การนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน และเงินประกันการทำงาน

การนำเข้าภาระหนี้สินพนักงานเพื่อให้ระบบหักยอดที่คงค้าง หรือเริ่มหักใหม่ โดยระบบจะหักให้อัตโนมัติตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้จนกว่าจะหักครบตามจำนวนงวดถึงจะหยุดหัก

การนำเข้าเงินประกันการทำงาน (สำหรับยอดที่จ่ายครบถ้วนแล้ว) เพื่อเก็บเป็นข้อมูลว่าพนักงานท่านดังกล่าวเคยชำระหนี้สินมาแล้วเป็นจำนวนเงินเท่าใด เพื่อใช้ตรวจสอบและแสดงยอดรวมภาระหนี้สินที่เคยหักพนักงานไว้ตอนที่ทำพนักงานลาออก

วิธีการนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน

การนำเข้าจัดการหนี้สินพนักงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทการนำเข้าข้อมูล และการนำเข้าไฟล์จัดการหนี้สินพนักงาน ดังนี้

วิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลหนี้สินพนักงาน

ก่อนที่จะทำรายการนำเข้าข้อมูลหนี้สินพนักงาน ลูกค้าจะต้องทำการดาวน์โหลดเทมเพลทนำเข้าข้อมูลหนี้สินพนักงาน เพื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลภาระหนี้สินที่ต้องการนำเข้า ดังนี้

1. ไปที่เมนู “จัดการหนี้สินพนักงาน” และกดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”

2. กด “ดาวน์โหลด” (ตรงหัวข้อที่ 1 ดาวน์โหลดเทมเพลท) เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)

3. กรอกรายละเอียดข้อมูลภาระหนี้สินที่ต้องการนำเข้า

ข้อควรรู้และควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel ที่ใช้นำเข้าหนี้สินพนักงาน

ในการกรอกข้อมูลลงในไฟล์เทมเพลทนำเข้าหนี้สินพนักงาน (ไฟล์ Excel) มีข้อควรรู้และข้อควรระวัง ดังนี้

1. เลขอ้างอิง คือลำดับของเอกสาร หรือใช้ในการแยกว่าภาระหนี้สินเลขอ้างอิงนี้เป็นของใคร เช่น เลขอ้างอิง 1 ของนาย A หากมีข้อมูลภาระหนี้สินทั้งหมด 5 แถว จะต้องกรอกเลขอ้างอิงเป็น 1 ทั้ง 5 แถว

2. รหัสพนักงาน ให้กรอกรหัสพนักงานที่ต้องการนำเข้าภาระหนี้สิน

3. ชื่อ-นามสกุล ชื่อของพนักงานที่ต้องการนำเข้าภาระหนี้สิน ในส่วนของช่องชื่อจะกรอกหรือไม่กรอกก็ได้หลังจากนำเข้าไปแล้ว ระบบจะดึงข้อมูลชื่อจากรหัสพนักงานมาแสดงให้

4. งวดที่ คืองวดที่จะหักเงินพนักงาน

5. รหัสประเภท คือรหัสอ้างอิงของภาระหนี้สินที่จะทำการนำเข้า

6. เดือน คือปี-เดือน ที่ต้องการหักภาระหนี้สินในงวดนั้น ๆ ทางเราแนะนำให้กรอก “ปี-เดือน” ที่จะหักจะได้รูปแบบเป็น “YYYY-MM” เช่น “2023-08”

7. วันที่ คือวันที่เริ่มทำสัญญาภาระหนี้สิน ทางเราแนะนำให้กรอกข้อมูลรูปแบบ “DD-MM-YYYY” เช่น “20-08-2023”

8. เงินต้น คือจำนวนเงินก่อนที่จะคำนวณกับดอกเบี้ยในการหักงวดนั้น ๆ หากกรอก 0 หรือ ค่าว่าง ระบบจะนำเข้ายอดเป็น 0 ให้ จะไม่คำนวณอัตโนมัติให้เหมือนกับที่เพิ่มจากหน้าระบบ

