โปรแกรมบริหารงานบุคคลคืออะไร มีความสำคัญอย่างไรสำหรับการตอบโจทย์ความต้องการของ HR ในการจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร บทความนี้มีคำตอบ

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ว่าด้วยเรื่องโปรแกรมบริหารงานบุคคล

Human Resource Management (HRM) หรือการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ ถือเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญในการบริหารจัดการบุคลากรในองค์กร ธุรกิจจึงจำเป็นต้องมีการวางกลยุทธ์และมีฝ่ายบุคคล หรือ HR ที่ดีในการจัดการวางแผนต่าง ๆ ให้กับบุคลากรในองค์กรในทุก ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นการดูแลสวัสดิการ การจ่ายเงินเดือน การตรวจเช็คเวลาทำงาน พฤติกรรม การปฏิบัติตัวในองค์กร เหล่านี้ล้วนอยู่ในส่วนของ HRM ทั้งสิ้น

ด้วยงานที่ต้องจัดการของ HR ที่มีมากมายหลายด้านแวดวงธุรกิจในปัจจุบันจึงเริ่มมีการคิดค้นโปรแกรมบริหารงานบุคคล เพื่อนำมาช่วยจัดการงาน HR ให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว แม่นยำ และประหยัดเวลาการทำงาน ทั้งนี้โปรแกรมบริหารงานบุคคลยังสามารถใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องทำงานหลายฝ่ายด้วยตนเอง หรือแม้กระทั่งการจัดการสาขาหรือแผนกต่าง ๆ ในองค์กรขนาดใหญ่ก็สามารถใช้งานโปรแกรมบริหารงานบุคคลได้เช่นกัน

ความสำคัญของโปรแกรมบริหารงานบุคคลสำหรับ HR

โปรแกรมบริหารงานบุคคลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อ HR ในการช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ครอบคลุมตั้งแต่การจัดการข้อมูล การคำนวณเงินเดือน ไปจนถึงการประเมินผลงานพนักงาน ดังนี้

1. การจัดการข้อมูลพนักงาน

โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยให้ HR จัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลพนักงานได้สะดวกขึ้น เช่น ประวัติการทำงาน ข้อมูลการฝึกอบรม และสถิติการลางาน ข้อมูลเหล่านี้ถูกเก็บไว้ในที่เดียว ลดความซับซ้อนและข้อผิดพลาดในการค้นหา ตัวอย่างเช่น การค้นหาประวัติการฝึกอบรมของพนักงานในระบบสามารถทำได้ภายในไม่กี่วินาที แทนที่จะค้นหาจากเอกสารเป็นกอง

2. การคำนวณเงินเดือนและภาษี

โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยในการคำนวณเงินเดือน ภาษี และสวัสดิการอย่างอัตโนมัติและแม่นยำ ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการคำนวณด้วยมือ HR ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดซ้ำ ๆ ตัวอย่างเช่น ในกรณีของการคำนวณภาษีที่ซับซ้อน โปรแกรมสามารถตั้งค่าตามกฎหมายและกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงได้ง่าย ทำให้การคำนวณเงินเดือนมีความแม่นยำและถูกต้อง

3. การประเมินผลการทำงาน

โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยในการรวบรวมข้อมูลและประเมินผลการทำงานของพนักงานผ่านตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ สามารถติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในระยะยาว และนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผนการพัฒนา ตัวอย่างเช่น HR สามารถใช้ข้อมูลจากการประเมินเพื่อวางแผนการฝึกอบรมให้กับพนักงานที่มีศักยภาพสูง หรือช่วยเหลือพนักงานที่ต้องการพัฒนาเพิ่มเติม

4. การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร

โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยจัดการกระบวนการสรรหาและคัดเลือกพนักงานใหม่ตั้งแต่การรับสมัครไปจนถึงการสัมภาษณ์ ระบบสามารถคัดกรองผู้สมัครตามคุณสมบัติที่ต้องการ ช่วยลดภาระงาน HR และทำให้การคัดเลือกผู้สมัครมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ระบบสามารถวิเคราะห์และจัดลำดับผู้สมัครที่ตรงกับความต้องการของตำแหน่งได้อัตโนมัติ ทำให้ HR ประหยัดเวลาการคัดกรองและสามารถเน้นที่การสัมภาษณ์เชิงลึกได้มากขึ้น

5. การจัดการการฝึกอบรมและพัฒนา

โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยติดตามและจัดการการฝึกอบรมพนักงานอย่างมีระบบ ทั้งการกำหนดหลักสูตร การลงทะเบียน และการประเมินผลการฝึกอบรม ตัวอย่างเช่น HR สามารถใช้โปรแกรมเพื่อติดตามว่าพนักงานแต่ละคนได้รับการฝึกอบรมตามที่กำหนดหรือไม่ และประเมินผลการเรียนรู้ผ่านระบบได้อย่างง่ายดาย

6. การรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล

โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วย HR สร้างรายงานที่มีข้อมูลเชิงลึกเพื่อใช้ในการตัดสินใจที่ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์ข้อมูลด้านการลาออก การลาป่วย หรือการพัฒนาความสามารถของพนักงาน ทำให้สามารถวางแผนทรัพยากรบุคคลได้อย่างแม่นยำ

ความสำคัญของโปรแกรมบริหารงานบุคคลสำหรับพนักงาน

โปรแกรมบริหารงานบุคคลไม่ได้มีความสำคัญสำหรับฝ่ายบริหารงานบุคคลหรือ HRM เท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญต่อพนักงานในองค์กร ดังนี้

1. ช่วยประหยัดเวลาในการรอเอกสาร

แน่นอนว่าโดยปกติแล้วการที่พนักงานต้องการจะขอเอกสารไปทำธุระสำคัญต่าง ๆ ต้องมีการยื่นขอกับฝ่าย HR ที่ต้องใช้เวลารอเอกสารนานหลายวัน หรือบางบริษัทก็มีขั้นตอนที่ยุ่งยาก การใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลจะช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ เพราะโปรแกรมดังกล่าวสามารถทำการขอเอกสารผ่านออนไลน์ได้เลย และฝ่าย HR ก็สามารถอนุมัติเอกสารต่าง ๆ ผ่านทางออนไลน์ได้เช่นกัน พร้อมกับส่งเป็นไฟล์เอกสารให้พนักงานสามารถ Save ไปพิมพ์ออกมาเองได้ จึงสามารถช่วยลดเวลาและขั้นตอนที่มีความยุ่งยากออกไปได้เป็นอย่างดี

2. ช่วยบันทึกข้อมูลเวลาทำงานได้

โปรแกรมบริหารงานบุคคล สามารถช่วยบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การลา การมาสาย วันหยุด วันพักร้อนของพนักงานในองค์กรได้ โดยที่ตัวพนักงานสามารถเข้าไปเช็คข้อมูลวันขาด ลา มาสาย ในโปรแกรมบริหารงานบุคคล ได้ภายในโปรแกรมเดียวโดยไม่ต้องไปถามจากฝ่าย HR ให้ยุ่งยาก ถือเป็นการช่วยประหยัดเวลาทั้งฝ่าย HRM และตัวพนักงานในองค์กรได้อย่างดี ทำให้บุคลากรในองค์กรสามารถเอาเวลาไปพัฒนาทักษะอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้

3. ช่วยออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ได้

บางครั้งเมื่อพนักงานต้องการสลิปเงินเดือนไปทำธุรกรรมต่าง ๆ ก็ต้องรอเวลานาน แต่ในโปรแกรมบริหารงานบุคคลสามารถช่วยออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ได้เลย ถือเป็นประโยชน์ต่อตัวพนักงานและช่วยลดการทำงานของฝ่าย HRM ไปได้เยอะทีเดียว

4. ช่วยรักษาความปลอดภัยข้อมูลด้าน HRM ได้

ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ข้อมูลประกันสังคม ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องการเงินต่าง ๆ นั้นจำเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยอย่างแน่นหนา เพราะถือเป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับด้าน HRM โดยเฉพาะ การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสารแบบเก่าคงมีความปลอดภัยไม่ 100% โปรแกรมบริหารงานบุคคลจะช่วยให้การเก็บรักษาข้อมูลเหล่านี้เป็นไปได้ง่ายและมีความปลอดภัยสูง เนื่องจากมีระบบรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ เช่น มีการเข้าใช้งานผ่าน Username และ Password ของเฉพาะแต่ละคน อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลได้ด้วยว่าจะให้ใครเข้าดูข้อมูลตรงไหนได้บ้าง

สรุปความสำคัญของโปรแกรม HR กับพนักงานในองค์กร

โปรแกรมบริหารงานบุคคลถือเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญในการบริหารจัดการบุคลากรสำหรับธุรกิจในยุคปัจจุบัน มีความสำคัญต่อ HR ในการจัดการงานที่ซับซ้อน ได้แก่ การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การประเมินผลการทำงาน การสรรหาพนักงานใหม่ การจัดการการฝึกอบรม และการรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล ในส่วยของพนักงานโปรแกรมช่วยอำนวยความสะดวกในการขอเอกสาร ตรวจสอบเวลาทำงาน ออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ และรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

โปรแกรมบริหารงานบุคคลของ HumanSoft เป็นหนึ่งในตัวเลือกสำหรับ HR ที่สามารถตอบโจทย์การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลอย่างครอบคลุม ทั้งยังรองรับการใช้งานผ่าน 3 แพลตฟอร์ม คือ แอพพลิเคชัน ไลน์ และเว็บเบราว์เซอร์ เพื่อช่วยให้การบริหารจัดการบุคคลในธุรกิจของคุณเป็นไปโดยสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพสูงสุด ทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้เลย