ในปัจจุบัน พนักงานสามารถตรวจสอบเงินเดือนของตนเองผ่านระบบออนไลน์ ทำให้สามารถลดภาระงานของ HR ได้ โดยระบบนี้ มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไรบ้าง มาดูกันในบทความนี้

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

การตรวจสอบเงินเดือน คืออะไร?

การตรวจสอบเงินเดือน หมายถึง กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเงินเดือน ว่าตรงกับจำนวนเงินที่ควรได้รับตามสัญญาจ้าง กฎหมายแรงงาน และนโยบายของบริษัทหรือไม่ รวมถึงการตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง เช่น ยอดการจ่ายเงินเดือน, การหักภาษี, การหักสิทธิ์ต่างๆ เช่น ประกันสังคม, การเสียภาษี, การลางาน, หรือเงินสวัสดิการอื่นๆ การตรวจสอบเงินเดือนมีความสำคัญอย่างมาก เพราะมีผลต่อความพอใจของพนักงานและการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร และยังเป็นการยืนยันว่าทุกอย่างถูกดำเนินการตรงตามข้อกำหนดและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องด้วยเงินเดือนของพนักงาน ดังนั้น การตรวจสอบเงินเดือนเป็นขั้นตอนสำคัญในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลและการเงินในองค์กร

ระบบตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คืออะไร?

ระบบตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ คือ ระบบที่ช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนของตนเองผ่านระบบออนไลน์ แทนการรับสลิปเงินเดือนแบบกระดาษ ซึ่งช่วยเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย โดยมีรูปแบบการใช้งานที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละองค์กร โดยทั่วไปแล้ว พนักงานสามารถเข้าใช้งานระบบผ่าน 3 ระบบดังนี้

เว็บเบราว์เซอร์ : พนักงานสามารถเข้าใช้งานระบบผ่านเว็บไซต์ของบริษัท โดยใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่ได้ลงทะเบียนไว้
แอปพลิเคชันมือถือ : บางบริษัทมีแอปพลิเคชันมือถือสำหรับพนักงานโดยเฉพาะ ซึ่งสามารถใช้ตรวจสอบเงินเดือนและข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
ระบบอีเมล : บางบริษัทส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานทางอีเมล พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนได้โดยตรงจากอีเมล

ซึ่งในปัจจุบัน พนักงานสามารถตรวจสอบเงินเดือนของตนเองได้ ผ่านระบบตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ เช่น โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ที่พนักงานสามารถเข้าไปตรวจสอบและจัดการข้อมูลของตนเองได้ ผ่าน Mobile Application และ Web Browser และ HR ก็สามารถบริหารจัดการงานด้านคำนวณเงินเดือน หรือการจ่ายเงินเดือนได้อย่างมืออาชีพผ่านระบบออนไลน์ด้วยเช่นกัน ทำให้องค์กรมีความสะดวกรวดเร็วในการบริหารงานต่างๆ มากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างขั้นตอนการตรวจสอบเงินเดือนของพนักงาน จากโปรแกรมเงินเดือน HumanSoft

1. เข้าสู่ระบบ

ไปที่แอปพลิเคชัน HumanSoft ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ เพื่อล็อกอินเข้าสู่ระบบ

2. ค้นหาข้อมูลเงินเดือน

ไปที่เมนูขีดสามขีดด้านล่างขวา เพื่อเลือกเมนูเงินเดือนที่ต้องการตรวจสอบ จากนั้นใส่รหัสความปลอดภัยเพื่อยืนยันตัวตน จากนั้น App จะแสดงหัวข้อต่างๆ ให้เลือกเมนูสรุปเงินเดือน

3. ตรวจสอบข้อมูลเงินเดือน

หลังจากเข้ามาที่หน้าสรุปเงินเดือนแล้ว พนักงานจะสามารถตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ ในข้อมูลเงินเดือน ให้ถูกต้อง เช่น เงินเดือนพื้นฐาน เบี้ยขยัน การลางาน ค่าล่วงเวลา เงินโบนัส ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ โดยพนักงานสามารถดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนออนไลน์ออกมาเพื่อตรวจสอบ หรือนำไปใช้งานได้เลย อีกทั้งพนักงานยังสามารถเรียกดูข้อมูลเงินเดือนที่ผ่านมาได้ทั้งหมดเพื่อเปรียบเทียบ หรือตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

ประโยชน์ของการใช้ระบบตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์

สำหรับพนักงาน

สะดวก : พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องรอรับสลิปเงินเดือนแบบกระดาษ
รวดเร็ว : พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนได้ทันทีหลังจากสิ้นสุดรอบการจ่ายเงินเดือน
ปลอดภัย : ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในระบบออนไลน์
ลดการใช้กระดาษ : ช่วยลดการใช้กระดาษและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
เข้าถึงข้อมูลย้อนหลัง : พนักงานสามารถย้อนดูข้อมูลเงินเดือนเก่าได้
ตรวจสอบข้อมูลอื่นๆ : พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลการลา ประวัติการทำงาน ฯลฯ

สำหรับองค์กร

ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย : ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดเตรียมและจัดส่งสลิปเงินเดือนแบบกระดาษ
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน : ช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ลดข้อผิดพลาด : ช่วยลดข้อผิดพลาดในการคำนวณและจ่ายเงินเดือน
รักษาความลับของข้อมูล : ช่วยรักษาความลับของข้อมูลเงินเดือนพนักงาน
สร้างภาพลักษณ์ที่ดี : สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท ในฐานะองค์กรที่ทันสมัย

สรุปทำไมองค์กรจึงควรใช้ระบบตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์

การใช้ระบบตรวจสอบเงินเดือนออนไลน์ มีประโยชน์ทั้งต่อพนักงานและบริษัท พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนของตนเองได้สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย ทางด้านองค์กรก็สามารถประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาด อีกทั้งยังรักษาความลับของข้อมูลได้อีกด้วย ดังนั้นระบบการตรวจสอบเงินเดือนแบบออนไลน์จึงเป็นระบบที่มีความสำคัญกับองค์กร และองค์กรจึงควรเลือกใช้ระบบที่มีความเหมาะสมกับความต้องการให้มากที่สุด