โครงสร้างองค์กร และโครงสร้างตำแหน่ง

โครงสร้างองค์กร และโครงสร้างตำแหน่งเป็นการกำหนดว่าในบริษัทประกอบไปด้วยทั้งหมดกี่สาขาและภายในแต่ละสาขาประกอบไปด้วยแผนกหรือหน่วยงานอะไรบ้าง

อีกทั้งยังเป็นการกำหนดว่าพนักงานในบริษัทแต่ละคน อยู่ในสำนักงานสาขา, แผนก, หน่วยงาน หรือตำแหน่งไหน

โครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กร คือ การกำหนดโครงสร้างของบริษัท ว่าภายในบริษัทประกอบไปด้วยสำนักงานสาขาอะไรบ้าง และในแต่ละสาขา มีฝ่ายงาน หรือหน่วยงานใดบ้าง และยังรวมไปถึงการใส่ข้อมูลที่อยู่ของบริษัท, ข้อมูลบัญชีบริษัท และโลโก้ของบริษัทด้วย

ซึ่งโครงสร้างองค์กร จะสามารถกำหนดโครงสร้างได้ถึง 5 ขึ้น ดังนี้

1.บริษัท

2.สำนักงานสาขา

3.แผนก

4.ฝ่ายงาน

5.หน่วยงาน

การเพิ่มโครงสร้างองค์กร

การเพิ่มโครงสร้างองค์กรสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

  1.ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร”

  2.เลือก “โครงสร้างองค์กร”

3.เลือกที่สัญลักษณ์ “เครื่องหมายบวก” บริเวณโครงสร้างองค์กรที่ต้องการเพิ่มข้อมูลขึ้นมาให้อยู่ภายใต้โครงสร้าง

4.ทำการกรอกรายละเอียดโครงสร้างใหม่ ดังนี้ รหัสแผนก ชื่อแผนก และเลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการเพิ่มโครงสร้าง

การแก้ไขโครงสร้างองค์กร

การแก้ไขโครงสร้างองค์กร สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก คือ

1.แก้ไขในส่วนของข้อมูลที่อยู่ของบริษัท ข้อมูลบัญชีบริษัท และโลโก้ของบริษัท

2.แก้ไขในส่วนของชื่อ หรือรหัสของโครงสร้างองค์กร

1.แก้ไขเพื่อเพิ่มข้อมูลที่อยู่ของบริษัท, ข้อมูลบัญชีบริษัท และโลโก้ของบริษัท

การ แก้ไขที่อยู่บริษัท ให้ทำการเลือกแก้ไขที่อยู่บริษัท หรือสำนักงานสาขา หลังจากนั้นให้เลือกมาที่ส่วนของ “ที่อยู่บริษัทหรือที่อยู่สำนักงานสาขา” ที่ต้องการ หลังจากนั้นให้กรอกข้อมูลที่ถูกต้อง และเลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง

การ แก้ไขข้อมูลบัญชีบริษัท หรือบัญชีของแต่ละสำนักงานสาขาให้ทำการเลือกธนาคารที่ต้องการ หลังจากนั้นใส่ข้อมูลบัญชีธนาคารให้ถูกต้อง และเลือก “บันทึก” เพื่อใช้ในการนำจ่ายเงินเดือนของพนักงานผ่านธนาคารที่ต้องการ

หมายเหตุ :

Payer คือ ทางบริษัทเป็นผู้ออกค่าธรรมเนียมในการโอนเงิน

Beneficiary คือ หักค่าธรรมเนียมในการโอนเงินจากผู้รับเงิน

การ แก้ไขเพื่อเพิ่มโลโก้ของบริษัท หรือแต่ละสำนักงานสาขา ให้ทำการเลือกรูปภาพที่ต้องการเมื่ออัพโหลดรูปภาพเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการกดบันทึก

หมายเหตุ : ขนาดรูปภาพ 400x400 หรือ 600x600

2.การแก้ไขส่วนของชื่อ หรือ รหัสของโครงสร้างบริษัท

ให้ทำการเลือกโครงสร้างที่ต้องการแก้ไขขึ้นมา เมื่อทำการแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้ทำการกด “บันทึก” เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง

การลบโครงสร้างองค์กร

ให้ทำการเลือกโครงสร้างที่ไม่ได้ใช้งาน หรือสร้างขึ้นมาไม่ถูกต้อง หลังจากนั้นให้เลือกที่ปุ่มถังขยะได้เลย

หมายเหตุ : หากต้องการลบแผนกที่มีหน่วยงานย่อย จะต้องทำการลบจากหน่วยงานก่อน

หากต้องการดาวน์โหลดแผนฝังโครงสร้างองค์กร สามารถดาวน์โหลดที่ปุ่ม Export ได้เลย

โครงสร้างตำแหน่ง

โครงสร้างตำแหน่ง คือการกำหนดถึงตำแหน่งงานของพนักงาน รวมไปถึงรายละเอียดของตำแหน่งงานของพนักงานด้วย ซึ่งสามารถกำหนดได้สูงสุดถึง 20 ขั้น

