โครงสร้างองค์กร
โครงสร้างองค์กร คือ การกำหนดโครงสร้างของบริษัท ว่าภายในบริษัท ประกอบไปด้วยสำนักงานสาขาอะไรบ้าง และในแต่ละสาขา มีฝ่ายงาน หรือหน่วยงานใดบ้าง และยังรวมไปถึงการใส่ข้อมูลที่อยู่ของบริษัท, ข้อมูลบัญชีบริษัท และโลโก้ของบริษัทด้วยซึ่งโครงสร้างองค์กรจะสามารถกำหนดโครงสร้างได้ถึง 5 ชั้น ดังนี้
- บริษัท
- สำนักงานสาขา
- แผนก
- ฝ่ายงาน
- ตำแหน่งงาน
การเพิ่มโครงสร้างองค์กร
อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าการเพิ่มโครงสร้างองค์กร สามารถเพิ่มโครงสร้างองค์กรได้สูงสุด 5 ชั้น ซึ่งเป็นการกำหนดหรือตั้งค่าว่าต้องการให้โครงสร้างองค์กรไหนอยู่ภายใต้โครงสร้างองค์กรไหนนั่นเอง โดยแต่ละชั้นสามารถเพิ่มได้ดังนี้
เพิ่มโครงสร้างสำนักงานสาขา
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” ให้ทำการเลือกโครงสร้างว่าต้องการกด + “เพิ่มสำนักงานสาขา” จะปรากฏหน้าจอ สำนักงานสาขา ดำเนินการกรอกข้อมูลดังนี้
- รหัสสำนักงานสาขา: ระบุข้อมูลรหัสเป็นภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเท่านั้น ห้ามซ้ำกับข้อมูลที่เคยมีอยู่แล้ว
- ชื่อสำนักงานสาขา: ระบุข้อมูลรหัสชื่อสำนักงานสาขาเป็นภาษาไทย
- ชื่อสำนักงานสาขา (Eng): ระบุข้อมูลรหัสชื่อสำนักงานสาขาเป็นภาษาอังกฤษ
- ที่อยู่สำนักงานสาขา: ระบุข้อมูลเลขที่ผู้เสียภาษีอากร, เลขที่ผู้เสียภาษีอากร2 (ถ้ามี), เลขที่บัญชีนายจ้าง, รหัสสำนักงานสาขา, ที่อยู่สาขา เช่น อาคาร, ห้องเลขที่, ชั้นที่, หมู่บ้าน, เลขที่, หมู่, ตรอก/ซอย, แยก, ถนน, จังหวัด, อำเภอ/เขต, ตำบล/แขวง, รหัสไปรษณีย์, เบอร์โทรศัพท์, แฟ็กซ์, อีเมล
- กรอกข้อมูลครบถ้วนกด “บันทึก”
เพิ่มโครงสร้างแผนก
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” ให้ทำการเลือกโครงสร้างว่าต้องการกด + “เพิ่มแผนก” จะปรากฏหน้าจอ สำนักงานสาขา ดำเนินการกรอกข้อมูลดังนี้
- รหัสแผนก : ระบุข้อมูลรหัสเป็นภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเท่านั้น ห้ามซ้ำกับข้อมูลที่เคยมีอยู่แล้ว
- ชื่อแผนก : ระบุข้อมูลชื่อแผนกเป็นภาษาไทย
- ชื่อแผนก (Eng) : ระบุข้อมูลชื่อแผนกเป็นภาษาอังกฤษ
- กรอกข้อมูลครบถ้วนกด “บันทึก”
เพิ่มฝ่ายงาน
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” ให้ทำการเลือกโครงสร้างว่าต้องการกด + “เพิ่มฝ่ายงาน” จะปรากฏหน้าจอ สำนักงานสาขา ดำเนินการกรอกข้อมูลดังนี้
- รหัสฝ่ายงาน: ระบุข้อมูลรหัสเป็นภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเท่านั้น ห้ามซ้ำกับข้อมูลที่เคยมีอยู่แล้ว
- ชื่อฝ่ายงาน: ระบุข้อมูลชื่อแผนกเป็นภาษาไทย
- ชื่อฝ่ายงาน (Eng): ระบุข้อมูลชื่อแผนกเป็นภาษาอังกฤษ
- กรอกข้อมูลครบถ้วนกด “บันทึก”
เพิ่มหน่วยงาน
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” ให้ทำการเลือกโครงสร้างว่าต้องการกด + “เพิ่มหน่วยงาน” จะปรากฏหน้าจอ สำนักงานสาขา ดำเนินการกรอกข้อมูลดังนี้
- รหัสหน่วยงาน: ระบุข้อมูลรหัสเป็นภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเท่านั้น ห้ามซ้ำกับข้อมูลที่เคยมีอยู่แล้ว
- ชื่อหน่วยงาน: ระบุข้อมูลชื่อแผนกเป็นภาษาไทย
- ชื่อหน่วยงาน (Eng): ระบุข้อมูลชื่อแผนกเป็นภาษาอังกฤษ
- กรอกข้อมูลครบถ้วนกด “บันทึก”
