คำนวณงวดเวลาการทำงาน

การคำนวณงวดเวลาการทำงาน คือ รอบการคำนวณเวลาการทำงานที่ต้องการแยกออกมาคำนวณจากรอบการคำนวณเงินเดือน ในกรณีที่มีการตัดรอบในการคำนวณเวลาการทำงาน ไม่ตรงกับรอบกับการคำนวณเงินเดือน

การคำนวณงวดเวลาการทำงาน เป็นฟังก์ชันเสริม สำหรับองค์กรที่มีการคำนวณเวลาการทำงานของพนักงาน ไม่ตรงกับรอบการคำนวณเงินเดือน มีขั้นตอน ดังนี้

1. ตั้งค่าข้อมูลพนักงาน
2. การสร้างเทมเพลต
3. การสร้างรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน
4. การคำนวณ และตรวจสอบผลการคำนวณ
5. Finish และนำจ่ายเงินให้กับพนักงาน

ตั้งค่าข้อมูลพนักงาน

การตั้งค่าอนุญาตให้พนักงาน แยกรอบการคำนวณเวลาการทำงาน สามารถตั้งค่าได้ 2 วิธี ดังนี้

วิธีที่ 1 การตั้งค่าอนุญาตให้พนักงานคำนวณในรอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน “รายบุคคล”

1. คลิก “ข้อมูลองค์กร” > ข้อมูลพนักงาน > เลือกพนักงานจากนั้นทำการเลือกพนักงานหรือค้นหารายชื่อพนักงานที่ต้องการ

2. จากนั้นคลิกที่ “ตั้งค่า” ตรงแถบเมนูด้านบน และเลือก “ตั้งค่าทั่วไป”

3. เลื่อนมาที่ “รอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน” และเลือก “ใช่/ไม่ใช่”

     3.1 ใช่: ต้องการให้รายชื่อพนักงานอยู่ในรอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน

     3.2 ไม่ใช่: ไม่ต้องการให้รายชื่อพนักงานอยู่ในรอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน

4. เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก”

วิธีที่ 2 การตั้งค่าอนุญาตให้พนักงานคำนวณในรอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน “ทั้งองค์กร”

การกำหนดรายชื่อพนักงานให้แสดงในรอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน แบบทั้งองค์กร คือ การกำหนดรายชื่อพนักงานที่มากกว่า 1 คนขึ้นไป โดยสามารถดำเนินการได้ ดังนี้

1. เข้ามาที่ “ข้อมูลองค์กร” > ข้อมูลพนักงาน > เลื่อนมาที่เมนูย่อย > เลือก “ตั้งค่าทั่วไป”

2. บนหน้าจอจะปรากฏรายชื่อพนักงานขึ้นมา หากต้องการกรองรายชื่อพนักงาน สามารถกรอกได้ที่ “โครงสร้างองค์กร” หรือ “Hashtag” และกดค้นหา

3. จากนั้นเลื่อนมาที่หัวข้อ “รอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน” และเลือก “ใช่/ไม่ใช่” ให้แก่พนักงานที่ต้องการ

4. เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก”

ทั้งนี้เมื่อดำเนินการตั้งค่าในข้อมูลพนักงานไม่ว่าจะเป็นวิธีที่ 1 หรือวิธีที่ 2 เรียบร้อยแล้ว จะต้องมาดำเนินการ "ปรับปรุงข้อมูลพนักงาน" อีกครั้ง เพื่อให้ระบบอัปเดตข้อมูลของพนักงาน ดังนี้

1. มาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > การคำนวณเงินเดือน > คำนวณเงินเดือน

2. เลือกรอบการคำนวณที่ต้องการ > เลือกเมนูคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร หรือคำนวณเงินเดือนรายบุคคล

3. มาที่ปุ่ม "รีเซ็ต" > ปรับปรุงข้อมูลพนักงาน > หลังจากนั้นให้กดคำนวณ > คำนวณวันนี้ เป็นอันเรียบร้อย

การสร้างเทมเพลตรอบการคำนวณงวดแยกเวลาการทำงาน

เทมเพลตของการคำนวณแยกงวดเวลาทำงาน คือ การกำหนดช่วงของวันที่ ที่ต้องการคำนวณ และกำหนดรายชื่อพนักงาน ที่จะคำนวณตามรอบวันที่ดังกล่าว ซึ่งจะเป็นการสร้างเพียง 1 ครั้งเท่านั้น จนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง

สำหรับขั้นตอนการสร้างเทมเพลต เพื่อใช้ในการคำนวณงวดเวลาการทำงาน ให้มาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > การคำนวณเงินเดือน > คำนวณงวดเวลาการทำงาน > กดที่ Template > เพิ่ม > กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน > บันทึก เพื่อสร้างเทมเพลต

เมื่อกดบันทึกเรียบร้อยแล้ว จะมีรายชื่อพนักงานแสดงขึ้นมา ให้ทำการเลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการให้คำนวณในช่วงวันที่ ที่กำหนดในเทมเพลตนั้น สุดท้ายกดบันทึก

การสร้างรอบการคำนวณงวดเวลาการทำงาน

ให้มาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > การคำนวณเงินเดือน > คำนวณงวดเวลาการทำงาน > เลือกรอบเดือนที่ต้องการ > เพิ่มงวดเวลาการทำงาน > เลือกเทมเพลตที่ต้องการ > ตกลง

หลังจากเพิ่มงวดเวลาการทำงานเรียบร้อยแล้ว ในหน้าหลักจะแสดงข้อมูลของแต่ละงวดที่เพิ่มเข้ามา ประกอบไปด้วย

