การนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ

การนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ คือ การนำเข้าชื่อบริษัทและรายชื่อผู้อนุมัติเอกสารให้แก่พนักงาน ใช้สำหรับนำเข้าข้อมูลผู้อนุมัติโดยเป็นการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel จำนวนหลายคนพร้อมกันได้ โดยในการนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติจะต้องนำชื่อย่อบริษัท และรหัสพนักงานผู้อนุมัติมาระบุในไฟล์

วิธีการนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ

โดยการนำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ สามารถดำเนินการได้ตาม ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท ขั้นตอนการกรอกข้อมูลบนไฟล์เทมเพลท และการนำเข้าไฟล์ข้อมูล ดังนี้

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้ากำหนดผู้อนุมัติ”

1.เข้าสู่เมนูข้อมูลองค์กร

2.ไปที่เมนู “ข้อมูลพนักงาน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าข้อมูลพนักงาน ให้ไปที่เมนูย่อยและเลือก “กำหนดผู้อนุมัติ”

4.หลังจากนั้นเลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูล

ข้อควรทราบ และข้อควระวังในการกรอกข้อมูลไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าข้อมูลกำหนดผู้อนุมัติ

ในการกรอกข้อมูลในไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลกำหนดผู้อนุมัติ (ไฟล์ Excel) มีข้อควรทราบและข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลดังนี้

1.ชื่อย่อบริษัท คือ ชื่อย่อบริษัทที่ได้สร้างขึ้นมาในตอนแรกที่จะแสดงให้เลือกขณะที่ทำการเลือกบริษัทเข้าใช้งาน หรือสามารถตรวจสอบได้จากหน้ากำหนดผู้อนุมัติ (หัวข้อที่ 3 ประเภท “ชื่อย่อบริษัท”)

1.1 หากกรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง : เช่นชื่อย่อบริษัทคือ Marketing แต่กรอก MKT จะส่งผลให้ข้อมูลผู้อนุมัติท่านนี้ไม่ถูกนำเข้า

1.2 หากไม่กรอกข้อมูล: จะส่งผลให้ข้อมูลผู้อนุมัติท่านนี้ไม่ถูกนำเข้า 

2.รหัสพนักงานผู้อนุมัติ ขั้นที่ 1-5 ให้นำรหัสพนักงานที่ต้องการกำหนดเป็นผู้อนุมัติมากรอก

2.1 หากกรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง: จะส่งผลให้ข้อมูลผู้อนุมัติท่านนี้ไม่ถูก

2.2 หากไม่กรอกข้อมูล: จะส่งผลให้ข้อมูลผู้อนุมัติท่านนี้ไม่ถูกนำเข้า 

3.ชื่อ-สกุลผู้อนุมัติ ขั้นที่ 1-5 ให้นำชื่อ-สกุล ผู้อนุมัติมากรอก

3.1 ในส่วนนี้จะกรอก หรือ จะเว้นว่าง ไม่ส่งผลอะไรเนื่องจากระบบจะจับข้อมูลจากรหัสพนักงาน

หมายเหตุ: กรณีที่ต้องการกำหนดผู้อนุมัติข้ามบริษัท (รองรับเฉพาะแพ็คเกจ Advanced และ Professional เท่านั้น) ให้นำชื่อย่อบริษัทอื่นและ รหัสพนักงานของบริษัทนั้นมากรอกได้ดังนี้

• ระบุชื่อย่อของบริษัทที่ต้องการที่ผู้อนุมัติท่านดังกล่าวสังกัดอยู่ ตัวอย่างเช่น ผู้อนุมัติรหัสพนักงาน HS65001 อยู่ที่บริษัท HumanSoft ให้นำชื่อย่อบริษัท HumanSoft มากรอก
• ระบุรหัสพนักงานที่จะเป็นผู้อนุมัติ
• ระบุชื่อ-สกุลพนักงานที่จะเป็นผู้อนุมัติ (ตามข้อ 3 ด้านบนในส่วนชื่อ-สกุล จะระบุหรือไม่ระบุ ไม่ส่งผลกระทบ)

การนำเข้าข้อมูลกำหนดผู้อนุมัติ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อย สามารถทำการนำเข้าข้อมูลกำหนดผู้อนุมัติ ได้ดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “ข้อมูลองค์กร” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลปรับเงินเดือนพนักงาน หลังจากนั้นให้เลือกที่ “เลือกไฟล์”

2.เลือก “อัพโหลดไฟล์” เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลกำหนดผู้อนุมัติ

3.เมื่ออัพโหลดเทมเพลทแล้ว สามารถเลื่อนลงมาตรวจสอบข้อมูลผู้อนุมัติได้จากตารางด้านล่าง และสามารถตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลได้ว่าข้อมูลที่นำเข้าไปทั้งหมดนั้น นำเข้าสำเร็จกี่รายการ และข้อมูลผิดพลาดกี่รายการ