3.9 เริ่มหักเดือน ให้ใส่ ปี-เดือน ที่จะเริ่มทำการหักภาระหนี้สิน ทางเราแนะนำให้กรอก “ปี-เดือน” ที่จะหักจะได้รูปแบบเป็น “YYYY-MM” เช่น “2023-08”

10. ดอกเบี้ย คือจำนวนดอกเบี้ยที่จะหักในแต่ละงวดโดยให้ระบุเป็นจำนวนบาท

11. จำนวนเงินทั้งหมด คือจำนวนเงินหักในแต่ละงวดที่รวมดอกเบี้ยแล้ว รวมกันทุกงวดเป็นจำนวนเท่าใด

12. รวมเป็นเงิน คือจำนวนเงินต้น+ดอกเบี้ย = รวมเป็นเงิน ในแต่ละงวด

13. เงินดาวน์ คือจำนวนเงินที่พนักงานได้จ่ายมาเป็นเงินส่วนแรกในภาระหนี้สินรายการนี้แล้ว

14. สถานะ คือสถานการณ์การชำระของงวดนั้นว่ามีการชำระไปแล้วหรือยัง โดยแบ่งสถานะเป็น 2 สถานะได้ดังนี้ Y = ชำระแล้ว, N = ยังไม่ชำระ

15. ยอดกู้ คือจำนวนเงินทั้งหมด-เงินดาว = ยอดกู้ ที่พนักงานได้กู้ไป

16. ดอกเบี้ย คืออัตราดอกเบี้ยที่หักคิดเป็นกี่ % หรือมูลค่าดอกเบี้ย หากไม่มีให้ใส่ 0

17. รูปแบบดอกเบี้ย คือรูปแบบการคิดดอกเบี้ย โดยแยกเป็น 3 รูปแบบดังนี้ 1) ต้นลดดอกลด 2) ดอกเบี้ยคงที่ 3) กำหนดมูลค่าดอกเบี้ย หลักการคำนวณดอกเบี้ยทั้ง 3 รูปแบบ

18. จำนวนงวด คือจำนวนงวดที่ต้องการหักโดย 1 งวดนับเป็น 1 เดือน กรณีแบ่งงวดจ่ายระบบจะทำการนำยอดหักในงวดนั้น ÷ จำนวนงวดแบ่งจ่ายในรอบเดือน แล้วเฉลี่ยหัก เช่นแบ่งจ่าย 2 งวด “1,000 ÷ 2 = 500/งวด”

19. หมายเหตุ คือข้อมูลที่ต้องการใส่แจ้งเพิ่มเติมในภาระหนี้สิน เช่น หักพนักงานเข้าใหม่, หักค่าทำแจกันแตก

วิธีการนำเข้าไฟล์จัดการหนี้สินพนักงาน

เมื่อทำการดาวน์โหลดเทมเพลทนำเข้าข้อมูลหนี้สินพนักงานเรียบร้อยแล้ว ให้ลูกค้าทำรายการนำเข้าข้อมูลหนี้สินพนักงานตามขั้นตอน ดังนี้

1. ไปที่เมนู “จัดการหนี้สินพนักงาน” กดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”

2. หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้มานำเข้าข้อมูลโดยกด “เลือกไฟล์” (ตรงหัวข้อที่ 2 นำเข้าข้อมูล)

3. กดอัปโหลด

หลังจากอัพโหลดไฟล์ภาระหนี้สินเสร็จเรียบร้อยแล้วสามารถมาตรวจสอบได้ดังนี้

วิธีคิดดอกเบี้ยของระบบ HumanSoft

การคิดดอกเบี้ยของระบบ HumanSoft มีทั้งหมด 3 รูปแบบ คือ วิธีคิดแบบดอกเบี้ยคงที่ วิธีคิดแบบกำหนดมูลค่า และวิธีคิดแบบต้นลดดอกลด ดังนี้

1. วิธีคิดแบบ “ดอกเบี้ยคงที่”

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 6% ชำระ 12 งวด มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด

