การกำหนดผู้อนุมัติ

การกำหนดผู้อนุมัติ จะเป็นการกำหนดสิทธิ์ให้กับพนักงานภายในบริษัท หรือ ภายนอกบริษัท ที่เป็นบริษัทอื่นภายในโดเมนของลูกค้า  ให้สามารถอนุมัติเอกสารโดยหัวหน้างาน หรือ ผู้มีอำนาจอนุมัติ ได้ โดยไม่ต้องผ่าน HR เพื่อลดขั้นตอนการทำงานของ HR ลง และยังเพิ่มบทบาทการทำงานของหัวหน้างาน

  ระบบยังสามารถนำเข้าข้อมูลผู้อนุมัติ เพื่อให้ HR สามารถกรอกข้อมูลเพื่อกำหนดผู้อนุมัติให้กับพนักงานได้ในครั้งเดียวด้วย  สามารถดูคู่มือการนำเข้าผู้อนุมัติเพิ่มเติมได้ที่นี่

โดยสามารถกำหนดผู้อนุมัติเอกสารได้ 2 เมนู คือ

1.เพิ่มที่หน้าข้อมูลพนักงาน

2.เพิ่มที่เมนูย่อย

การกำหนดผู้อนุมัติที่ ข้อมูลพนักงานรายบุคคล กรณีอนุมัติภายในบริษัท

  การกำหนดผู้อนุมัติเอกสาร สามารถกำหนดที่ ข้อมูลพนักงานรายบุคคล  โดยสามารถเข้าไปที่ เมนูข้อมูลองค์กร จากนั้นเลือกที่ เมนูข้อมูลพนักงาน

เมื่อเลือกพนักงานเรียบร้อยแล้ว เลือกที่หัวข้อ ตั้งค่า จากนั้นเลือกรายการ กำหนดผู้อนุมัติ และ คลิ๊กที่ช่องลำดับที่  เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการกำหนดเป็นผู้อนุมัติ

เมื่อเลือกรายชื่อที่ต้องการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว สามารถกด บันทึก ได้เลย 

การกำหนดผู้อนุมัติ ที่ เมนูย่อย กรณีอนุมัติภายในบริษัท

การกำหนดผู้อนุมัติ สามารถกำหนดที่ เมนูย่อยได้ด้วยเช่นกัน โดยสามารถเข้าไปที่ เมนูข้อมูลองค์กร จากนั้นเลือกที่ เมนูข้อมูลพนักงาน และเมนูย่อยกำหนดผู้อนุมัติ

เมื่อเลื่อนหน้าจอลงมาด้านล่าง จะพบตารางการกำหนดผู้อนุมัติให้กับพนักงานรายบุคคล สามารถกรองพนักงานเป็นแผนก ตำแหน่ง หรือ Hashtag เพื่อทำการกำหนดผู้อนุมัติให้กับพนักงานเฉพาะกลุ่มได้

การกำหนดผู้อนุมัติ สามารถเลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการกำหนดในขั้นตอนที่ 3  ให้เป็นผู้อนุมัติของพนักงานได้เลย

เมื่อเลือกชื่อพนักงานที่ต้องการกำหนดเป็นผู้อนุมัติเรียบร้อยแล้วระบบจะแสดงเครื่องหมาย  เพื่อให้เลือกว่าจะกำหนดพนักงานท่านนี้ เป็นผู้อนุมัติของพนักงานท่านใด หากกดไอคอนที่ช่อง  จะเป็นการกำหนดผู้อนุมัติให้กับพนักงานทั้งแถว

การกำหนดผู้อนุมัติ ที่ ข้อมูลพนักงานรายบุคคล กรณีอนุมัติข้ามบริษัท

  การกำหนดผู้อนุมัติเอกสารที่ข้อมูลพนักงานรายบุคคล กรณีเป็นผู้อนมัติข้ามบริษัท สามารถทำการกำหนดได้ดังขั้นตอนของการกำหนดผู้อนุมัติภายในบริษัท แต่ต้องเลือกบริษัท ของผู้อนุมัติข้ามบริษัทอีกครั้ง

  สามารถเลือกบริษัทของผู้อนุมัติเอกสารข้ามบริษัทได้ จากนั้น เลือกรายชื่อ และ กดบันทึก

