การนำเข้าข้อมูลพนักงาน

การนำเข้าข้อมูลพนักงาน ใช้ในการนำเข้าข้อมูลเพื่อเพิ่มพนักงานเข้าสู่ระบบ HumanSoft กรณีมีพนักงานจำนวนมากที่ต้องการจะเพิ่มเข้าสู่ระบบ หรือนำเข้าเพื่ออัพเดทข้อมูลพนักงานเดิมที่มีอยู่แล้วในระบบ

วิธีการนำเข้าข้อมูลพนักงานเพื่อเพิ่มข้อมูลพนักงานเข้าระบบ

การนำเข้าข้อมูลข้อมูลพนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลทรายชื่อพนักงาน และการนำเข้าไฟล์ข้อมูล ดังนี้

วิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลพนักงาน

ก่อนที่จะทำรายการนำเข้าข้อมูลพนักงาน ลูกค้าจะต้องทำการดาวน์โหลดเทมเพลทนำเข้าข้อมูลพนักงาน เพื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการนำเข้า ดังนี้

1. ไปที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน” เลือก “นำเข้าข้อมูลพนักงาน” จากนั้นกด “เทมเพลทเปล่า” (ตรงหัวข้อที่ 1 ดาวน์โหลดเทมเพลท) เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)

2. กรอกข้อมูลพนักงานลงในไฟล์ Excel

ข้อควรรู้และควรระวัง ในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel ที่ใช้นำเข้าข้อมูลพนักงาน

ในการกรอกข้อมูลลงในไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลพนักงาน (ไฟล์ Excel) มีข้อควรรู้และข้อควรระวัง ดังนี้

1. ข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอกใน Template นำเข้าข้อมูลพนักงาน จะประกอบไปด้วยข้อมูลแถบสีแดงดังนี้ ลำดับ, รหัสพนักงาน, เลขประจำตัวประชาชน, ประเภทพนักงาน, คำนำหน้า, ชื่อจริง, นามสกุล, แผนก และตำแหน่ง

2. แถบข้อมูลสีเทาทั้งคอลัมน์ คือข้อมูลที่ห้ามลบ-แก้ไข เป็นข้อมูลที่มีการเขียนสูตรคำสั่งการดึงข้อมูลและแปลงข้อมูล ได้แก่  birth_dt (วันเกิด), effective_dt (วันที่เริ่มงาน) และ begin_dt (วันที่บรรจุ)

3. ลำดับ หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ ผลกระทบคือนำเข้าข้อมูลไปแล้ว แต่ข้อมูลไม่เข้าสู่ระบบ หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น ลำดับ 1 ทั้งคอลัมน์ ยังสามารถนำเข้าข้อมูลได้ปกติ ขอเพียงมีข้อมูลในคอลัมน์นี้

4. รหัสพนักงาน หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ ผลกระทบคือ ระบบจะ Generate รหัสพนักงานขึ้นมาให้หลังจากนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น รหัสพนักงานซ้ำ นาย A รหัสพนักงาน 65001 นาย B รหัสพนักงาน 65001 หากนำเข้าข้อมูลจะเป็นการอัพเดทข้อมูลพนักงานโดยยึดข้อมูลล่าสุด (แถวท้ายสุด) เป็นข้อมูลหลักในการอัพเดท

5. รหัสลายนิ้วมือ หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ 

หากกรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง จะส่งผลกับการนำเข้าเวลาหรือลงเวลาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือ เช่นรหัสลายนิ้วมือที่นำเข้าคือ HMS230009 แต่รหัสในเครื่องสแกนลายนิ้วมือคือ 1009 จะทำให้ข้อมูลเวลาไม่เข้าเครื่อง

6. ต่างชาติ หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ ผลกระทบคือ ระบบจะแสดงข้อมูลเป็น สัญชาติ “ไทย” หากกรอกผิดรูปแบบ ในการกรอกข้อมูล “ต่างชาติ” จะต้องกรอกเป็น Y = ต่างชาติ , N = สัญญาติไทย เท่านั้น หากกรอกข้อมูลเป็นชื่อสัญญาติเลย เช่น ไทย, มาเลเซีย, อินโดนีเซีย หรือไม่กรอกข้อมูลระบบจะนำเข้าเป็นสัญชาติ “ไทย” ที่เป็นค่าตั้งต้นของระบบ

7. เลขบัตรประจำตัวประชาชน หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยไปเพิ่มภายหลังในระบบได้ หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น ตั้งค่ารูปแบบเป็น ตัวเลข หรือสกุลเงิน หลังจากนำข้อมูลเข้าสู่ระบบจะมี $ หรือ ฿ ขึ้นนำหน้าข้อมูลเลขบัตรประจำตัวประชาชน รูปแบบที่แนะนำคือ เศษส่วน หากเลขบัตรประจำตัวประชาชนที่นำเข้าซ้ำ หากนำเข้าข้อมูลจะเป็นการอัพเดทข้อมูลพนักงานโดยยึดข้อมูลล่าสุด (แถวท้ายสุด) เป็นข้อมูลหลักในการอัพเดท

