ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร นับเป็นสิ่งสำคัญที่องค์กรควรตระหนักรู้และต้องเร่งแก้ไข วันนี้ HumanSoft ได้รวบรวม 5 ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรที่พบได้บ่อยมาฝาก

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ความสำคัญของการสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารภายในองค์กร ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำงาน เพราะการสื่อสารจะช่วยให้พนักงานเข้าใจในเป้าหมาย กลยุทธ์ ขององค์กร และมีมุมมองการทำงานที่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน แต่หากผู้บริหาร, หัวหน้างาน และบุคลากรขาดทักษะการสื่อสารที่ดี ย่อมทำให้การทำงานไม่ราบรื่น เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ประสิทธิภาพและคุณภาพของผลงานก็จะน้อยลงไป ส่งผลต่อทิศทางการเติบโตขององค์กรอย่างแน่นอน

5 ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร

ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร เป็นปัญหาที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ และต้องเร่งแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น เนื่องจากการสื่อสารเป็นหัวใจหลักของการทำงาน วันนี้ HumanSoft รวบรวม 5 ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรที่ต้องเร่งแก้ไขนำมาฝาก จะมีอะไรบ้างนั้น ไปดูกันเลย

1. สื่อสารมากเกินไป/น้อยเกินไป

ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร หลัก ๆ อาจเกิดจากการสื่อสารที่มากหรือน้อยจนเกินไป โดยการสื่อสารที่มากเกินไปนั้น คือการเรียกประชุมรวมบ่อยเกินไป และการประชุมแต่ละครั้งนั้นมักใช้เวลานาน ในขณะเดียวกัน บางองค์กรก็อาจจะสื่อสารกันน้อยจนเกินไป เช่น ไม่มีการเรียกประชุมรวมเลย ต่างฝ่ายต่างทำงานตามหน้าที่ที่ตนได้รับมอบหมาย ไม่มีการพูดคุยปรับเปลี่ยนมุมมองการทำงานให้ไปในทิศทางเดียวกัน ดังนั้นองค์กรควรคำนึงถึงข้อนี้ให้มาก สื่อสารให้พอดีไม่มากไม่น้อยจนเกินไป เพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจและมีมุมมองการทำงานที่เป็นไปในแนวทางเดียวกัน

2. สื่อสารทางเดียว ไม่เปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วม

ปัญหานี้ส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นในการสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ปัญหานี้อาจมาจากการที่ผู้บริหารเข้าใจว่าพนักงานเข้าใจคำสั่งหรือแนวทางที่ผู้บริหารได้แจ้งไว้ โดยที่ผู้บริหารไม่ได้เปิดโอกาสให้พนักงานได้สอบถามหรือแสดงความคิดเห็น ดังนั้นองค์กรควรให้ความสำคัญกับการเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นหรือร่วมพูดคุยเกี่ยวกับนโยบายหรือเป้าหมายขององค์กร เพื่อเป็นการสร้างการรับรู้และการมีส่วนร่วมจากพนักงาน

3. ใช้คำศัพท์เฉพาะทางอาชีพมากเกินไป

แน่นอนว่าหลาย ๆ องค์กรก็มักจะประกอบไปด้วยแผนกต่าง ๆ ที่มีพนักงานมาจากหลากหลายสาขา ซึ่งล้วนแล้วแต่มีการใช้คำศัพท์เฉพาะทางอาชีพที่เข้าใจได้ยาก ในบางครั้งการนำคำศัพท์อาชีพมาใช้กับพนักงานคนอื่น ๆ มากเกินไป อาจทำให้เกิดปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรได้ ดังนั้นผู้ส่งสารควรคำนึงก่อนส่งสารทุกครั้งว่า คำศัพท์เหล่านั้นเป็นศัพท์ที่ทุกคนเข้าใจได้ง่ายหรือไม่ เพื่อทำให้การสื่อสารเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดหรือไม่เกิดข้อผิดพลาดเลย

4. ขาดการ Feedback

เมื่อพนักงานทุ่มเทเวลาการทำงานให้กับองค์กร แน่นอนว่าสิ่งที่พนักงานต้องการ นั่นคือ Feedback หลังจากทำงาน เพื่อนำคำแนะนำ ติชม ไปแก้ไขและพัฒนาการทำงานของตนเองให้ดีและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หากองค์กรให้ Feedback กับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ พนักงานก็จะรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า มีโอกาสเติบโตในหน้าที่การงาน พนักงานก็จะทุ่มเทเวลาและกระตือรือร้นกับงานนั้น ๆ มากขึ้น ดังนั้นการให้ Feedback กับพนักงานตัวต่อตัว ก็จะทำให้พนักงานเปิดใจ และอยากสื่อสารกับองค์กรมากยิ่งขึ้น สิ่งนี้จะช่วยลดปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี

5. สื่อสารผ่านคนกลางมากเกินไป

หัวหน้างาน ไม่ควรเป็นผู้รับ - ส่งสาร เพียงคนเดียว เนื่องจากการรับสารจำนวนมากจากทุกฝ่ายพร้อม ๆ กัน อาจทำให้หัวหน้างานไม่สามารถส่งสารให้พนักงานอย่างถูกต้องและครบถ้วนได้ เพราะหัวหน้างานก็มีหลายสิ่งที่ต้องจัดการเช่นเดียวกัน การต้องคอยรับ - ส่งสาร หรือการทวงถามถึงสถานะของการทำงาน อาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานได้ ดังนั้นหัวหน้างานควรสื่อสารกับพนักงานหรือบุคคลอื่น ๆ ให้เข้าใจในเรื่องของการติดต่อประสานงานโดยตรง เพื่อไม่ให้งานทุกอย่างมากองรวมกันที่หัวหน้าฝ่ายเพียงคนเดียว พนักงานในทีมสามารถช่วยเหลือตนเองโดยการสอบถามบุคคลนั้น ๆ ผ่านช่องทางสื่อสารกลางที่พนักงานในทีมสามารถเข้าถึงได้ทุกคน การทำงานก็จะเร็ว สะดวก และทำงานได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

สรุป 5 ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรที่ต้องเร่งแก้ไข

จะเห็นได้เลยว่า ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร ถือเป็นวาระสำคัญที่องค์กรควรตระหนักรู้และต้องเร่งแก้ไข เพราะการทำงานต้องทำงานร่วมกันเป็นทีม การสื่อสารกันอย่างเข้าใจง่าย ตรงไปตรงมา อีกทั้งการให้คำแนะนำ ติชมกันอย่างสุภาพ จริงใจ และให้เกียรติ ก็จะทำให้แต่ละบุคคลทราบถึงจุดเด่น จุดด้อยของตนเอง พร้อมนำไปปรับปรุงแก้ไขได้อย่างทันท่วงที ดังนั้น การเร่งแก้ไขปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร ถือเป็นกุญแจสำคัญที่ผลักดันให้องค์กรก้าวไปสู่ความสำเร็จในระยะยาว อีกทั้งยังเป็นการรักษาฐานพนักงานให้ทำงานร่วมกับองค์กรต่อไปได้อีกด้วย