การแก้ไขโครงสร้างองค์กร
แก้ไขข้อมูลบริษัท
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” กดที่ "ปากกาแก้ไข" ในส่วนของบริษัท จะปรากฏหน้าจอข้อมูลบริษัท สามารถแก้ไขข้อมูลที่ต้องการในหัวข้อดังต่อไปนี้
- แก้ไขเพื่อเพิ่มข้อมูลที่อยู่ของบริษัท
- ข้อมูลบัญชีบริษัท
- โลโก้ของบริษัท (ขนาดรูปภาพ 400x400 หรือ 600x600)
กด “แก้ไขบริษัท” จะปรากฏหน้าจอข้อมูลบริษัท สามารถแก้ไขข้อมูลที่ต้องการ เช่น รหัสบริษัท, ชื่อบริษัท ,ที่อยู่บริษัท, ข้อมูลบัญชีบริษัท และโลโก้ของบริษัท ดำเนินการกรอกข้อมูลที่ต้องการแก้ไข ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องและกดที่ “บันทึก”
หมายเหตุ สำหรับการแก้ไขข้อมูลบัญชีจะปรากฏหน้าจอให้กรอกข้อมูลบัญชีบริษัทที่ใช้งานการนำจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงาน และจะต้องกรอกข้อมูลในส่วนของ "Bank Free Charge" โดย Payer คือ ทางบริษัทเป็นผู้ออกค่าธรรมเนียมในการโอนเงิน, Beneficiary คือ หักค่าธรรมเนียมในการโอนเงินจากผู้รับเงิน
แก้ไขสำนักงานสาขา
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” กดที่ "ปากกาแก้ไข" ในส่วนของสำนักงานสาขา จะปรากฎหน้าจอ สำนักงานสาขา และดำเนินการกรอกข้อมูลที่ต้องการแก้ไขหลังจากนั้นกด“บันทึก”
แก้ไขแผนก
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” กดที่ "ปากกาแก้ไข" ในส่วนของแผนก จะปรากฎหน้าจอแผนก และดำเนินการกรอกข้อมูลที่ต้องการแก้ไขหลังจากนั้นกด“บันทึก”
แก้ไขฝ่ายงาน
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” กดที่ "ปากกาแก้ไข" ในส่วนของฝ่ายงาน จะปรากฎหน้าจอฝ่ายงาน และดำเนินการกรอกข้อมูลที่ต้องการแก้ไขหลังจากนั้นกด“บันทึก”
แก้ไขหน่วยงาน
ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างองค์กร” กดที่ "ปากกาแก้ไข" ในส่วนของหน่วยงาน จะปรากฎหน้าจอหน่วยงาน และดำเนินการกรอกข้อมูลที่ต้องการแก้ไขหลังจากนั้นกด“บันทึก”
ลบโครงสร้างองค์กร
การลบโครงสร้างองค์กร คือ การลบโครงสร้างองค์กรที่ไม่ได้ใช้งาน หรือโครงสร้างองค์กรที่สร้างไม่ถูกต้องออก โดยการลบโครงสร้างองค์กรสามารถดำเนินการได้ดังนี้
- ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือกเมนู “โครงสร้างองค์กร”
- มาที่รูป "ถังขยะ" ในส่วนของโครงสร้างองค์กรที่ต้องการลบ
- เมื่อคลิกที่ "ถังขยะ" จะปรากฏข้อความให้ยืนยันการลบข้อมูล สามารถกดตกลงได้เลย
ผลกระทบจากการลบ/แก้ไขโครงสร้างองค์กร
ผลกระทบจากการลบหรือแก้ไขโครงสร้างองค์กร ดังนี้
- การลบโครงสร้างองค์กรออก ส่งผลให้ รายชื่อพนักงานที่อยู่ในโครงสร้างองค์กรนั้น ๆ หายไปจากเมนูข้อมูลพนักงาน ทำให้ไม่สามารถเลือกรายชื่อพนักงานเพื่อมาตรวจสอบหรือแก้ไขได้ แนวทางแก้ไขคือ ให้มาตรวจสอบที่เมนู "นำเข้าข้อมูลพนักงาน" (เมนูย่อย) จากนั้นทำการเลือกโครงสร้างองค์กรให้แก่พนักงานที่มีรายชื่อตกหล่นอยู่ที่หน้านำเข้าข้อมูลพนักงาน
- กรณีที่มีการเขียนเงื่อนไขพิเศษ หรือ Extra Code ไว้ จะส่งผลให้เงื่อนไขดังกล่าว ไม่คำนวณให้กับพนักงานในโครงสร้างองค์กรนั้น ๆ
- โครงสร้างองค์กร
- การเพิ่มโครงสร้างองค์กร
- การแก้ไขโครงสร้างองค์กร
- ลบโครงสร้างองค์กร
- ผลกระทบจากการลบ/แก้ไขโครงสร้างองค์กร