8. เลขประจำตัวประกันสังคม หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยไปเพิ่มภายหลังในระบบได้

9. ประเภทพนักงาน -กลุ่มประเภทพนักงาน หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ หรือกรอกไม่ครบ จะสามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ แต่ข้อมูลประเภทพนักงานจะไม่ขึ้นแสดง ต้องไปเลือกจากในระบบอีกที หากกรอกผิดรูปแบบ ข้อมูลประเภทจะไม่ถูกเลือก ทางเราแนะนำให้ทำการเลือกข้อมูลจาก Drop-down ในส่วนของประเภทพนักงาน ส่วนของกลุ่มพนักงานให้ระบุเป็นรหัสกลุ่มจากในระบบให้ถูกต้องเช่น ET0001

10. คำนำหน้าชื่อ หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ จะสามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ แต่ข้อมูลจะแสดงเป็น “นางสาว” เนื่องจากเป็นค่าตั้งต้นของระบบ หากกรอกผิดรูปแบบ ทางเราแนะนำให้ทำการเลือกข้อมูลจาก Drop-down เท่านั้นเพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด

11. ชื่อจริง, นามสกุล, ชื่อเล่น, First Name, Last Name, Nick name, เบอร์โทร, Email หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ จะสามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยไปเพิ่มภายหลังในระบบได้

หากกรอกผิดรูปแบบ กรอกอักษรพิเศษ, ตัวเลข, ภาษาอังกฤษ หรือสัญลักษณ์ สามารถนำเข้าได้ปกติ

12. วันเกิด, วันที่เริ่มงาน, วันที่บรรจุ, วันที่ลาออก (! ! ! ห้ามแก้ไข-ลบ ช่องคอลัมน์สีเทา ! ! !)

รูปแบบที่ถูกต้องคือ YYYY-MM-DD, DD-MM-YYYY สามารถกรอกได้ทั้งปี พ.ศ. และ ค.ศ. ระบบจะแปลงให้เอง หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยไปเพิ่มภายหลังในระบบได้ หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น 3 มิถุนายก 2022 หากพิมพ์ข้อมูลเดือนไม่ถูกต้องระบบจะแปลงค่าไม่ได้ หากพิมพ์ 3 มิถุนายน 2022 คอลัมน์ข้อมูลจะแปลงค่าเป็น 2022-06-03 ให้ทันที 

13. เดือนที่เริ่มคำนวณภาษี รูปแบบที่ถูกต้อง YYYY-MM กรอกแค่ปี ค.ศ. กับ เดือน เช่น 2022-10 หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยไปเพิ่มข้อมูลภายหลังในระบบได้ หากมีการระบุวันที่เริ่มงาน เดือนที่เริ่มคำนวณภาษีจะนำข้อมูลเดือนและปี ที่เริ่มงานมาแสดง หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น 03/06/2022 ข้อมูลจะแปลงเป็น 2022-06-03 แล้วนำเข้าเป็น 2022-06

14. สถานะลาออก หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ ค่าตั้งต้นของระบบคือ “N-ยังทำงานอยู่” หากกรอกผิดรูปแบบ ทางเราแนะนำให้ทำการเลือกข้อมูลจาก Drop-down เท่านั้นเพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด

15. เหตุผลการลาออก กรอกหรือไม่กรอกก็ได้ไม่ส่งผลอะไร เป็นแค่ข้อความที่จะแสดงในช่อง “เหตุผลการลาออก”

16. เงินเดือน, วงเงินเบิกล่วงหน้า หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ ค่าจ้างจะขึ้นเป็น 0 โดยสามารถเข้ามาแก้ไขภายหลังได้ หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น $325, asdf325 ข้อมูลค่าจ้างจะขึ้นเป็น 0 เนื่องจากรูปแบบข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่หากระบุเป็น 325$, 325บาท/วัน, 325asdfg, # ข้อมูลค่าจ้างจะขึ้นเป็น 325 เนื่องจากข้อมูลเงินเดือนจะนำเข้าเพียงแค่ตัวเลขเท่านั้นกรณีหากมีตัวอักษรหรืออักขระพิเศษนำหน้าข้อมูลตัวเลข ข้อมูลจะกลายเป็น 0

