“Workflow” ระบบที่ช่วยให้การจัดการเรื่องเอกสารกลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น ระบบนี้จะสามารถช่วยเหลืองาน HR และองค์กรได้อย่างไร ไปหาคำตอบได้จากบทความนี้

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ทำความรู้จักกับ “Workflow”

Workflow คือ ระบบที่เข้ามาช่วยในกระบวนการจัดการเรื่องเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติเอกสาร หรือการตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ เป็นต้น ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีระบบ แบบแผน ทำงานแบบมีขั้นตอน และที่สำคัญคือ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้สั้นลงอีกด้วย เพราะเรื่องเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องเล็กน้อยที่จะมองข้ามได้ แม้จะอยู่ภายใต้องค์กรเดียวกัน แต่รายละเอียดการจัดการเอกสารของแต่ละแผนกและขั้นตอนการทำงานก็ย่อมมีความย่อมมีความแตกต่างกัน

เหตุผลที่องค์กรควรเลือกใช้ระบบ Workflow มาช่วยในการทำงาน

ผู้บริหารมองเห็นภาพรวม

Workflow ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงาน ทำให้สามารถลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการทำงานได้ การลดขั้นตอนในการทำงานจะทำให้พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น บางขั้นตอนอาจจะทำควบคู่กันไปได้โดยไม่ต้องรอดำเนินการตามขั้นตอน

การมอบหมายงาน

แต่ละงานสามารถมอบหมายไปยังพนักงานที่มีทักษะ ความรู้ ความสามารถที่เหมาะสมกับงานนั้น ๆ ได้ แทนที่จะมอบหมายงานนั้น ๆ ให้กับพนักงานที่ว่างหรือไม่มีอะไรทำ ซึ่งการทำเช่นนี้ อาจส่งผลเสียต่อคุณภาพของงานชิ้นนั้นได้

การวางแผนธุรกิจและกลยุทธ์

ผู้บริหารสามารถวางแผนธุรกิจ และสร้างกลยุทธ์ใหม่ ๆ เพื่อช่วยพัฒนาองค์กรให้ดำเนินธุรกิจให้เติบโตต่อไปได้ โดยไม่ต้องกังวลในการมาควบคุมงานระดับปฏิบัติการทั่วไป อีกทั้งยังไม่ต้องกังวลในการต้องมาแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นแต่ละวันอีกด้วย

ความถูกต้องของข้อมูล

การทำงานตามขั้นตอนที่วางไว้ ทำให้ผู้บริหารและพนักงานมั่นใจว่าทุกกระบวนการทำงานจะดำเนินไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และเสร็จสมบูรณ์ (โดยเฉพาะงานที่อาจจะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย) อีกทั้งการใช้ Workflow พนักงานต้องมีการตรวจสอบทุกขั้นตอนโดยละเอียด จึงจะดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้

ลดการใช้เอกสารและติดตามเอกสาร

Workflow ถือเป็นระบบที่อำนวยความสะดวกให้กับ HR ลดเรื่องการใช้เอกสารและติดตามเอกสาร อีกทั้งยังช่วยลดขั้นตอนการทำงาน และทำให้ HR มีเวลาในการทำงานอื่น ๆ มากยิ่งขึ้น ส่งผลให้การส่งต่องานมีลำดับขั้นตอนภายใต้กระบวนการ Workflow ทำให้ไม่มีงานค้างหรืองานตกหล่นในขั้นตอนใดได้

หัวหน้างานสามารถตรวจสอบงานได้

หัวหน้างานสามารถติดตามงานได้ทันที ทำให้หัวหน้างานมองเห็นภาพรวมของกระบวนการการทำงานในทุกขั้นตอน ส่งผลให้หัวหน้าสามารถบริหารจัดการงานได้ตลอดทั้งกระบวนการการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบงาน หากเกิดปัญหาในขั้นตอนใด หัวหน้างานสามารถแก้ไขได้ทันท่วงที

การตรวจสอบข้อมูล

การตรวจสอบข้อมูลนั้น สามารถทำได้ง่าย ๆ เนื่องจาก Workflow มีการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล

ทำให้มีการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้มีการดำเนินการอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ ทำให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา

ข้อดีของการจัดการเอกสารผ่านระบบ Workflow

องค์กรที่มีการนำระบบ Workflow เข้ามาใช้ในการทำงาน ย่อมส่งผลให้ผลงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องจากพนักงานทำงานตามลำดับขั้นตอน การทำงานก็จะรวดเร็ว และสามารถตรวจสอบกระบวนการการทำงานได้ละเอียดมากยิ่งขึ้น วันนี้เรามีข้อดีของระบบ Workflow มาฝาก ไปดูกันเลย

สร้างความปลอดภัย

Workflow สร้างความปลอดภัย โดยได้กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารทุกประเภทสำหรับบุคคลภายในองค์กร

ค้นหาเอกสารง่าย

Workflow มีกระบวนการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ สามารถค้นหาเอกสารเพื่อนำมาใช้งานได้ง่าย ๆ

จัดการเรื่องเอกสารให้อัตโนมัติ

Workflow มีการจัดการเรื่องการเดินเอกสารให้อัตโนมัติ หากต้องการแก้ไขข้อมูล ก็สามารถปรับระบบแก้ไขได้จากโมเดลสำเร็จรูปที่ได้จัดทำไว้

ลดต้นทุนระยะยาว

Workflow ช่วยลดต้นทุนและประหยัดงบประมาณให้กับองค์กร ไม่ว่าจะเป็น การลดต้นทุนในการเก็บเอกสาร หรือรายจ่ายที่ไม่มีความจำเป็น เช่น งบประมาณของกระดาฐในการจัดทำเอกสาร และค่าอุปกรณ์เครื่องเขียน เป็นต้น

สรุป 7 เหตุผลที่องค์กรควรเลือกใช้ระบบ Workflow มาช่วยในการทำงาน

เป็นอย่างไรกันบ้างคะ กับ 7 เหตุผลที่องค์กรควรเลือกใช้ระบบ Workflow มาช่วยในการทำงานนับว่า Workflow เป็นระบบที่สามารถช่วยเหลืองาน HR และองค์กรได้อย่างแท้จริง เนื่องจากระบบนี้ เป็นระบบที่ช่วยในการจัดการเรื่องเอกสาร รวมไปถึงการอนุมัติ และการตรวจสอบขั้นตอนต่าง ๆ ในการทำงานได้ หากองค์กรนำระบบ Workflow มาปรับใช้ในการทำงาน ก็จะช่วยประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไปได้ แน่นอนว่าสิ่งนี้ก็จะส่งผลดีต่อพนักงาน ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น