คู่มือการใช้งานโปรแกรม

ให้คุณได้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นระบบ

การนำเข้าการกะการทำงาน-วันหยุด (หมุนเวียน)

การนำเข้าการกะการทำงาน-วันหยุด (แบบหมุนเวียน) เป็นอีกหนึ่งวิธีการจัดกะการทำงาน หรือวันทำงาน วันหยุดให้กับพนักงาน กรณีที่พนักงานมีการเปลี่ยนกะการทำงาน สลับวันทำงาน-วันหยุด หรือต้องผลัดเปลี่ยนการทำงาน โดยที่ในแต่ละวันหรือในแต่ละเดือนมีกะการทำงานและวันทำงาน-วันหยุด ที่ต่างกันออกไป ทั้งนี้ HR จะต้องมาทำการนำเข้ากะการทำงาน-วันหยุด (แบบหมุนเวียน) ให้แก่พนักงานในทุก ๆ เดือน ซึ่งในส่วนของการนำเข้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด (หมุนเวียน) แบ่งออกเป็น 3 กรณีคือ

การนำเข้าจัดการกะการทำงาน (แบบเวียน)
การนำเข้าจัดการวันหยุด (แบบเวียน)
การนำเข้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุด (แบบเวียน)

โดยทั้ง 3 กรณีสามารถนำเข้าได้ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้

การนำเข้าจัดการกะการทำงาน (แบบเวียน)

การนำเข้าจัดการกะการทำงานแบบเวียน หมายถึง การจัดการตารางเวลาทำงานของพนักงานในลักษณะที่กะการทำงานของพนักงานแต่ละคนจะหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ในสัปดาห์นี้พนักงานอาจทำงานในกะเช้า แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปทำงานในกะบ่าย หรือกลางคืนแทน

ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตจัดการกะการทำงาน (แบบเวียน)

ขั้นตอนแรกของการนำเข้ากะการทำงาน (แบบเวียน) ให้แก่พนักงานคือการดาวน์โหลดเทมเพลตเพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูล โดย HR สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" > เลือก "จัดการเวลา" > คลิกที่ “จัดการกะการทำงาน-วันหยุด”

2. ในเมนู "จัดการกะการทำงาน" HR สามารถใช้ตัวกรองการค้นหาเพื่อเลือกพนักงานที่ต้องการจัดการกะ โดยสามารถกรองตามแผนก ตำแหน่ง ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดกะการทำงานทั้งแบบรายเดือนและรายสัปดาห์ หลังจากนั้นเลือกเดือนที่ต้องการและกดค้นหาเพื่อเริ่มการจัดการกะการทำงาน

3. เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อย ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และกดที่ "Template" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลกะการทำงานก่อนนำเข้าระบบ

ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนเทมเพลตการนำเข้ากะการทำงาน (ไฟล์ Excel)

ในการกรอกข้อมูลบนไฟล์ Excel เทมเพลตการนำเข้ากะการทำงานให้แก่พนักงานจะต้องทำการนำรหัสกะการทำงานที่ต้องการมากรอกให้แก่พนักงานตามวันที่ต้องการเปลี่ยนกะการทำงานให้แก่พนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. นำรหัสกะการทำงานที่ต้องการ จากหน้าข้อมูลกะการทำงาน มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน

2. สามารถตรวจสอบรหัสกะการทำงาน ให้มาที่เมนูข้อมูลองค์กร แล้วเลือกข้อมูลกะการทำงาน เพื่อนำรหัสของกะการทำงานไปกรอกในเทมเพลตอีกครั้ง

ขั้นตอนการนำเข้าไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม HumanSoft

เมื่อกรอกข้อมูลในเทมเพลตเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่หน้าจัดการกะการทำงาน-วันหยุดอีกครั้ง เพื่อทำการนำเข้าไฟล์เทมเพลตที่กรอกข้อมูลแล้วมายังโปรแกรม HumanSoft โดยสามารถดำเนินการนำเข้าไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม HumanSoft ได้ดังนี้

2. มาที่จัดการกะการทำงาน และเลือกรอบเดือนที่ต้องการ จากนั้นกด "ค้นหา"

3. จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และกดที่ "เลือกไฟล์" จากนั้นกดUpload เป็นอันเรียบร้อย