17. บัญชีบริษัทนำจ่าย หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยสามารถเลือกในระบบภายหลังได้ หากกรอกผิดรูปแบบ เช่นกรอกรหัสบัญชีบริษัทนำจ่ายไม่ถูก ข้อมูลบัญชีบริษัทนำจ่าย จะไม่ถูกนำเข้า ทางเราแนะนำให้เป็นการเลือกข้อมูลจาก Drop-down เท่านั้นเพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด

18. ธนาคาร หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยไปเพิ่มภายหลังในระบบได้ ข้อมูลธนาคารจะขึ้นเป็นค่าว่าง หากกรอกผิดรูปแบบ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติไปเพิ่มภายหลังในระบบได้ ข้อมูลธนาคารจะขึ้นเป็นค่าว่าง

19. รหัสสาขา, เลขที่บัญชี หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยสามารถเข้ามากรอกข้อมูลภายหลังได้ หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น กรอกตัวอักษรหรือพยัญชนะลงไป หากเป็น “รหัสสาขา” สามารถนำเข้าได้ปกติไม่พบปัญหา แต่หากเป็น “เลขที่บัญชี” แนะนำให้กรอกตัวเลขเท่านั้น เนื่องจากหากมีการกรอกพยัญชนะลงในจะส่งผลให้ไม่สามารถเปิดข้อมูลพนักงานท่านนี้ได้

20. ที่อยู่ตามบัตร, ที่อยู่ปัจจุบัน หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยไปเพิ่มภายหลังในระบบได้

21. แขวง/ตำบล, เขต/อำเภอ, จังหวัด หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้ตามปกติ โดยไปเพิ่มภายหลังในระบบได้ หากกรอกผิดรูปแบบ เช่น มีคำว่า ต. ตำบล แขวง อ. อำเภอ เขต จ. จังหวัด หลังจากมีการนำเข้าข้อมูลระบบจะไม่พบข้อมูล เช่น ต.ในเมือง อ.เมืองพิษณุโลก จ.พิษณุโลก ในส่วนนี้คือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง รูปแบบข้อมูลที่ถูกต้องคือ ในเมือง เมืองพิษณุโลก พิษณุโลก

22. แผนก ฝ่ายงาน หน่วยงาน

• รูปแบบการนำเข้าที่ถูกต้องคือ กรอกเป็นรหัสแผนก ฝ่าย หน่วยงาน ที่ได้สร้างไว้ในโครงสร้างองค์กร ดังภาพ

• ข้อห้าม  ห้ามกรอกรหัสแผนกด้วยตัวอักษรพิเศษ – (เครื่องหมายลบ) เช่น BA-004 ระบบจะดึงข้อมูลแค่ BA ค่าหลัง “-” จะไม่ถูกอ่าน สามารถกรอกเป็น _ หรือ . แทนได้ ตัวอย่างเช่นแผนก BA-004-แผนก IT ข้อมูลจะนำเข้าแค่ BA

• หลักการนำเข้าข้อมูลในส่วนของแผนก จะนำเข้าข้อมูลจาก หน่วยงาน > ฝ่ายงาน > แผนก ไล่ลำดับตามนี้ ยกตัวอย่าง หากต้องการนำเข้าข้อมูลในส่วนของ ฝ่ายงาน ให้กรอกข้อมูลรหัสในช่องฝ่ายงานช่องเดียว ดังภาพ

• หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ สามารถนำเข้าข้อมูลได้แต่ ! หลังจากนำเข้าแล้วข้อมูลพนักงานจะตกอยู่ในหน้านำเข้าข้อมูลพนักงานและอยู่ในขั้นตอนการรอกำหนดหน่วยงาน หากไม่กำหนดหน่วยงานให้พนักงาน ข้อมูลจะไม่เข้าสู่ระบบ

หมายเหตุ: หากเป็นการอัพเดทข้อมูลที่มีข้อมูลพนักงานในระบบอยู่แล้ว หากปล่อยเว้นว่างไว้จะเป็นการอ้างอิง แผนก, ฝ่าย, หน่วยงานเดิมของพนักงาน

• หากกรอกผิดรูปแบบ เช่นกรอกเป็นชื่อแผนกไปเลย ไม่ได้กรอกรหัสแผนก ฝ่าย หน่วยงาน สามารถนำเข้าข้อมูลได้แต่! หลังจากนำเข้าแล้วข้อมูลพนักงานจะตกอยู่ในหน้านำเข้าข้อมูลพนักงานและอยู่ในขั้นตอนการรอกำหนดหน่วยงาน เนื่องจากการนำเข้าจะตรวจจับจากรหัสของแผนก ฝ่าย และหน่วยงาน

หลังจากทำการนำเข้าข้อมูลพนักงานจะตกหล่นอยู่ในเมนู “ข้อมูลพนักงาน” หน้าเมนูย่อย “นำเข้าข้อมูลพนักงาน” รอการกำหนด “หน่วยงาน”

