โครงสร้างตำแหน่ง

โครงสร้างตำแหน่ง (Position) คือ การบ่งบอกถึงตำแหน่งงานของพนักงานในองค์กร ซึ่งรวมถึงรายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งนั้น เช่น รายละเอียดงาน และคุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน เป็นต้น โดยการดำเนินการเกี่ยวกับการสร้างโครงสร้างตำแหน่ง แบ่งการแก้ไขเป็น 3 ส่วน คือ

1. เพิ่มข้อมูลโครงสร้างตำแหน่ง: รหัสตำแหน่ง ชื่อตำแหน่ง ระดับตำแหน่ง, รายละเอียดงาน หรือคุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน
2. แก้ไขโครงสร้างตำแหน่ง: ชื่อ,รหัส หรือรายละเอียดของโครงสร้างตำแหน่งบางรายการ
3. ลบโครงสร้างตำแหน่ง

เพิ่มโครงสร้างตำแหน่ง

เพิ่มโครงสร้างตำแหน่งคือการเพิ่มข้อมูลรหัสตำแหน่ง ชื่อตำแหน่ง ระดับตำแหน่ง, รายละเอียดงาน หรือคุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงานไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างตำแหน่ง” ทำการกด “เพิ่มรายการ” จะปรากฎหน้าจอ “ตำแหน่งงาน” ดำเนินการกรอกข้อมูลดังนี้

1. รหัสตำแหน่ง: ระบุข้อมูลรหัสเป็นภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเท่านั้น ห้ามซ้ำกับข้อมูลที่เคยมีอยู่แล้ว
2. ชื่อตำแหน่ง: ระบุข้อมูลชื่อแผนกเป็นภาษาไทย และระบุข้อมูลชื่อแผนกเป็นภาษาอังกฤษ
3. ระดับตำแหน่ง : บ่งบอกถึงความสำคัญอย่างไรในองค์กร ซึ่งอาจจำแนกตามความยากและคุณภาพของงาน 
4. รายละเอียดงาน (Job Description ): เป็นตัวกำหนดของเขตหรือลักษณะของงานในตำแหน่งนั้นเพื่อให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
5. คุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน: ความสามารถหรือทักษะเฉพาะของตำแหน่งนั้น ที่ต้องการของพนักงาน
6. กรอกข้อมูลครบถ้วนตรวจสอบความถูกต้องกด “บันทึก”

แก้ไขโครงสร้างตำแหน่ง

การแก้ไขโครงสร้างตำแหน่ง คือแก้ไขในส่วนของชื่อ,รหัส หรือรายละเอียดของโครงสร้างบางรายการ ไปที่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างตำแหน่ง” กด “แก้ไขรายการ” จะปรากฎหน้าจอ “ตำแหน่งงาน” ดำเนินการเลือกตำแหน่งหรือรายละเอียดที่ต้องการแก้ไข เมื่อทำการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ตรวจสอบความถูกต้องกด “บันทึก”

ลบโครงสร้างตำแหน่ง

ลบโครงสร้างตำแหน่ง คือ การลบข้อมูลโครงสร้างตำแหน่งที่ไม่ได้ใช้งานหรือสร้างขึ้นมาไม่ถูกต้อง ออกจากระบบ การลบโครงสร้างตำแหน่งไปที่ “ข้อมูลองค์กร” เลือก “โครงสร้างตำแหน่ง” กด “ลบรายการ” โครงสร้างตำแหน่งที่ไม่ได้ใช้งานหรือสร้างขึ้นมาไม่ถูกต้อง หลังจากนั้นให้กดลบที่ปุ่มถังขยะ

หมายเหตุ: จะต้องทำการลบจากโครงสร้างตำแหน่งที่เล็กสุดก่อนเสมอ

ผลกระทบจากการลบ/แก้ไขโครงสร้างตำแหน่ง

ผลกระทบจากการลบหรือแก้ไขโครงสร้างตำแหน่ง ดังนี้

1. การลบโครงสร้างตำแหน่งออก ส่งผลให้ รายชื่อพนักงานที่อยู่ในโครงสร้างตำแหน่งนั้น ๆ หายไปจากเมนูข้อมูลพนักงาน ทำให้ไม่สามารถเลือกรายชื่อพนักงานเพื่อมาตรวจสอบหรือแก้ไขได้ แนวทางแก้ไขคือ ให้มาตรวจสอบที่เมนู "นำเข้าข้อมูลพนักงาน" (เมนูย่อย) จากนั้นทำการเลือกโครงสร้างตำแหน่งให้แก่พนักงานที่มีรายชื่อตกหล่นอยู่ที่หน้านำเข้าข้อมูลพนักงาน
2. กรณีที่มีการเขียนเงื่อนไขพิเศษ หรือ Extra Code ไว้ จะส่งผลให้เงื่อนไขดังกล่าว ไม่คำนวณให้กับพนักงานในโครงสร้างตำแหน่งนั้น ๆ