เบิกเงินสดย่อย คืออะไร? มีข้อควรระวังและแนวทางป้องกันความผิดพลาดในการเบิกเงินสดย่อยอย่างไรบ้าง สามารถหาคำตอบได้จากบทความนี้

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

เงินสดย่อย คืออะไร?

เงินสดย่อย (Petty Cash) เป็นเงินสดจำนวนหนึ่งที่องค์กรมีไว้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่สะดวกชำระผ่านบัญชีธนาคาร โดยอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของ "ผู้รักษาเงินสดย่อย" (มักเป็นเจ้าหน้าที่บัญชี) ซึ่งมีหน้าที่จัดเก็บ ดูแล และบันทึกการใช้จ่าย

Tips! อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ >> เบิกเงินสดย่อยคืออะไร? บริหารอย่างไรให้เป็นระบบ

ข้อควรระวังการเบิกเงินสดย่อย

การใช้เงินผิดวัตถุประสงค์

บริษัทควรกำหนดขอบเขตการใช้เงินสดย่อยเพื่อค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบริษัทเท่านั้น เช่น ค่าซื้ออุปกรณ์ ค่าน้ำมัน หรือค่าขนส่ง หลีกเลี่ยงการนำเงินใช้ส่วนตัวหรือไม่เกี่ยวข้องกับงาน

ไม่มีเอกสารประกอบการใช้จ่าย

ทุกการเบิกเงินสดย่อย พนักงานต้องมีเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษี เพื่อให้การบันทึกบัญชีถูกต้อง โปร่งใส สามารถตรวจสอบได้

การเบิกเงินซ้ำซ้อน

บริษัทควรมีระบบบันทึกที่ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทุกช่องทาง เช่น เงินสดย่อยและเงินเดือน เพื่อลดความเสี่ยงการเบิกซ้ำซ้อน

การบริหารเงินสดย่อยที่ไม่เป็นระบบ

บริษัทควรมีผู้รับผิดชอบหลักในการดูแลเงินสดย่อยและตรวจสอบการใช้งานอย่างสม่ำเสมอเพื่อป้องกันการสูญหายหรือนำเงินใช้งานเกินงบ

ความล่าช้าในการเบิกและคืนเงิน

กำหนดระยะเวลาในการคืนเงินจากการใช้จ่ายและสร้างวินัยให้พนักงานปฏิบัติตามขั้นตอนการเบิกจ่ายอย่างเคร่งครัด

แนวทางป้องกันความผิดพลาดในการเบิกเงินสดย่อย

กำหนดนโยบายและขั้นตอนที่ชัดเจน

กำหนดนโยบายการใช้เงินสดย่อย เช่น ค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกได้ วงเงินสูงสุด และระยะเวลาการคืนเงิน เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดและการใช้เงินผิดวัตถุประสงค์

ใช้แบบฟอร์มและระบบบันทึก

ใช้แบบฟอร์มเบิกเงินที่ครบถ้วน เช่น วันที่, ชื่อผู้เบิก และลายเซ็นอนุมัติ และควรใช้ระบบดิจิทัลเพื่อบันทึกข้อมูลให้สะดวกและลดข้อผิดพลาด

กำหนดผู้รับผิดชอบและตรวจสอบเป็นระยะ

แต่งตั้งผู้รับผิดชอบดูแลเงินสดย่อยและตรวจสอบเป็นประจำ เช่น รายสัปดาห์หรือรายเดือน เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการใช้จ่ายผิดปกติ

ตรวจสอบเอกสารและใบเสร็จอย่างละเอียด

ตรวจสอบใบเสร็จให้ครบถ้วนและถูกต้อง เพื่อป้องกันปัญหาทางบัญชีและภาษี เช่น การขอเอกสารใหม่หากข้อมูลไม่สมบูรณ์

อบรมพนักงานเกี่ยวกับระเบียบการเบิกเงินสดย่อย

จัดอบรมพนักงานเกี่ยวกับการเบิกเงินสดย่อยและทำคู่มือให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย เพื่อเพิ่มความเข้าใจและลดข้อผิดพลาด

บริการรับทำเงินเดือนช่วยในเรื่องการเบิกจ่ายเงินสดย่อยได้อย่างไรบ้าง?

บริการรับทำเงินเดือนช่วยอำนวยความสะดวกในการเบิกเงินสดย่อย โดยการตรวจสอบและบันทึกข้อมูลการใช้จ่ายอย่างถูกต้อง เชื่อมโยงการเบิกกับระบบเงินเดือนเพื่อป้องกันการเบิกซ้ำซ้อน พร้อมจัดการเอกสารประกอบให้ครบถ้วน นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานที่โปร่งใสและตรวจสอบได้ ช่วยให้การบริหารงบประมาณและควบคุมค่าใช้จ่ายในองค์กรเป็นไปอย่างมีระเบียบและโปร่งใส

สรุป ข้อควรระวังและแนวทางป้องกันความผิดพลาดในการเบิกเงินสดย่อย

โดยสรุปแล้ว ข้อควรระวังในการเบิกเงินสดย่อย ประกอบไปด้วย 1.การใช้เงินผิดวัตถุประสงค์ 2.ไม่มีเอกสารประกอบ 3.การเบิกเงินซับซ้อน 4.การบริหารเงินสดย่อยที่ไม่เป็นระบบ และ 5.ความล่าช้าในการเบิกและคืนเงิน นอกจากนี้ การเบิกเงินสดย่อยควรมีการควบคุมที่ดี เช่น การกำหนดนโยบายที่ชัดเจน การใช้ระบบบันทึกที่เป็นระเบียบ และการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การใช้เงินสดย่อยเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส

และมีประสิทธิภาพ