การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน

การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน คือ กระบวนการที่ทำการจัดกะการทำงานหรือตั้งค่าเพื่อกำหนดเวลาการทำงานให้แก่พนักงาน โดยกะการทำงานพื้นฐานนั้นจะเป็นกะการทำงานที่พนักงานใช้เป็นประจำ

วิธีการตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน

กะการทำงานพื้นฐาน คือ กะการทำงานที่มีช่วงเวลาปฏิบัติงานที่แน่นอนและเกิดขึ้นซ้ำๆ ในทุกเดือนโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นกะการทำงานหลักของพนักงาน สำหรับการตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานในโปรแกรม HumanSoft สามารถทำได้ 2 วิธีด้วยกัน คือ

1.วิธีที่ 1 ตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานรายบุคคล

2.วิธีที่ 2 ตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กร

วิธีที่ 1 ตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานรายบุคคล

การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานรายบุคคล เป็นการกำหนดกะการทำงานให้แก่พนักงานทีละคนในองค์กรให้เหมาะสมกับตำแหน่ง หน้าที่ ซึ่งอาจมีรูปแบบแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของงานและนโยบายของบริษัท

สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.เข้าสู่เมนู ข้อมูลองค์กร

2.เลือกที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน”

3.จากนั้น “เลือกพนักงาน” ที่ต้องการตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน

4.เมื่อเข้าสู่หน้าข้อมูลพนักงาน เลือกที่ “ตั้งค่า” ที่แถบเมนูด้านบน

5.เลือก “ตั้งค่ากะการทำงาน”

6.กำหนดกะการทำงานให้กับพนักงาน โดยเลือกที่สัญลักษณ์ “ลูกศรชี้ลง” จากนั้นเลือกกะการทำงานจากตารางที่ปรากฎเพื่อเลือกเปลี่ยนกะการทำงานที่ต้องการ

7.เมื่อดำเนินการเปลี่ยนกะการทำงานให้แก่พนักงานเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการตั้งค่า

วิธีที่ 2 ตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กร

การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กร เป็นการกำหนดกะการทำงานให้แก่พนักงานภายในองค์กรตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป โดยระบบจะทำการแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดขึ้นมาเพื่อให้ผู้มีอำนาจในการจัดการสมารถเลือกและดำเนินการแก้ไขข้อมูลกะการทำงานได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ  โดยวิธีตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กร สามารถตั้งค่าได้ 2 วิธี ดังนี้

2.1 การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กรในโปรแกรมของ HumanSoft

2.2 การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กรด้วยการนำเข้าข้อมูลกะการทำงาน

2.1 การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กรในโปรแกรมของ HumanSoft

การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กรในโปรแกรมของ HumanSoft สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลองค์กร”

2.เลือกที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน”

3.เข้าสู่หน้าเมนูย่อย และเลือก “ตั้งค่ากะการทำงาน”

4.กำหนดกะการทำงานให้กับพนักงานโดยเลือกที่สัญลักษณ์ ลูกศรชี้ลง จากนั้นทำการเปลี่ยนกะการทำงานสำหรับพนักงานในวันจันทร์ - อาทิตย์ ตามที่ต้องการ

5.การเปลี่ยนกะการทำงานทั้งองค์กร :

สามารถเปลี่ยนกะการทำงานได้ โดยเลือกที่ ลูกศรวงกลม ในตำแหน่งหลังวันจันทร์ - อาทิตย์ เช่น หากคลิกที่กะการทำงานในวันจันทร์ ระบบจะเปลี่ยนกะการทำงานของพนักงานทุกคนให้เป็นกะเดียวกันตามที่เลือก

6.การเปลี่ยนกะการทำงานเฉพาะพนักงานที่เลือก :

สามารถเปลี่ยนกะการทำงานให้พนักงานรายบุคคลได้ โดยเลือกที่ ลูกศรวงกลม หลังรายการกะการทำงานของพนักงานแต่ละคน เช่น WC001 ซึ่งจะทำให้กะการทำงานเปลี่ยนเฉพาะพนักงานที่เลือก และเปลี่ยนเฉพาะวันที่กำหนดเท่านั้น

7.เมื่อดำเนินการเปลี่ยนกะการทำงานให้แก่พนักงานเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการตั้งค่า

2.2 การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กรด้วยการนำเข้าข้อมูลกะการทำงาน

การตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐานทั้งองค์กรด้วยการนำเข้าข้อมูลกะการทำงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลองค์กร”

2.เลือกที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน”

3.เข้าสู่หน้าเมนูย่อย และเลือก “ตั้งค่ากะการทำงาน”

4.เลือก “ดาวน์โหลด” ในช่องดาวน์โหลดเทมเพลต เพื่อดาวน์โหลดไฟล์สำหรับกรอกข้อมูลการตั้งค่ากะการทำงานพื้นฐาน

5.ดำเนินการกรอกข้อมูลลงในเทมเพลต

• เลือกกะการทำงานที่ต้องการตั้งค่าให้กับพนักงานรายบุคคล โดยระบบจะดึงข้อมูลรายชื่อพนักงานทั้งหมดภายในองค์กรมาแสดงในเทมเพลต

6.เลือก “อัพโหลดไฟล์” ในช่องนำเข้าข้อมูล

7.เมื่ออัพโหลดไฟล์สำเร็จ ระบบจะแสดงประวัติการนำเข้าข้อมูลกะการทำงาน พร้อมสถานะการอัพโหลดว่าดำเนินการสำเร็จหรือไม่

ข้อควรระวัง

กรณีที่มีการกำหนดกะการทำงานพื้นฐานให้แก่พนักงานไม่ว่าจะเป็นกะการทำงานรายบุคคลหรือกะการทำงานทั้งองค์กร จะต้องทำการกด “รีเซ็ตเฉพาะกะการทำงาน” ที่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล หรือคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร อย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อเป็นการอัปเดตข้อมูลกะการทำงานให้แก่พนักงาน ซึ่งเมื่อมีการกดรีเซ็ตเฉพาะกะการทำงาน ระบบจะทำการดึงข้อมูลกะการทำงานจากข้อมูลพื้นฐานของพนักงานมาแสดงที่หน้าตารางเวลาการทำงาน