การกำหนดผู้อนุมัติ ที่ เมนูย่อย กรณีอนุมัติข้ามบริษัท

   การกำหนดผู้อนุมัติเอกสารที่เมนูย่อย กรณีเป็นผู้อนมัติข้ามบริษัท สามารถทำการกำหนดได้ดังขั้นตอนของการกำหนดผู้อนุมัติภายในบริษัท แต่ต้องเลือกบริษัท ของผู้อนุมัติข้ามบริษัทอีกครั้ง

สามารถเลือกบริษัทของผู้อนุมัติเอกสารข้ามบริษัท จากนั้น เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการกำหนดผู้อนุมัติ และ สามารถกำหนดรายชื่อผู้อนุมัติให้กับพนักงานได้เลย

การใช้งานปุ่ม ที่เมนูย่อย

 เป็นการเปลี่ยนผู้อนุมัติคนเดิมเป็นผู้อนุมัติคนใหม่ โดยที่ HR ไม่ต้องการเปลี่ยนให้พนักงานรายบุคคล หรือ นำเข้าเพื่ออัพเดทข้อมูล เช่น เดิมผู้อนุมัติของพนักงาน เป็น HMS230013 : ชนิตรา ศิริภาพันธ์ (ตั๊ก) บริษัท HumanSoft ต้องการเปลี่ยนผู้อนุมัติให้กับพนักงานที่มีการตั้งค่าผู้อนุมัติเดิม HMS230013  เป็น 660030: Kwanchanok Kaewnammueang (ชาย) บริษัท Support ทั้งหมด สามารถใช้งานปุ่ม เปลี่ยนผู้อนุมัติได้เลย จากนั้นกด บันทึก ระบบจะเปลี่ยนผู้อนุมัติให้พนักงานใหม่อีกครั้ง

การกำหนดผู้อนุมัติ กรณีนำเข้าข้อมูลด้วยเทมเพลท

การนำเขาข้อมูลผู้อนุมัติให้กับพนักงานสามารถกำหนดผู้อนุมัติทั้งภายในและภายนอกบริษัทได้เลย มารถทำได้ที่เมนูย่อย โดยเข้าที่เมนู ข้อมูลองค์กร จากนั้นเลือก ข้อมูลพนักงาน และ กำหนดผู้อนุมัติ โดยจะเป็นการดาวน์โหลดเทมเพลทเพื่อกรอกข้อมูลในข้อที่ 1 และ ทำการนำเข้าอีกครั้งในข้อ 2 สามารถดูคู่มือเพิ่มเติมได้ที่นี่

ข้อสังเกต :  การณีกำหนดผู้อนุมัติข้ามบริษัท

ที่ข้อมูลพนักงานรายบุคคล : ชื่อบริษัทของชื่อผู้อนุมัติ อนุมัติขั้น 1 หรือ 2 จะแสดงชื่อต่างจากบริษัทกับบริษัทของพนักงาน

ที่เมนูย่อย : หัวข้อ บริษัท จะแสดงชื่อบริษัทต่างจากชื่อบริษัทของพนักงาน

สรุปได้ว่าการกำหนดผู้อนุมัติเอกสาร จะเป็นการกำหนดสิทธิ์ให้กับพนักงานในบริษัท เพื่อให้สามารถอนุมัติเอกสารผ่าน Application โดยการอนุมัติเอกสารผ่าน Application จะสามารถอนุมัติเอกสารได้ 5 ฉบับพื้นฐาน คือ

1.เอกสารลางาน 

2.เอกสารโอที 

3.เปลี่ยนกะการทำงาน 

4.เปลี่ยนวันหยุด

5.ขอเพิ่มเวลา

  หากต้องการอนุมัติเอกสารผ่าน web browser  ผู้ที่ถือสิทธิ์เป็นผู้อนุมัติต้องมีการกำหนดสิทธิ์ MANAGER ให้กับผู้อนุมัติอีกครั้ง เพื่อให้สามารถใช้งานเมนู ข้อมูลหัวหน้างานได้

  การกำหนดผู้อนุมัติ สามารถกำหนดได้ 2 ขั้น ซึ่งต้องทำการอนุมัติตามขั้น คือ  ขั้นที่ 1 เเละ ขั้นที่ 2 ตามลำดับ เเต่หากผู้อนุมัติขั้นที่ 2 ทำการอนุมัติเอกสารก่อนเเล้ว ขั้นที่ 1 ไม่ต้องทำการอนุมัติ เรียกว่าการอนุมัติเอกสารข้ามขั้น

  หมายเหตุ : การอนุมัติเอกสารผ่าน Application จะสามารถใช้ได้ในแพ็คเกจ  Lite เเละ Professional