การคำนวณงวดพิเศษ

การคำนวณงวดพิเศษ คือ การจ่ายเงินพิเศษให้กับพนักงาน โดยจะไม่ได้จ่ายพร้อมเงินเดือนในงวดปกติ ตัวอย่างเช่น บริษัท A มีรอบการจ่ายเงินเดือนทุก ๆ สิ้นเดือน แต่ต้องการจ่ายเงินโบนัสให้แก่พนักงานในวันที่ 15 ดังนั้นสามารถเลือกใช้เมนูการคำนวณงวดพิเศษเพื่อจ่ายเงินให้แก่พนักงานในวันดังกล่าวได้

การตั้งค่าข้อมูลพนักงานเป็นคำนวณงวดพิเศษ

การตั้งค่าข้อมูลพนักงานเพื่อให้แสดงรายชื่อในการคำนวณงวดพิเศษสามารถตั้งค่าได้ 2 วิธี คือ 1. ตั้งค่ารายชื่อพนักงานงวดพิเศษที่ข้อมูลพนักงาน และ 2. ตั้งค่ารายชื่อพนักงานงวดพิเศษที่เมนูย่อยโดยสามารถดำเนินการได้ตามวิธีการดังนี้ 

วิธีที่ 1 ตั้งค่ารายชื่อพนักงานงวดพิเศษที่ข้อมูลพนักงาน 

การตั้งค่ารายชื่อพนักงานให้อยู่ในการคำนวณงวดพิเศษที่ข้อมูลพนักงาน เป็นการตั้งค่ารายบุคคล สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าไปที่ข้อมูลองค์กร > ข้อมูลพนักงาน > เลือกพนักงานที่ต้องการ 

2. ไปที่หัวข้อ “ตั้งค่า” 

3. เลือกตั้งค่าทั่วไป 

4. เลือกรอบการคำนวณงวดพิเศษ โดยสามารถเลือก “ใช่/ไม่ใช่” 

4.1 เลือก “ใช่” หมายถึง ให้พนักงานมีรายชื่ออยู่ในการคำนวณงวดพิเศษ 

4.2 เลือก “ไม่ใช่” หมายถึง ไม่ต้องการให้พนักงานมีรายชื่ออยู่ในการคำนวณงวดพิเศษ 

5. เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก”  

วิธีที่ 2 ตั้งค่ารายชื่อพนักงานงวดพิเศษที่เมนูย่อย 

การตั้งค่ารายชื่อพนักงานให้อยู่ในการคำนวณงวดพิเศษที่เมนูย่อย เป็นการตั้งค่าให้แก่พนักงานในองค์กรในจำนวนที่มากกว่า 1 คน โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1. เข้าไปที่ข้อมูลองค์กร > ข้อมูลพนักงาน 

2. เลื่อนมาที่ “เมนูย่อย” > เลือกที่หัวข้อ “ตั้งค่าทั่วไป” 

3. เลื่อนมาที่หัวข้อ “รอบการคำนวณงวดพิเศษ” > เลือกพนักงานที่ต้องการ และคลิกที่ “ใช่/ไม่ใช่” ในส่วนของรอบการคำนวณงวดพิเศษ 

4. เมื่อดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้วให้กด “บันทึก”  

การตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย เพื่อให้นำไปคำนวณในงวดพิเศษ

การตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่ายเพื่อให้นำไปคำนวณในงวดพิเศษ เป็นการตั้งค่ารายการรายรับรายจ่ายต่าง ๆ ที่ต้องการให้ไปแสดงรายการยังเมนูการคำนวณงวดพิเศษ โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. เข้ามาที่เมนู “ตั้งค่า” > ตั้งค่าการคำนวณ > ตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย 

2. จากนั้นเลือก “เพิ่มรายรับรายจ่าย” หรือเลือกรายรับรายจ่ายเดิมที่มีอยู่โดยสามารถคลิกที่ “ปากกา” แก้ไข

3. จากนั้นเลื่อนมาที่นำไปคำนวณกับ และคลิกเลือก “งวดพิเศษ”  

4. จากนั้นทำการกด “บันทึก” 

หมายเหตุ  

• หากต้องการให้รายรับรายจ่ายในงวดพิเศษ หัก ณ ที่จ่ายได้ ในส่วนของนำไปคำนวณกับให้เลือก “งวดพิเศษ” และ “หัก ณ ที่จ่าย งวดพิเศษ” 
• หากต้องการให้ระบบนำยอดรายรับรายจ่ายในงวดพิเศษ ไปประมาณการภาษีในงวดปกติ ในส่วนของนำไปคำนวณกับให้เลือก “งวดพิเศษ” และ “ภาษี” 

การสร้างรอบการคำนวณงวดพิเศษ

การสร้างรอบการคำนวณงวดพิเศษ สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้ 

1. การประมวลผลเงินเดือน > การคำนวณเงินเดือน > คำนวณงวดพิเศษ 

2. เลือกรอบเดือนที่ต้องการ และเลือก “เพิ่มงวดพิเศษ” 

3. ตั้งชื่องวดพิเศษและบันทึก 

4. คลิกที่ปากกาแก้ไขเพื่อกรอกจำนวนเงินในงวดพิเศษให้แก่พนักงาน

5. กรอกจำนวนเงินในรายการที่ต้องการ รวมถึงระบุเปอร์เซ็นต์ (%) หัก ณ ที่จ่าย และกดบันทึก (**กรณีต้องการระบุ % หัก ณ ที่จ่าย ต้องมีการตั้งค่า นำไปคำนวณกับและเลือก งวดพิเศษ และ หัก ณ ที่จ่ายงวดพิเศษ)

6. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานที่มีการจ่ายงวดพิเศษ จากนั้นทำการระบุวันที่จ่าย และกด Finish 

7. เมื่อกด Finish เรียบร้อยแล้ว สามารถดาวน์โหลด Text File ที่ใช้สำหรับการนำจ่ายเงินให้กับพนักงานผ่านระบบ Payroll ได้เลย 

หมายเหตุ: หากต้องการแก้ไขข้อมูลในงวดพิเศษ ต้องทำการกด Unfinish ก่อนจึงจะสามารถแก้ไขได้