การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน

การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน คือ กระบวนการที่ HR ทำการจัดกะการทำงานหรือตั้งค่าเพื่อกำหนดเวลาการทำงานให้แก่พนักงาน โดยกะการทำงานพื้นฐานนั้นจะเป็นกะการทำงานที่พนักงานใช้เป็นประจำ

วิธีตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน

กะการทำงานพื้นฐาน คือ กะการทำงานที่มีช่วงเวลาการทำงานที่แน่นอน ซ้ำ ๆ กัน ทุกเดือน โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง หรือเรียกง่าย ๆ คือเป็นกะการทำงานหลักของพนักงาน ซึ่งวิธีการจัดกะการทำงานพื้นฐานให้แก่พนักงานบนโปรแกรม HR HumanSoft สามารถทำได้ 2 วิธีด้วยกัน คือ

1. วิธีตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานรายบุคคล
2. วิธีตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กร

โดยแต่ละวิธีมีรายละเอียดและขั้นตอนดังต่อไปนี้

วิธีที่ 1 ตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน (รายบุคคล)

การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานรายบุคคล เป็นการกำหนดกะการทำงานให้แก่พนักงานทีละคน โดยสามารถจัดกะการทำงานพื้นฐานรายบุคคลได้ดังนี้

1. คลิก “ข้อมูลองค์กร” > ข้อมูลพนักงาน > เลือกพนักงาน จากนั้นทำการเลือกพนักงานหรือค้นหารายชื่อพนักงานที่ต้องการแก้ไข        

2. จากนั้นคลิกที่ “ตั้งค่า” ตรงแถบเมนูด้านบน

3. เลือก “ตั้งค่ากะการทำงาน”

4. เลือกกะการทำงานที่ต้องการเปลี่ยนให้แก่พนักงาน โดยเมื่อกดเลือกกะการทำงานแล้ว ในตารางกะการทำงานจะปรากฏ “ลูกศรชี้ลง” ขึ้นมาเพื่อกดเปลี่ยนกะการทำงานที่เราได้เลือกไว้

5. เมื่อเปลี่ยนกะการทำงานให้แก่พนักงานเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก”

วิธีที่ 2 ตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน (ทั้งองค์กร)

การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน (ทั้งองค์กร) เป็นการตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานให้แก่พนักงานในองค์กรมากกว่า 1 ท่าน ซึ่งระบบจะแสดงรายชื่อของพนักงานทั้งองค์กร เพื่อให้ HR ได้เลือกเพื่อแก้ไข โดย HR สามารถดำเนินการตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานให้แก่พนักงานได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิก “ข้อมูลองค์กร” > ข้อมูลพนักงาน >

2. เลื่อนมาที่ “เมนูย่อย” > เลือก “ตั้งค่ากะการทำงาน”

3. บนหน้าจอปรากฏรายชื่อของพนักงานทั้งองค์กร จากนั้นให้ทำการเลือก “กะการทำงาน” ที่ต้องการ

4. เมื่อเลือกกะการทำงาน บนหน้าจอจะปรากฏ “ลูกศรวงกลม” จากนั้นให้ทำการเปลี่ยนกะการทำงานให้แก่พนักงานในวันจันทร์ – อาทิตย์ได้เลย โดยสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบ คือ

4.1 เปลี่ยนกะการทำงานทั้งองค์กร: สามารถเปลี่ยนได้ที่ลูกศรวงกลมในตำแหน่งหลังวัน เช่น จันทร์ ดังนั้น หากมีการคลิกกะการทำงานในวันจันทร์ กะการทำงานของพนักงานจะถูกเปลี่ยนใหม่ตามที่เราเลือกไว้

4.2 เปลี่ยนกะการทำงานเฉพาะพนักงานที่เลือก: หากเปลี่ยนกะการทำงานที่ลูกศรวงกลมหลังกะการทำงาน เช่น WC002 ดังนั้น กะการทำงานจะเปลี่ยนให้เฉพาะพนักงานที่ถูกคลิกที่ลูกศรวงกลมหลังกะการทำงานและเปลี่ยนเพียงวันที่เลือกเท่านั้น

 5. เมื่อเปลี่ยนกะการทำงานให้แก่พนักงานเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก”

ข้อควรระวัง

กรณีที่มีการกำหนดกะการทำงานพื้นฐานให้แก่พนักงานไม่ว่าจะเป็นกะการทำงานรายบุคคลหรือกะการทำงานทั้งองค์กร (ที่เมนูย่อย) จะต้องทำการกด “รีเซ็ตเฉพาะกะการทำงาน” ที่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล หรือคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร อย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อเป็นการอัปเดตข้อมูลกะการทำงานให้แก่พนักงาน ซึ่งเมื่อมีการกดรีเซ็ตเฉพาะกะการทำงาน ระบบจะทำการดึงข้อมูลกะการทำงานจากข้อมูลพื้นฐานของพนักงานมาแสดงที่หน้าตารางเวลาการทำงาน