ทำความรู้จักกับ “ระบบ ATS” ระบบที่สามารถบริหารจัดการข้อมูลของผู้สมัครงานได้หลากหลายขั้นตอน ระบบนี้สามารถช่วยเหลืองาน HR และสำคัญกับ HR อย่างไรบ้าง ไปดูกันเลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

“ระบบ ATS” คืออะไร?

ระบบ ATS (Applicant Tracking System) หรือระบบติดตามผู้สมัครงาน คือ ระบบซอฟท์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยเหลือในการวางระบบ จัดระเบียบกระบวนการสรรหาบุคลากร ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด รวมถึงช่วยให้การทำงานของ HR Recruitment ง่ายดายขึ้นอีกด้วย

โดยระบบซอฟท์แวร์ของ ATS จะเข้ามาช่วยงาน HR ได้ตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัครงาน, การเก็บข้อมูลพนักงาน, การเรียกสัมภาษณ์งาน และการประกาศผลการคัดเลือกพนักงาน เป็นต้น อีกทั้งการใช้ระบบ ATS ยังส่งผลดีต่อต่อการ Onboarding พนักงานใหม่ ให้พนักงานใหม่ทราบถึงวิสัยทัศน์ขององค์กร, โครงสร้างองค์กร และรูปแบบการทำงานภายในองค์กรอีกด้วย

วันนี้ HumanSoft มีเกร็ดความรู้ดี ๆ เกี่ยวกับระบบ ATS ที่สำคัญและจำเป็นต่อการทำงานของ HR มาฝาก จะมีข้อมูลอะไรที่น่าสนใจบ้างนั้น ไปติดตามกันเลย

ระบบ ATS สำคัญกับงาน HR อย่างไร?

ระบบ ATS นอกจากจะช่วยติดตามผู้สมัครในการสรรหาบุคลากรแล้ว ระบบนี้ยังสามารถลดข้อผิดพลาดของข้อมูลได้ นอกจากนี้ระบบนี้ยังสำคัญและส่งผลดีต่อ HR ในด้านใดอีกบ้าง ไปดูกันเลย

1. บริหารจัดการข้อมูลผู้สมัครงาน

ระบบ ATS ช่วยบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไว้ภายในระบบเดียว HR สามารถค้นหา และติดตามสถานะของผู้สมัครได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งระบบนี้ยังสามารถคัดกรองคุณสมบัติของพนักงานให้ตรงตามคุณสมบัติที่องค์กรกำหนด เพื่อให้องค์กรได้รับพนักงานใหม่ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และครบถ้วน

2. ช่วยในการสื่อสารกับผู้สมัครงาน

ระบบ ATS สามารถส่งข้อมูลเกี่ยวกับการรับสมัครงานแต่ละขั้นตอนผ่านการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติไปยังผู้สมัครงานทุกท่าน ไม่ว่าจะเป็น การยืนยันตัวตนการได้รับใบสมัคร, การนัดวัน-เวลา ในการมาสัมภาษณ์, ทราบผลการคัดเลือก เป็นต้น ระบบ ATS ช่วยในการติดตามและตอบกลับผู้สมัครได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. วิเคราะห์ข้อมูลและจัดทำรายงาน

ระบบ ATS สามารถรายงานผลและวิเคราะห์ข้อมูลของผู้สมัครงานเกี่ยวกับสถิติที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาบุคลากรได้ ไม่ว่าจะเป็น อัตราการสมัครงาน, การวิเคราะห์แหล่งที่มาของผู้สมัครงาน, การวัดประสิทธิภาพของกระบวนการสรรหา และติดตามความสำเร็จในการสรรหาบุคลากร คุณสมบัตินี้ HR สามารถนำรายงานมาปรับปรุงกลยุทธ์การสรรหาบุคลากรของบริษัทให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้

4. ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน

ระบบ ATS ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานด้วยตนเองของ HR เช่น การตกหล่นของการติดต่อผู้สมัครงาน และการบันทึกข้อมูลผิดพลาด

5. อำนวยความสะดวกให้กับผู้สมัครงาน

ระบบ ATS บางระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเข้ากับเครือข่ายเว็บไซต์และโซเชียลมีเดียสำหรับการประกาศรับสมัครพนักงานได้ โดย HR Recruitment สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์แหล่งที่มาของข้อมูลของผู้สมัครจากฐานข้อมูล และนำมาปรับปรุงกลยุทธ์ขององค์กรได้

6. ให้ข้อมูลเกี่ยวกับกฎระเบียบขององค์กร

ระบบ ATS บางระบบสามารถรวบรวมกฎระเบียบขององค์กร กฎหมายแรงงาน รวมถึงข้อมูลกฎระเบียบขององค์กรที่พนักงานพึงทราบและพึงปฏิบัติเอาไว้ในระบบให้ HR สามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น ส่งผลให้กระบวนการสรรหาบุคลากรทุกขั้นตอนมีความเป็นธรรม และโปร่งใสมากที่สุด

สรุป ระบบ ATS คืออะไร สำคัญกับงาน HR อย่างไร?

โดยสรุปแล้ว ระบบ ATS หรือระบบติดตามผู้สมัครงาน เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการทำงานของ HR ที่ช่วยให้การบริหารจัดการข้อมูลของผู้สมัครงานให้เป็นระบบ และ HR สามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้น การใช้ระบบ ATS ช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อนของ HR และเพิ่มโอกาสในการค้นหาผู้สมัครงานที่มีคุณภาพที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานได้อีกด้วย

โดยโปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft มีฟังก์ชันระบบติดตามผู้สมัครงาน ตั้งแต่ประกาศรับสมัครงาน, รายชื่อผู้ที่สมัครงาน ไปจนถึงผลการคัดเลือก HR สามารถตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ได้แบบ Real Time ระบบสามารถนัดวัน-เวลา การสัมภาษณ์งานผ่านระบบออนไลน์และส่งข้อมูลการนัดสัมภาษณ์ผ่านอีเมลที่ผู้สมัครงานได้แจ้งไว้เบื้องต้นได้ง่าย ๆ อีกด้วย