การเพิ่มโครงสร้างตำแหน่ง

การเพิ่มโครงสร้างตำแหน่ง สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร”

2.เลือก “โครงสร้างตำแหน่ง”

3.เพิ่มโครงสร้างองค์กรที่สัญลักษณ์ “เครื่องหมายบวก” โดยให้ทำการเลือกโครงสร้างว่าต้องการสร้างโครงสร้างองค์กร ขึ้นมาอยู่ภายใต้โครงสร้างส่วนใด

4.ทำการกรอกรหัสตำแหน่ง, ตำแหน่ง, ระดับตำแหน่ง, รายละเอียดงาน, คุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน และเลือก “บันทึก”

การแก้ไขโครงสร้างตำแหน่ง

การแก้ไขโครงสร้างตำแหน่ง สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

1.เลือกที่สัญลักษณ์ “รูปดินสอ”

2.ระบุ “รหัสตำแหน่ง” เป็นการกำหนดรหัสที่แสดงระดับของตำแหน่งงานในองค์กร

3.ระบุ “ตำแหน่ง” เป็นการกำหนดชื่อระดับตำแหน่งงานที่ใช้งานองค์กร

4.ระบุ “ระดับตำแหน่ง” เป็นการบ่งบอกว่าตำแหน่งดังกล่าว มีระดับตำแหน่งและความสำคัญอย่างไรในองค์กร ซึ่งอาจจำแนกตามความยากและคุณภาพของงานก็ได้

5.ระบุ “รายละเอียดงาน หรือ Job Description (JD)” เป็นตัวกำหนดขอบเขต หรือลักษณะของงานในตำแหน่งนั้น เพื่อให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

6.ระบุ “คุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน” เป็นคุณสมบัติเฉพาะของตำแหน่งนั้น ๆ ที่ต้องการความสามารถหรือทักษะบางอย่างของพนักงาน

7.ทำการกรอกให้ครบถ้วนและเลือก “บันทึก”

ลบโครงสร้างตำแหน่ง

เลือกโครงสร้างตำแหน่งที่ไม่ได้ใช้งาน หรือสร้างขึ้นมาไม่ถูกต้อง หลังจากนั้นให้กดลบที่ปุ่มถังขยะ

หมายเหตุ : จะต้องทำการลบจากโครงสร้างตำแหน่งที่เล็กสุดก่อนเสมอ

หากต้องการดาวน์โหลดแผนฝังโครงสร้างตำแหน่ง สามารถดาวน์โหลดที่ปุ่ม Export ได้เลย

สรุปได้ง่าย ๆ ว่าสำหรับโครงสร้างองค์กร และโครงสร้างตำแหน่ง จะเป็นการบอกว่าพนักงานอยู่ในแผนกและตำแหน่งไหนขององค์กร รวมไปถึงมีหน้าที่หรือภาระงานอะไรบ้าง อย่างเช่น โครงสร้างองค์กร จะประกอบไปด้วย บริษัท, สำนักงานสาขา, แผนก หน่วยงาน และฝ่ายงาน ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่อยู่บริษัท, ข้อมูลธนาคารของบริษัท, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รวมไปถึงโลโก้ สามารถใส่ข้อมูลได้ที่บริษัท หรือสำนักงานสาขาได้เลย เพื่อให้แสดงในรายงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นรายงานภาษี, รายงานประกันสังคม หรือสลิปเงินเดือนของพนักงาน

และในส่วนของโครงสร้างตำแหน่ง ยังสามารถเพิ่มข้อมูลเฉพาะของตำแหน่งงานนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นระดับตำแหน่ง, รายละเอียดงาน และคุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน เป็นต้น

ผลกระทบจากการลบ/แก้ไขโครงสร้างองค์ โครงสร้างตำแหน่ง

1.การลบโครงสร้างออก จะส่งผลให้รายชื่อพนักงานที่อยู่ในโครงสร้างดังกล่าว จะหายออกไปจากเมนูข้อมูลพนักงานไปอยู่ที่เมนูนำเข้าข้อมูลพนักงานแทน ทำให้ไม่สามารถค้นหาข้อมูลพนักงานคนดังกล่าวได้ ดังนั้นจึงต้องกลับไปตั้งค่าข้อมูลโครงสร้างองค์กรหรือโครงสร้างตำแหน่งที่เมนูนำเข้าข้อมูลพนักงานให้เรียบร้อย หลังจากที่มีการลบโครงสร้างองค์กรหรือโครงสร้างตำแหน่ง

2.หากมีการเขียนเงื่อนไขพิเศษ หรือ Extra Code ไว้ จะส่งผลให้เงื่อนไขดีงกล่าว ไม่คำนวณให้กับพนักงานในโครงสร้างนั้น ๆ แล้ว