23 ตำแหน่ง

• รูปแบบการนำเข้าที่ถูกต้องคือ กรอกเป็นรหัสตำแหน่ง ที่ได้สร้างไว้ใน โครงสร้างตำแหน่ง ดังภาพ

• ข้อห้าม! ห้ามกรอกรหัสตำแหน่งด้วยตัวอักษรพิเศษ – (เครื่องหมายลบ) เช่น HO-001 ระบบจะดึงข้อมูลแค่ HO ค่าหลัง “-” จะไม่ถูกอ่าน

หากไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ หรือ ไม่กรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้  ผลกระทบแบบเดียวกันกับการนำเข้า แผนก ฝ่าย หน่วยงาน คือจะตกอยู่ในหน้านำเข้าข้อมูลพนักงาน รอการกำหนดตำแหน่งงาน ดังภาพ

หลังจากทำการนำเข้าข้อมูลพนักงานจะตกหล่นอยู่ในเมนู “ข้อมูลพนักงาน” หน้าเมนูย่อย “นำเข้าข้อมูลพนักงาน” รอการกำหนด “ตำแหน่ง”

วิธีการนำเข้าข้อมูลพนักงานเพื่ออัพเดทข้อมูล

การนำเข้าข้อมูลพนักงานเพื่ออัพเดทข้อมูลพนักงานจะมีการอ้างอิงจากข้อมูลจาก 2 ส่วนดังนี้

1. รหัสพนักงาน

• ในการอัพเดทข้อมูลพนักงาน ข้อมูลรหัสพนักงานจะเป็นเพียงข้อมูลเดียวที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงจากการนำเข้าเพื่ออัพเดทได้เนื่องจากเป็น ข้อมูลหลักในการอ้างอิงข้อมูลในการนำเข้า โดยในขั้นตอนการดาวน์โหลดข้อมูลพนักงานมาแก้ไขเพื่ออัพเดทข้อมูลสามารถดำเนินการได้ดังนี้

ไปที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน” เลือก “นำเข้าข้อมูลพนักงาน” หลังจากนั้นกด “เทมเพลทมีรายชื่อพนักงาน” (ตรงหัวข้อที่ 1 ดาวน์โหลดเทมเพลต) เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)

• กรณีที่ต้องการอัพเดทข้อมูลพนักงาน หรือ เปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงาน หลักการคือให้กรอกรหัสพนักงานที่ต้องการแก้ไขในไฟล์ Template Excel หลังจากนั้นหากต้องการแก้ไขข้อมูลส่วนไหนให้กรอกเข้าไปได้ตามความต้องการดังภาพ

• กรณีที่มีข้อมูลพนักงานซ้ำกัน 2 คน ดังภาพ

ข้อมูลที่นำเข้าจะเป็นของพนักงานคุณ “นำเข้า ลำดับ 2” เนื่องจากการอัพเดทข้อมูลพนักงานจะอิงจากข้อมูลแถวล่าสุดในการอัพเดท

2. เลขบัตรประจำตัวประชาชน

• ในการอัพเดทข้อมูลพนักงาน ข้อมูลเลขประจำตัวประชาชนจะเป็น ข้อมูลอ้างอิงรองลงมาจากรหัสพนักงาน ในการอัพเดทข้อมูลพนักงาน

• หลักการอัพเดทข้อมูลจากเลขบัตรประจำตัวประชาชนในการนำเข้า คือระบบจะนำข้อมูลเลขบัตรประชาชนที่นำเข้าไปตรวจสอบกับข้อมูลที่มีในระบบ หากเลขบัตรประชาชนตรงกัน ก็จะเป็นการอัพเดทข้อมูลใหม่ที่นำเข้าไปในระบบ ไปอัพเดทกับข้อมูลพนักงานก่อนหน้าที่เลขบัตรประชาชนตรงกัน เช่น

• กรณีที่มีข้อมูลพนักงานซ้ำกัน 2 คน ดังภาพ

ข้อมูลที่นำเข้าจะเป็นของพนักงานคุณ “นำเข้า ลำดับ2” เนื่องจากการอัพเดทข้อมูลพนักงานจะอิงจากข้อมูลแถวล่าสุดในการอัพเดท

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลพนักงาน

หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยสามารถทำการนำเข้าข้อมูลพนักงานได้ดังนี้

ไปที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน” เลือก “นำเข้าข้อมูลพนักงาน” หลังจากนั้นกด “เลือกไฟล์” และทำการกด “อัพโหลดไฟล์”

หลังจากทำการนำเข้าข้อมูลพนักงานเสร็จเรียบร้อย ข้อมูลพนักงานจะเข้าสู่ระบบดังภาพ