มาทำความรู้จักกับ “Fleet Card” ว่าคืออะไร มีคุณสมบัติเด่น ๆ อะไรที่องค์กรควรรู้ และ Fleet Card ช่วยป้องกันการทุจริตของพนักงานได้อย่างไรบ้าง บทความนี้มีคำตอบ

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ทำความรู้จักกับ Fleet Card

Fleet Card คือ บัตรที่ใช้สำหรับการจัดการและควบคุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะขององค์กรหรือธุรกิจ โดยช่วยอำนวยความสะดวกในการชำระเงินและติดตามค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าน้ำมัน, การบำรุงรักษา, และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะ โดยทั่วไปจะออกให้กับพนักงานที่รับผิดชอบในการขับขี่ยานพาหนะขององค์กร เพื่อใช้ในการชำระค่าบริการในสถานีบริการน้ำมันหรือร้านค้าที่เกี่ยวข้อง

คุณสมบัติของ Fleet Card

แชร์คุณสมบัติของ Fleet Card ที่องค์กรต้องทราบ เพื่อนำไปปรับใช้ในธุรกิจ จะมีอะไรบ้างไปดูกันเลย

ควบคุมค่าใช้จ่าย

Fleet Card ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและควบคุมค่าใช้จ่ายในการใช้ยานพาหนะได้อย่างละเอียด เช่น การบำรุงรักษา, ค่าผลิตภัณฑ์เชื้อเพลิง, และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

รายงานและติดตามการใช้

Fleet Card สามารถให้ข้อมูลและรายงานที่ละเอียดเกี่ยวกับการใช้จ่าย, เวลา, และสถานที่ที่มีการใช้บัตร ช่วยให้องค์กรสามารถวิเคราะห์การใช้งานและประหยัดค่าใช้จ่าย

จัดการบัญชีและงบประมาณ

Fleet Card ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตั้งงบประมาณสำหรับการใช้บัตรในแต่ละเดือนหรือแต่ละปี ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการการเงินของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความปลอดภัยและการป้องกันการทุจริต

Fleet Card มีฟังก์ชันในการกำหนดขีดจำกัดการใช้จ่าย, ป้องกันการใช้ในสถานที่ที่ไม่ได้รับอนุญาต และสามารถตรวจสอบเพื่อป้องกันการทุจริตในการใช้งานได้

สะดวกและรวดเร็ว

การใช้ Fleet Card ทำให้การชำระเงินสำหรับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ สะดวกและรวดเร็ว โดยไม่ต้องใช้เงินสดในการใช้จ่าย

ใช้ได้หลากหลายประเภท

Fleet Card สามารถใช้ได้ในธุรกิจหลายประเภท เช่น การซ่อมบำรุง, ค่าทางด่วน,เชื้อเพลิง, ค่าบริการที่จอดรถ, หรือค่าบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ยานพาหนะ

ข้อกำหนดในการใช้

ผู้ใช้ Fleet Card สามารถตั้งข้อกำหนดเฉพาะในการใช้บัตรได้ เช่น ใช้ได้เฉพาะกับการเติมน้ำมัน, ไม่สามารถใช้สำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัว, หรือจำกัดการใช้งานในบางวัน/เวลา

การรวมระบบการชำระเงิน

Fleet Card สามารถเชื่อมโยงกับระบบบัญชีขององค์กรเพื่อทำให้การชำระเงินและการบันทึกบัญชีเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ป้องกันความผิดพลาดเกี่ยวกับระบบการจ่ายเงินได้เป็นอย่างดี

Fleet Card ช่วยลดการทุจริตของพนักงานได้อย่างไร?

Fleet Card ช่วยลดการทุจริตของพนักงานได้หลากหลายวิธี จะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย

กำหนดขีดจำกัดในการใช้จ่าย

Fleet Card สามารถตั้งวงเงินจำกัดในการใช้จ่ายได้ เช่น จำกัดการเติมน้ำมันไม่เกินจำนวนที่กำหนดไว้ในแต่ละวันหรือแต่ละเดือน หรือจำกัดการใช้จ่ายที่องค์กรอนุญาตเท่านั้น เช่น ค่าซ่อมบำรุงยานพาหนะ, ค่าน้ำมัน เป็นต้น ทำให้พนักงานไม่สามารถนำบัตรฟลีทไปใช้ในกิจกรรมส่วนตัวได้

ตรวจสอบเวลาที่ใช้จ่ายจริง

Fleet Card มีระบบติดตามการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบการใช้จ่ายได้ทันทีเมื่อมีการใช้บัตรฟลีท ส่งผลให้บริษัทสามารถป้องกันการทุจริตที่เกิดขึ้นในอนาคตได้

บันทึกและรายงานการใช้จ่ายอย่างละเอียด

ทุกการใช้จ่ายของ Fleet Card จะถูกบันทึกไว้ในระบบอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลวัน, เวลา, สถานที่, ประเภทการใช้จ่าย และจำนวนเงินที่ใช้ รายงานทั้งหมดนี้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบผลได้ภายหลัง ช่วยลดการทุจริตหรือการใช้จ่ายที่ไม่เหมาะสมได้

การใช้รหัส PIN หรือระบบยืนยันตัวตน

Fleet Card หลายประเภทมักมีระบบการยืนยันตัวตน ไม่ว่าจะเป็น การแสกนลายนิ้วมือ หรือการยืนยันตัวตนผ่านระบบอื่น ๆ การใช้ระบบยืนยันตัวตนจะช่วยลดความเสี่ยงในการใช้ Fleet Card ในรูปแบบอื่น และยังช่วยจำกัดการใช้ Fleet Card ในบุคคลอื่นได้อีกด้วย

ตรวจสอบพฤติกรรมการใช้จ่ายที่ผิดปกติ

ระบบ Fleet Card มีฟังก์ชันที่สามารถตรวจสอบพฤติกรรมการใช้จ่ายที่ผิดปกติได้ เช่น การเติมน้ำมันที่เกินกว่าปกติ, การใช้จ่ายในวัน/เวลาที่ไม่สมเหตุสมผล หรือนำ Fleet Card ไปใช้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ หากองค์กรพบความผิดปกติก็สามารถตรวจสอบผลได้ทันที

สรุป Fleet Card เครื่องมือสำคัญที่ช่วยป้องกันการทุจริตในธุรกิจ

การใช้ Fleet Card ในธุรกิจไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการค่าใช้จ่าย แต่ยังช่วยลดการทุจริตของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านการควบคุมและติดตามการใช้จ่ายอย่างละเอียด โดยสามารถตั้งขีดจำกัดหรือเงื่อนไขการใช้จ่ายให้ชัดเจน นอกจากนี้ยังมีระบบตรวจสอบรายงานการใช้ Fleet Card แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถตรวจจับพฤติกรรมที่ผิดปกติของพนักงานได้ทันที หากมีการใช้จ่ายที่เกินขอบเขตหรือไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กร