หลังจากที่ทำการอัปโหลดข้อมูลกะการทำงานเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลกะการทำงานที่ได้ถูกนำเข้า อย่างไรก็ตาม หากพบว่ากะการทำงานของพนักงานไม่เปลี่ยนแปลง ให้ตรวจสอบดังนี้:

ตรวจสอบที่หน้าตารางเวลาการทำงานหรือในการขอเอกสารของพนักงานที่พบปัญหา ว่ามีเอกสารโอทีอยู่หรือไม่ หากพบ ให้ทำการลบเอกสารโอทีดังกล่าวออกก่อน
ตรวจสอบที่รหัสกะการทำงานว่ามีอักษรพิเศษอยู่หรือไม่ เช่น _, . หรือ – เป็นต้น เพราะอักษรพิเศษเหล่านี้อาจทำให้ระบบไม่สามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

การนำเข้าจัดการวันหยุด (แบบเวียน)

การนำเข้าจัดการวันหยุดแบบเวียนในกรณีนี้ หมายถึง การจัดการตารางวันหยุดและวันทำงานของพนักงานให้มีการหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ในสัปดาห์นี้พนักงานอาจมีวันหยุดในวันจันทร์และวันอังคาร แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปหยุดในวันพฤหัสบดีและวันศุกร์แทน

ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตจัดการวันหยุด (แบบเวียน)

ขั้นตอนแรกของการนำเข้าวันหยุด (แบบเวียน) ให้แก่พนักงานคือการดาวน์โหลดเทมเพลตเพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูล โดย HR สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

2. เลือก "จัดการวันหยุด" ในเมนู "จัดการวันหยุด" HR สามารถใช้ตัวกรองการค้นหาเพื่อเลือกพนักงานที่ต้องการจัดการวันหยุด โดยสามารถกรองตามแผนก ตำแหน่ง ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดวันหยุดทั้งแบบรายเดือนและรายสัปดาห์ หลังจากนั้นเลือกเดือนที่ต้องการและกดค้นหาเพื่อเริ่มการจัดการวันหยุด

3. เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อย ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และกดที่ "Template" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลจัดการวันหยุดก่อนนำเข้าระบบ

ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนเทมเพลตการนำเข้ากะการทำงาน (ไฟล์ Excel)

ในการกรอกข้อมูลบนไฟล์ Excel เทมเพลตการนำเข้าวันหยุดให้แก่พนักงานจะต้องทำการนำรหัสวันทำงาน-วันหยุดที่ต้องการมากรอกให้แก่พนักงานตามวันที่ต้องการเปลี่ยนวันหยุด-ทำงานให้แก่พนักงาน โดยรหัสวันทำงานและวันหยุดมีดังนี้

00-วันทำงาน
01-วันหยุดนักขัตฤกษ์
03-วันหยุดพนักงาน
04-วันหยุดพิเศษ (Beta)

ขั้นตอนการนำเข้าไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม HumanSoft

เมื่อกรอกข้อมูลในเทมเพลตเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่หน้าจัดการวันหยุดอีกครั้ง เพื่อทำการนำเข้าไฟล์เทมเพลตที่กรอกข้อมูลแล้วมายังโปรแกรม HumanSoft โดยสามารถดำเนินการนำเข้าไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม HumanSoft ได้ดังนี้

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน" > เลือก "จัดการเวลา" > คลิกที่ “จัดการวันหยุด”

2. มาที่จัดการวันหยุด และเลือกรอบเดือนที่ต้องการ จากนั้นกด "ค้นหา"

หลังจากที่ทำการอัปโหลดข้อมูลวันหยุดเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลกะการทำงานที่ได้ถูกนำเข้า อย่างไรก็ตาม หากพบว่าวันหยุดของพนักงานไม่เปลี่ยนแปลง ให้ตรวจสอบดังนี้:

ตรวจสอบที่หน้าตารางเวลาการทำงานหรือในการขอเอกสารของพนักงานที่พบปัญหา ว่ามีเอกสารโอทีอยู่หรือไม่ หากพบ ให้ทำการลบเอกสารโอทีดังกล่าวออกก่อน

การนำเข้ากะการทำงาน-วันหยุด (แบบเวียน)

