หลายธุรกิจได้ตัดสินใจเลือกใช้ระบบ ERP โดยการเริ่มต้นใช้งานระบบ ERP นั้น มีขั้นตอนสำคัญอะไรบ้างมาดูกันในบทความนี้

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

6 ขั้นตอนสำคัญในการเริ่มต้นใช้งานระบบ ERP

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญแทบจะทุกด้านของธุรกิจ ทำให้การแข่งขันมีความเข้มข้นมากยิ่งขึ้น ธุรกิจอุตสาหกรรมต่างๆ ต้องหาเครื่องมือ เช่น ERP Sysstem เข้ามาช่วยเพื่อให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน และหลังจากตัดสินใจใช้ระบบ ERP แล้วนั้น มีขั้นตอนสำคัญๆ ในการเริ่มต้นใช้งานระบบ ดังนี้

1. เตรียมความพร้อมพนักงาน

เป็นขั้นตอนก่อนการนำระบบเข้ามาปรับใช้ในองค์กร โดยการเปิดรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน พูดคุยถึงปัญหาในการทำงาน ก่อนที่จะจัดทำเกณฑ์ในการใช้ระบบ ERP อย่างเหมาะสม ควรจัดตั้งทีมงาน จากหัวหน้างานหรือผู้ที่รู้ระบบภาพรวมในการทำงาน เช่น ผู้จัดการฝ่ายบัญชี, ผู้จัดการโรงงาน และผู้จัดการคลังสินค้า เพื่อประสานงานกับทั้งพนักงานในองค์กรและผู้ดูแลติดตั้งระบบ ERP หาแนวทางร่วมกันในการนำระบบมาปรับใช้งานให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

2. คัดเลือกผู้ใช้งานระบบ ERP ให้เหมาะสม

หลังจากเตรียมความพร้อมทั้งในด้านพนักงานและผู้ติดตั้งระบบ ERP แล้ว ควรนำข้อมูลเหล่านั้นมาหาข้อสรุปในการเลือกระบบ ERP และกำหนด Requirements หรือความต้องการใช้งานระบบให้ชัดเจน พร้อมทั้งกำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ในการใช้งานให้ชัดเจนด้วย เพื่อที่จะคัดเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม ตรงตามความต้องให้มากที่สุดและลดขั้นตอนในการเดินเอกสารหรือเพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้สะดวก

3. กำหนดขั้นตอนการดำเนินงาน พร้อมผู้รับผิดชอบ

หลังจากคัดเลือกผู้ใช้งานระบบเรียบร้อยแล้ว ทีมงานควรกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานในส่วนของระบบ ERP และบทบาทของผู้ที่จะต้องใช้งานระบบ พร้อมผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน เพื่อให้การทำงานของ ERP สอดคล้องกับระบบการทำงานเดิมในองค์กร เช่น ขั้นตอนการเดินเอกสาร อนุมัติเอกสาร และจัดเก็บเอกสาร เป็นต้น พร้อมกับบทบาทลำดับขั้นก็ต้องชัดเจนด้วย เพื่อให้การอนุมัติเอกสาร เป็นไปตามระบบและโครงสร้างองค์กรอย่างเหมาะสม

4. เตรียมความพร้อมข้อมูล

แน่นอนว่าทุกองค์กรย่อมมีระบบการจัดเก็บเอกสารเดิมอยู่แล้ว การโยกย้าย ถ่ายโอนข้อมูลจะต้องผ่านการเตรียมการให้เป็นระบบ เพื่อลดโอกาสในการเกิดความผิดพลาดให้ดีที่สุด

5. ทดสอบระบบ ERP ก่อนใช้งานจริง

การถ่ายโอนข้อมูล จำเป็นต้องมีการทดสอบระบบก่อนเริ่มใช้งาน เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ และดูความลื่นไหลของการทำงานในระบบ ERP ในระหว่างการติดตั้ง

6. จัดอบรมการใช้งานระบบ ERP ให้แก่พนักงานที่เกี่ยวข้อง

หลังจากที่ระบบ ERP พร้อมใช้งานแล้ว ขั้นตอนสำคัญคือการฝึกอบรม (Training) ให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด สามารถร่วมใช้งานระบบ ERP ได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพให้มากที่สุด ซึ่งในช่วงแรกที่มีการเปลี่ยนแปลงนี้ อาจยังมีข้อผิดพลาด Human Error เหตุเพราะพนักงานยังใช้งานได้ไม่คล่อง และยังไม่คุ้นชิน แต่หลังจากใช้งานไประยะหนึ่ง ก็จะสามารถทำงานร่วมกับการใช้ระบบ ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นแน่นอน

สรุปขั้นตอนสำคัญในการเริ่มต้นใช้งานระบบ ERP

การเริ่มต้นใช้งาน ระบบ ERP นั้น หากเตรียมความพร้อมตาม 6 ขั้นตอนสำคัญนี้ให้ดี ก็จะสามารถใช้งานระบบได้อย่างคุ้มค่าและตอบโจทย์ให้กับการทำงานในองค์กรได้เป็นอย่างดี ส่งผลให้องค์กรสามารถเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขันได้มากยิ่งขึ้นอีกด้วย