พาทุกท่านมารู้จักกับ “SOP” ว่าคืออะไร มีองค์ประกอบ และมีรูปแบบอย่างไร หากองค์กรนำสิ่งนี้มาปรับใช้จะส่งผลดีต่อองค์กรในด้านใดบ้าง สามารถหาคำตอบได้จากบทความนี้
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
- พัฒนาองค์กรยุคใหม่ให้ประสบความสำเร็จด้วยแนวคิด DEI
- วิธีเติม Passion ในการทำงานให้กับพนักงานยุคใหม่
- แนวทาง "ฝึกอบรมพนักงาน" การลงทุนสู่ความสำเร็จขององค์กร
- ทักษะการให้คำปรึกษา มีขั้นตอน เทคนิคอะไรบ้าง ที่ HR ควรรู้
“SOP” คืออะไร?
SOP (Standard Operating Procedure) หรือ ขั้นตอนการดำเนินงานมาตรฐาน คือ ชุดคำสั่งหรือแนวทางการทำงานที่ถูกกำหนดขึ้นให้เป็นมาตรฐานในกระบวนการต่าง ๆ ให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน อีกทั้งในการทำงาน SOP สามารถช่วยให้บุคลากรสามารถทำงานตามขั้นตอนที่กำหนดได้อย่างถูกต้อง ช่วยลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับบุคลากรภายในองค์กรได้อีกด้วย
องค์ประกอบของ SOP
จุดประสงค์
ควรระบุจุดประสงค์และเป้าหมายของงานให้ชัดเจน รวมถึงควรอธิบายรายละเอียดของ SOP ตัวนี้ว่าสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างไรบ้าง
ขั้นตอน
อธิบายขั้นตอนการทำงานที่ต้องปฏิบัติโดยละเอียด โดยมีการจัดเรียงลำดับขั้นตอนอย่างชัดเจน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
ขอบเขตของงาน
ระบุขอบเขตของ SOP ว่าครอบคลุมถึงกระบวนการใดบ้าง และควรมีการกำหนดขอบเขตของการใช้งาน เพื่อให้การทำงานไม่เกิดการทับซ้อนกัน
ผู้รับผิดชอบ
กำหนดบุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตาม SOP แม้ SOP จะมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร แต่หากไม่มีผู้รับผิดชอบ ก็จะส่งผลให้มีชุดคำสั่งแต่ไม่มีผู้ปฏิบัติ
ประโยชน์จากการนำ SOP มาใช้ภายในองค์กร
การนำ SOP มาปรับใช้ภายในองค์กร มีประโยชน์กับองค์กรในหลากหลายด้าน วันนี้เรามีข้อมูลดี ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้มาฝาก จะมีอะไรบ้างนั้น ไปดูกันเลย
ความสอดคล้องกับมาตรฐาน
SOP ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้ ไม่ว่าจะเป็นกฎระเบียบ หรือข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การทำงานเป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรได้กำหนดไว้
ลดความผิดพลาด
SOP ช่วยให้องค์กรทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยลดข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นจากการทำงาน โดยเน้นย้ำการทำงานตามขั้นตอนที่ถูกต้อง
ความสม่ำเสมอ
SOP ช่วยให้การทำงานเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความสม่ำเสมอและคาดเดาได้ อีกทั้งยังช่วยสร้างความสม่ำเสมอในคุณภาพของสินค้าหรือบริการ
การสื่อสารดียิ่งขึ้น
SOP ช่วยให้คนในทีมสื่อสารกันอย่างเข้าใจ มีวิธีคิด วิธีการดำเนินงาน และมีจุดมุ่งหมายการทำงานแบบเดียวกัน ทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น อีกทั้งการสื่อสารที่ดี ยังช่วยลดความสับสนในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมได้อีกด้วย
การฝึกอบรม
SOP เป็นแนวทางในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานสามารถเรียนรู้และปฏิบัติตามขั้นตอนที่ระบุไว้ได้ง่าย
วิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการ
SOP ช่วยในการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงานำได้ง่ายขึ้น อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรได้อีกด้วย
สรุป SOP คืออะไร มีประโยชน์กับองค์กรในด้านใดบ้าง?
โดยสรุปแล้ว การนำ SOP มาปรับใช้ภายในองค์กร นับเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม เพราะการนำ SOP มาปรับใช้ภายในองค์กร จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, สร้างความสม่ำเสมอ, การสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมดีขึ้น และช่วยลดข้อผิดพลาด ที่จะเกิดจากการทำงานได้อีกด้วย อีกทั้งการนำ SOP มาใช้ภายในองค์กร จะช่วยยกระดับองค์กรให้มีมาตรฐานการทำงานที่สูงขึ้น และช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างมั่นคงอีกด้วย