1. งวดที่ คือ ลำดับของงวดที่มีการคำนวณในรอบเดือนดังกล่าว
2. คำนวณงวดเวลาการทำงาน คือ ชื่อของเทมเพลต และช่วงวันที่ ที่กำหนดไว้
3. วันที่จ่าย คือ วันที่ ที่มีการกดบันทึกวันที่จ่ายก่อนกด Finish ในงวดดังกล่าว
4. พนักงาน คือ จำนวนของพนักงาน ที่มีการคำนวณในงวดดังกล่าว
5. สิ้นสุดการคำนวณ คือ สถานะที่บ่งบอกว่าในงวดดังกล่าวมีการ Finish ไปแล้วหรือยัง โดยสถานะ N คือ ยังไม่สิ้นสุดรอบการคำนวณ และสถานะ Y คือ สิ้นสุดรอบการคำนวณนั้นแล้ว
6. ปุ่มแก้ไข คือ การแก้ไขรายชื่อพนักงานในงวดดังกล่าว
7. ปุ่มลบ คือ การลบงวดดังกล่าว ออกจากรอบการคำนวณ ในเดือนนั้น ๆ 
8. ปุ่มรายละเอียด คือ การตรวจสอบผลการคำนวณของพนักงานทั้งหมดในงวดนั้น ๆ ซึ่งสามารถเข้ามาตรวจสอบตารางเวลาการทำงานของพนักงานรายบุคคลได้

การคำนวณ และตรวจสอบผลการคำนวณ

ในการคำนวณ และการตรวจสอบผลการคำนวณ สามารถดำเนินการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

วิธีที่ 1 การคำนวณ และตรวจสอบผลการคำนวณรายบุคคล

เมื่อกดปุ่มรายละเอียดของงวดที่ต้องการมาแล้ว ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดในงวดนั้น หลังจากนั้นให้เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการ และกดคำนวณ > คำนวณวันนี้ เพื่อตรวจสอบข้อมูลได้เลย

เมื่อเลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการมาแล้ว จะพบกับหน้าตารางเวลาการทำงาน และหน้าสรุปผลการคำนวณ ของพนักงานดังกล่าว ดังนี้

หน้าตารางเวลาการทำงาน มีไว้เพื่อตรวจสอบวันทำงาน-วันหยุดของพนักงาน, กะการทำงาน, การลงเวลาการทำงาน, ผลการคำนวณเวลา และเอกสารการลา 

สรุปผลการคำนวณ คือ การตรวจสอบผลรวมในแต่ละรายการ หลังจากที่กดคำนวณเรียบร้อยแล้ว อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดรายงาน (PDF.) รายงานเวลาตารางการทำงานแยกงวดเวลาการทำงานประจำเดือน ได้อีกด้วย

วิธีที่ 2 การคำนวณ และตรวจสอบผลการคำนวณทั้งหมด

เมื่อกดปุ่มรายละเอียดของงวดที่ต้องการมาแล้ว ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดในงวดนั้น ซึ่งสามารถกดคำนวณ > คำนวณวันนี้ เพื่อตรวจสอบผลการคำนวณในแต่ละรายการได้เลย 

สำหรับการดาวน์โหลดรายงานตารางเวลาการทำงาน จะยังไม่สามารถดาวน์โหลดรายงานได้ จะต้องไปดาวน์โหลดที่เมนูรายงาน > กลุ่มเวลาการทำงาน > รายงานตารางเวลาการทำงานแยกงวดเวลาการทำงาน

Finish และนำจ่ายเงินให้กับพนักงาน

การบันทึกข้อมูลวันที่จ่าย และการ Finish ของการคำนวณงวดเวลาการทำงานนั้น มีดังนี้

กรณีที่ 1 เลือกจ่ายพร้อมกับเงินเดือน

ให้ดำเนินการเลือกที่ช่อง จ่ายพร้อมเงินเดือน หลังจากนั้นเลือดงวดที่ต้องการได้เลย ว่าจะจ่ายในงวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 สำหรับกรณีที่คำนวณเพียงงวดเต็มนั้น ให้ทำการเลือกงวดที่ 1 ได้เลย > กดบันทึก > Finish

หลังจาก Finish เรียบร้อยแล้ว ให้มาที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน > การคำนวณเงินเดือน > คำนวณเงินเดือน > คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร > กดคำนวณ > คำนวณวันนี้ หลังจากนั้นสามารถตรวจสอบที่หน้าสรุปผลการคำนวณได้เลย

กรณีที่ 2 บันทึกวันที่จ่าย เพื่อทำจ่ายเอง

ให้ดำเนินการระบุวันที่จ่าย > บันทึก > Finish หลังจากนั้นดำเนินการดาวน์โหลดรายงาน เพื่อทำจ่ายเงินให้กับพนักงานไม่ว่าจะเป็นไฟล์ Excel. หรือ ไฟล์ Text. ในแต่ละธนาคารได้เลย

เมื่อ Finish งวดการคำนวณแยกเวลาการทำงานดังกล่าวแล้ว จะสามารถดาวน์โหลดรายงานเพื่อทำจ่ายเงินให้กับพนักงาน หรือสลิปของพนักงานได้



สำหรับสลิปของการคำนวณในงวดแยกเวลาการทำงานนั้น มี 2 ประเภทด้วยกัน

กรณีที่ 1 เลือกจ่ายพร้อมกับเงินเดือน จะไม่มีข้อมูลแสดงผลบนสลิป เนื่องจากข้อมูลดังกล่าว จะไปแสดงผลในรอบการคำนวณเงินเดือน

กรณีที่ 2 บันทึกวันที่จ่าย เพื่อทำจ่ายเอง จะมีข้อมูลแสดงผลบนสลิปเงินเดือน เพื่อให้พนักงานตรวจสอบได้