ดอกเบี้ย 10,000 × 6 % = ดอกบี้ย 600 บาท/งวด

ค่างวด 833.33 + 600 = 1,433.33 บาท/งวด

2. วิธีคิดแบบ “กำหนดมูลค่า”

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 1,000 บาท ชำระ  12 งวด มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด

ดอกเบี้ย 1,000 หาร 12 = ดอกบี้ย 83.33 บาท/งวด

ค่างวด 833.33 + 83.33 = 916.66 บาท/งวด

3. วิธีคิดแบบ “ต้นลด ดอกลด”

เช่น กู้ 10,000 ชำระ 12 งวด ดอกเบี้ย 6% (ต้นลด ดอกลด) มีวิธีคิดค่างวดและดอกเบี้ย ดังนี้

เงินต้น 10,000 หาร 12 = 833.33 บาท/งวด

ดอกเบี้ย เงินต้นคงเหลือ × 6% (ในงวดแรก × 6% ได้เลย )

งวดต่อไป ต้องลบเงินต้นที่จ่ายไปแล้วก่อนนำไป × 6%

เช่น งวดที่ 1 :  833.33 + (10,000 × 6% ) = 600

= 833.33 + 600 = 1,433.33

งวดที่  2 :  833.33 + (10,000 - 833.33 = 9,166.67) × 6% = 550

= 833.33 + 550 = 1,383.33

งวดที่  3 :  833.33 + (9,166.67 - 833.33 = 8,333.34) × 6% = 500

= 833.33 + 500 = 1,333.33

วิธีการนำเข้าเงินประกันการทำงาน

การนำเข้าเงินประกันการทำงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลทการนำเข้าข้อมูล และการนำเข้าไฟล์เงินประกันการทำงาน ดังนี้

1. ไปที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน” จากนั้นเลือกเมนู “เงินประกันการทำงาน” ในแถบเมนูย่อยและกด “ดาวน์โหลด” (ตรงหัวข้อที่ 1 ดาวน์โหลดเทมเพลท) จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)

2.  กรอกรายละเอียดข้อมูลเงินประกันการทำงานลงในเทมเพลทที่ต้องการนำเข้า และทำการอัปโหลดไฟล์นำเข้าข้อมูล (ตรงหัวข้อที่ 2 นำเข้าข้อมูล)

ข้อควรรู้ ข้อควรระวัง

1. การกรอกยอดเงินหากกรอกยอดใดและนำเข้า ระบบจะเป็นการนำเข้ายอดที่กรอกเข้าในรอบเดือนที่นำเข้าให้ กรณีที่หากรอบเดือนที่นำเข้ามีข้อมูลการนำเข้าก่อนหน้าอยู่แล้วจะเป็นการนำเข้าแยกข้อมูลขึ้นมาให้อีก 1 รายการ

หมายเหตุ: ยกตัวอย่างหากก่อนหน้านี้มีการนำเข้าเดือนสิงหาคม 2023 เป็นยอด 900 บาท แล้วมีการนำเข้าใหม่อีกครั้งเป็นยอด 1,500 บาท ระบบจะแสดงทั้ง 2 ยอดคือ 900 และ 1,500

2 กรณีกรอกยอด 0 หรือ ค่าว่าง ในการนำเข้าทับเข้าไปในรอบเดือนที่เคยนำเข้าก่อนหน้าระบบจะแสดงยอดเดิมที่เคยนำเข้าก่อนหน้านี้โดยไม่ถูกล้างค่าหรือแทนที่ด้วยยอด 0 

หมายเหตุ: ตัวอย่างเช่น ก่อนหน้านี้มีการนำเข้าในรอบเดือนสิงหาคม 2023 เป็นยอด 900 บาท และได้มีการนำเข้าในเดือนสิงหาคม 2023 ใหม่อีกครั้งโดยปล่อยเป็นค่าว่าง หรือ ยอด 0 ข้อมูลที่นำเข้าก่อนหน้าจะไม่ได้รับผลกระทบใด ๆ

และเมื่อพนักงานลาออก ระบบจะทำการสรุปข้อมูลหนี้สินและเงินประกันการทำงานให้ดังนี้