จัดการเอกสาร

เมนูจัดการเอกสาร คือเมนูที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ฝ่าย HR สามารถเข้ามาจัดการเอกสารต่าง ๆ ของพนักงานในองค์กรได้ โดยสามารถตรวจสอบเอกสาร, อนุมัติเอกสาร, ไม่อนุมัติเอกสาร และขอเอกสารต่าง ๆ จากพนักงานได้อย่างสะดวกและเป็นระบบ

ในส่วนของการจัดการเอกสารสำหรับ HR สามารถจัดการเอกสารให้แก่พนักงานมีดังนี้คือ จัดการลางาน, จัดการโอที, จัดการเพิ่มเวลา, จัดการเปลี่ยนกะการทำงาน, จัดการเปลี่ยนวันหยุด, เอกสารรับรองเงินเดือน, เอกสารับรองการทำงาน, เอกสารรับรองการขอวีซ่า, เอกสารเบิกเงินล่วงหน้า, เอกสารเบิกเงินสดย่อย, สวัสดิการ, ร้องเรียน, หนังสือสัญญาจ้างพนักงานทดลองงาน, หนังสือสัญญาจ้างพนักงานบรรจุ และจัดการลาออก โดย HR สามารถดำเนินการได้ดังนี้

จัดการลางาน

การจัดการลางานเป็นการดูแลเรื่องเอกสารการลาให้แก่พนักงาน โดย HR สามารถดำเนินการเข้ามาตรวจสอบเอกสารที่พนักงานยื่นขอเข้ามา ทำการอนุมัติเอกสาร, ไม่อนุมัติเอกสาร และขอเอกสารการลาให้แก่พนักงานได้ โดย HR สามารถดำเนินการได้ดังนี้

อนุมัติ/ไม่อนุมัติเอกสารลางานให้แก่พนักงาน

หาก HR ต้องการอนุมัติเอกสารลางานให้กับพนักงานสามารถดำเนินการได้ 2 วิธีการ คือ วิธีที่ 1 อนุมัติเอกสารการลาทีละฉบับ และวิธีที่ 2 อนุมัติเอกสารการลาทั้งหมด

วิธีที่ 1 อนุมัติเอกสารการลาทีละฉบับ

ขั้นตอนการอนุมัติเอกสารการลาให้แก่พนักงานทีละฉบับนั้น HR สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. เข้ามาที่การประมวลผลเงินเดือน > จัดการเอกสาร > จัดการลางาน

2. เมื่อเข้าสู่หน้า "จัดการลางาน" จะพบกับเอกสารการลาที่มีสถานะรออนุมัติ (HR สามารถใช้ตัวกรองการค้นหาเพื่อกรองข้อมูลก่อนทำการอนุมัติเอกสารได้)

3. เลือกเอกสารการลาของพนักงานที่ต้องการอนุมัติ โดยกดที่เครื่องหมายตัว i สีฟ้าด้านหลังเอกสารได้

4. จากนั้นสามารถดำเนินการอนุมัติ/ไม่อนุมัติ/กดตรวจสอบเอกสารการลาฉบับนั้นได้

4.1 อนุมัติ: อนุมัติเอกสารการลาของพนักงาน

4.2 ไม่อนุมัติ: ไม่อนุมัติเอกสารการลาของพนักงาน

4.3 ตรวจสอบ: ให้พนักงานตรวจสอบ/แก้ไขเอกสารการลาของตนเอง และยื่นขอเอกสารมาอีกครั้ง

4.4 แก้ไข: คือแก้ไขเอกสารการลาให้แก่พนักงาน

4.5 ลบ: คือลบเอกสารการลาฉบับนั้นของพนักงาน

วิธีที่ 2 อนุมัติเอกสารการลาทั้งหมด

ขั้นตอนการอนุมัติเอกสารการลาของพนักงานทั้งหมดที่ HR สามารถดำเนินการได้ มีดังนี้:

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" > เลือก "จัดการเอกสาร" > คลิกที่ "จัดการลางาน"

2. เมื่อเข้าสู่หน้า "จัดการลางาน" จะพบกับเอกสารการลาที่มีสถานะรออนุมัติ (HR สามารถใช้ตัวกรองการค้นหาเพื่อกรองข้อมูลก่อนทำการอนุมัติเอกสารได้)

3. ดำเนินการอนุมัติ ไม่อนุมัติ หรือกดตรวจสอบเอกสารการลาได้ที่ด้านล่างของหน้าจอ โดยมีตัวเลือกดังนี้:

3.1 อนุมัติ: อนุมัติเอกสารการลาของพนักงาน

3.2 ไม่อนุมัติ: ไม่อนุมัติเอกสารการลาของพนักงาน

3.3 ตรวจสอบ: ขอให้พนักงานตรวจสอบหรือแก้ไขเอกสารการลาของตนเอง และยื่นเอกสารใหม่อีกครั้ง

ขอเอกสารการลาให้แก่พนักงาน

การขอเอกสารการลาให้แก่พนักงานนั้น HR สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" > เลือก "จัดการเอกสาร" > คลิกที่ "จัดการลางาน"

2. จากนั้นคลิกที่ "ขอลางาน" ที่มุมขวาบน

3. จากนั้นเลือกรายชื่อพนักงาน กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน และกดบันทึก

4. เมื่อขอเอกสารเรียบร้อยแล้วสามารถดำเนินการอนุมัติเอกสารให้แก่พนักงานท่านนั้นได้