การนำเข้าโควตาการลา

การนำโควตาการลา เป็นการนำเข้ายอดโควตาการลาที่จะได้รับหรือที่มีการใช้ไปแล้ว กรณีมียอดโควตาของพนักงานจำนวนมากก่อนที่จะมาใช้ระบบและไม่สะดวกเป็นการยื่นเอกสารการลาในระบบ โดยการนำเข้าโควตาการลานั้นแบ่งออกเป็น 2 ส่วนด้วยกัน คือ

1. การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ

2. การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

โดยการนำเข้าโควตาการลาทั้ง 2 ส่วนมีวิธีการที่แตกต่างกันดังนี้

1. การนำเข้าโควตาการลาที่จะได้รับ

การนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ ใช้สำหรับนำเข้าโควตาที่พนักงานจะได้รับในกรณีหากต้องการกำหนดโควตาที่พนักงานจะได้รับด้วยตนเอง โดยไม่ต้องการให้ระบบประมวลผลโควตาการลาให้

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ” ให้แก่พนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการโควตาการลา”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าโควตาการลา ให้เลือก “นำเข้าข้อมูล”

4.เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”

5.หลังจากนั้น เลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลโควตาการลาให้กับพนักงาน

4.เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ”

5.หลังจากนั้น เลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลโควตาการลาให้กับพนักงาน

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลโควตาการลา คือ เรื่องการใส่สัญลักษณ์และตัวเลขที่ต้องการนำเข้า เนื่องจากระบบของ HumanSoft รองรับการกรอกข้อมูลนำเข้าโควตาการลาที่ได้รับทั้งแบบชั่วโมง และ แบบรายวัน ดังนี้

1.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 8 ชั่วโมง 00 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 08:00

2.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 4 ชั่วโมง 30 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 04:30

3.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันถ้วน   ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 1.00

4.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันครึ่ง ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 1.50

5.หากใส่ 0 หรือค่าว่าง ระบบจะยึดจากข้อมูลเดิมที่แสดงบนระบบ เช่น ก่อนนำเข้าแสดง 7 หลังนำเข้าก็จะเป็นแสดง 7

ข้อแตกต่างของการระบุแบบชั่วโมง กับ แบบวัน

1.แบบชั่วโมง ระบุ = 08.00

2.แบบวัน ระบุ = 1.00

หมายเหตุ : หากระบุเป็นชั่วโมงมาการแสดงผลของระบบ จะแปลงค่าจากชั่วโมงเป็นวันให้เอง

จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควต้าการลาในระบบ HumanSoft

ในการนำเข้าข้อมูลโควตาการลา หากข้อมูลที่นำเข้ามีหน่วยเป็นชั่วโมง จำเป็นต้องตรวจสอบการตั้งค่าจำนวนการทำงาน สำหรับการคำนวณโควตาการลาก่อนดำเนินการนำเข้า เช่น 8 ชั่วโมง = วัน ทั้งนี้ สามารถตรวจสอบการตั้งค่าได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1.เข้าสู่เมนูตั้งค่า

2.ไปที่เมนู “ตั้งค่าทั่วไป”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก “โควต้าการลา”

4.เลือกที่หัวข้อ “จำนวนชั่วโมงการทำงาน สำหรับการคำนวณโควต้าการลา” และทำการกรอกข้อมูลระบุชั่วโมง/นาที ตามเงื่อนไขของแต่ละองค์กร

5.หลังจากนั้น เลือก “บันทึก” เพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูล

การนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลโควตาที่จะได้รับเมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลโควตาที่จะได้รับ หลังจากนั้นให้เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่จะได้รับ” 

2.เลือก “ปี, เลือกไฟล์” ในการนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “อัพโหลดไฟล์”

4.เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้

2. การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

การนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว ในกรณีที่พึงใช้โปรแกรมของ HumanSoft ในครั้งแรกระหว่างปี แล้วต้องการให้มีข้อมูลโควตาการลาที่พนักงานใช้ก่อนหน้ามาหักออกจากโควตาที่พนักงานได้รับ

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”

การดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่” ให้แก่พนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการโควตาการลา”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าโควตาการลา ให้เลือก “นำเข้าข้อมูล”

4.เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”

5.หลังจากนั้น เลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูลโควตาการลาให้กับพนักงาน

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลโควตาการลาคือ เรื่องการใส่สัญลักษณ์และตัวเลขที่ต้องการนำเข้า เนื่องจากระบบของ HumanSoft รองรับการกรอกข้อมูลนำเข้าโควตาการลาที่ใช้ไปแล้วทั้ง

แบบชั่วโมง และ แบบรายวัน ดังนี้

1.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 8 ชั่วโมง 00 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 08:00

2.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 4 ชั่วโมง 30 นาที ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 04:30

3.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันถ้วน ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 1.00

4.หากต้องการใส่ว่าเคยใช้โควตาไปแล้ว 1 วันครึ่ง ตัวเลขที่ต้องใส่ คือ 1.50

5.หากใส่ 0 หรือค่าว่าง ระบบจะยึดจากข้อมูลเดิมที่แสดงบนระบบ เช่น ก่อนนำเข้าแสดง 7

หลังนำเข้าก็จะเป็นแสดง 7

หมายเหตุ : หากปล่อยเป็น ค่าว่างครั้งแรกได้มีการอัปโหลดยอดไปแล้ว แล้วครั้งที่ 2 อัปโหลดไฟล์โดยมีช่องว่างระบบจะล้างค่าช่องที่เป็นค่าว่างให้  และยอดที่นำเข้าจะถูกล้างค่าหลังจากกดคำนวณโควตา

การนำไฟล์ข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลโควตาที่ใช้ไปแล้วเมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลโควตาที่ใช้ไปแล้ว หลังจากนั้นให้เลือก “นำเข้าข้อมูลโควตาการลาที่ใช้ไปแล้ว”

2.เลือก “ปี, เลือกไฟล์” ในการนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “อัพโหลดไฟล์”

4.เมื่อดำเนินการอัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว จะสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้