การนำเข้ากะการทำงาน-วันหยุดแบบเวียน หมายถึงการจัดการตารางการทำงานและวันหยุดของพนักงานในลักษณะที่มีการหมุนเวียนทั้งกะการทำงานและวันหยุดไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น พนักงานคนหนึ่งอาจทำงานในกะเช้าและมีวันหยุดในวันจันทร์ในสัปดาห์แรก แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปทำงานในกะบ่ายและมีวันหยุดในวันศุกร์แทน

ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตจัดการกะการทำงาน-วันหยุด (แบบเวียน)

ขั้นตอนแรกของการนำเข้ากะการทำงาน-วันหยุด (แบบเวียน) ให้แก่พนักงานคือการดาวน์โหลดเทมเพลตเพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูล โดย HR สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

2. เลือก "จัดการกะการทำงาน-วันหยุด" ในเมนู "จัดการกะการทำงาน-วันหยุด" HR สามารถใช้ตัวกรองการค้นหาเพื่อเลือกพนักงานที่ต้องการจัดการกะการทำงาน-วันหยุด โดยสามารถกรองตามแผนก ตำแหน่ง ชื่อพนักงานรายบุคคล และเลือกมุมมองการจัดวันหยุดทั้งแบบรายเดือนและรายสัปดาห์ หลังจากนั้นเลือกเดือนที่ต้องการและกดค้นหาเพื่อเริ่มจัดการกะการทำงาน-วันหยุด

3. เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อย ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตามตัวกรองที่เลือกไว้ จากนั้นเลื่อนลงมาที่ด้านล่างสุดของหน้า และกดที่ "Template" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับกรอกข้อมูลจัดการกะการทำงาน-วันหยุดก่อนนำเข้าระบบ

ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนเทมเพลตการนำเข้ากะการทำงาน-วันหยุด (ไฟล์ Excel)

การกรอกข้อมูลในเทมเพลต ในส่วนของกะการทำงานให้นำรหัสกะการทำงานที่ต้องการ จากหน้าข้อมูลกะการทำงาน มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน ในส่วนของวันทำงาน-วันหยุด นำรหัส 00-วันทำงาน, 01-วันหยุดนักขัตฤกษ์, 03-วันหยุดพนักงาน และ 04-วันหยุดพิเศษ (Beta) ที่ต้องการ มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน

ขั้นตอนการนำเข้าไฟล์เทมเพลตมายังโปรแกรม HumanSoft

2. มาที่จัดกะการทำงาน-วันหยุด และเลือกรอบเดือนที่ต้องการ จากนั้นกด "ค้นหา"

ข้อควรระวัง

หากมีการนำเข้ากะการทำงาน หรือวันทำงาน-วันหยุดของพนักงานแล้วเกิดการกดรีเซต ไม่ว่าจะเป็นรีเซตค่าตั้งต้น, รีเซตเฉพาะกะการทำงาน หรือรีเซตเฉพาะวันหยุด คุณสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าในระบบได้ โดยประวัติการนำเข้าจะเก็บข้อมูลของไฟล์ที่ถูกนำเข้าไว้ทั้งหมด

คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์จากประวัติการนำเข้า และนำไฟล์นั้นไปใช้ในการนำเข้าข้อมูลใหม่อีกครั้งได้ โดยไฟล์ที่อยู่บนสุดในประวัติการนำเข้า จะเป็นไฟล์ที่มีการนำเข้าล่าสุด

คู่มือการใช้งานที่เกี่ยวข้อง

การนำเข้าวันหยุดพิเศษ

การนำเข้าวันหยุดพิเศษ ใช้สำหรับนำเข้าข้อมูลโควตาวันหยุดพิเศษที่พนักงานจะได้รับ หรือ ใช้ไปแล้ว โดยจะแบ่งเป็นการนำเข้าวันหยุดพิเศษที่ได้รับ และใช้ไปแล้ว

Last Update : 2024-08-14 16:53:43

การนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ

การนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ ใช้สำหรับกรณีที่ต้องการนำเข้าข้อมูลผู้อนุมัติโดยเป็นการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel หลายท่านพร้อมกันได้

Last Update : 2024-11-04 09:15:22

การนำเข้าสวัสดิการ

การนำเข้าสวัสดิการ เป็นตัวช่วยในการกรอกข้อมูลให้กับพนักงาน ในกรณีที่ต้องการกรอกจำนวนเงินให้กับพนักงาน ครั้งละหลาย ๆ คน

Last Update : 2024-08-14 14:03:22

สารบัญเนื้อหาที่คุณสนใจ