดงข้อมูลดังนี้

1. วันที่ = วัน/เดือน/ปี และช่วงเวลาที่มีการนำเข้า

2. จำนวนข้อมูล = จำนวนข้อมูลในไฟล์ที่ได้มีการนำเข้าทั้งหมดกี่แถว

3. นำเข้าสำเร็จ = จำนวนข้อมูลที่นำเข้าสำเร็จทั้งหมดกี่แถว

4. ข้อมูลผิดพลาด = จำนวนข้อมูลที่นำเข้าไม่สำเร็จทั้งหมดกี่แถว (จะรวมทุกรายการที่ผิดพลาด)

5. เวลาผิด = ข้อมูลที่นำเข้า แล้วรูปแบบของข้อมูลไม่ถูกต้อง

6. รหัสนิ้วผิด = รหัสลายนิ้วมือบนระบบ กับในไฟล์นำเข้าไม่ถูกต้อง หรือไม่มีรหัสลายนิ้วมือนี้ในระบบ

7. ข้อมูลซ้ำ = ข้อมูลที่นำเข้ามาแล้วซ้ำกับที่มีอยู่แล้วในระบบ

8. ข้อมูลเวลาเป็นศูนย์ = ข้อมูลเวลาที่นำเข้ามาแล้วแต่ไม่พบข้อมูลเวลาที่นำเข้า

9. รายละเอียดแถวที่ผิดพลาด = แสดงรายการข้อมูลแถวที่ผิดพลาด และแจ้งว่าผิดพลาดจาก ข้อมูลซ้ำ (Error Duplicated) หรือรหัสนิ้วผิด (Error FingerID)

10. File = ดาวน์โหลดไฟล์เวลาที่นำเข้าไปเพื่อนำมาตรวจสอบ หรือแก้ไขแล้วทำการนำเข้าไปใหม่อีกครั้ง

ตัวอย่างข้อมูลรายละเอียดแถวที่ผิดพลาดจะแสดงรายการดังนี้

Error Duplicated == > Record No.4 หมายถึง ข้อมูลเวลาแถวที่ 4 ในไฟล์ Excel ซ้ำกับที่มีอยู่แล้วในระบบ

Error FingerID == > Record No.6 หมายถึง ข้อมูลรหัสลายนิ้วมือแถวที่ 6 ในไฟล์ Excel นำเข้าไม่ถูกต้อง หรือไม่มีรหัสลายนิ้วมือนี้ในระบบ

หลังจากนำเข้าเสร็จเรียบร้อยจะได้ข้อมูลเวลาที่นำเข้าดังนี้