การส่งจดหมายเตือนพนักงานด้วยโปรแกรม HR ที่เป็นเครื่องมือง่าย ๆ แต่ทรงพลังนั้น มีวิธีการอย่างไรมาดูกัน

จดหมายเตือนพนักงานคืออะไร
	ในทุก ๆ องค์กรจะมีทั้งพนักงานที่ดี ขยันขันแข็ง และพนักงานที่ไม่มีระเบียบวินัยมากนัก ระบบการตักเตือนด้วยจดหมายเตือน จากโปรแกรม HR จึงเป็นเครื่องมือหนึ่งที่กระตุ้นให้พนักงานตระหนักถึงความผิดของตัวเอง อย่างไรก็ตาม บางครั้งการตักเตือนด้วยวาจาอย่างเดียวก็คงไม่พอ หากความผิดนั้นร้ายแรงจนส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงาน หนึ่งในเครื่องมือง่าย ๆ แต่ทรงพลังที่หลายองค์กรเลือกใช้ก็คือ จดหมายเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงานผ่านโปรแกรม HR นั่นเอง ซึ่งเป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจจ้างเท่านั้น และจะออกให้แก่พนักงานหรือลูกจ้างที่ต้องการจะแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการ ผ่านลายลักษณ์อักษร โดยมีสาเหตุได้หลากหลาย ดังเช่น
   • การมาสายของพนักงาน
   • การขาดงานของพนักงาน 
   • พนักงานที่ปฏิบัติงานผิดพลาด 
   • พนักงานทำผิดระเบียบวินัย 
   • พนักงานที่ทำผิดทางกฎหมายอย่างการล่วงละเมิดทางเพศ
	นั่นทำให้จดหมายเตือนพนักงานมีส่วนเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงาน นำไปสู่การเป็นหลักฐานประกอบการตัดสินใจเลิกจ้างได้ด้วย และช่วงเวลาในการออกจดหมายเตือนพนักงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือ การออกเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุการณ์ใด ๆ ขึ้นมา เพื่อที่ว่าพนักงานจะยังตระหนักถึงความผิดของตัวเอง และอาจลดการปะทะทางอารมณ์ระหว่างการตักเตือนในทางอ้อมด้วย พนักงานก็จะปรับปรุงตัวได้ทันที โดยการส่งจดหมายเตือนที่รวดเร็วที่สุดนั้น สามารถทำได้ผ่านโปรแกรม HR HumanSoft เพราะเป็นการส่งจดหมายเตือนได้ออนไลน์แบบ Real Time ทำไห้พนักงานสามารถดูข้อมูลจดหมายเตือนได้ในทันที

ขั้นตอนการส่งจดหมายเตือน ผ่านโปรแกรม HR HumanSoft
	ในปัจจุบันที่องค์กรส่วนใหญ่ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในงานบริหารงานบุคคล โดยเฉพาะโปรแกรม HR ซึ่งเป็นการจัดการงานแบบออนไลน์ สามารถช่วยให้งานของ HR สะดวกรวดเร็วมากขึ้น รวมไปถึงการส่งจดหมายเตือนออนไลน์ ผ่านโปรแกรม HR HumanSoft ด้วยเช่นกัน โดยการส่งจดหมายเตือนผ่านโปรแกรม HR HumanSoft มีขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้

	1. เมนูจดหมายเตือน
	ขั้นตอนการส่งจดหมายเตือนผ่านโปรแกรม HR HumanSoft ได้ง่าย ๆ โดยไปที่เมนูจดหมายเตือน แล้วจะพบข้อมูลจดหมายเตือนของพนักงานทั้งหมดแสดงที่หน้าแรก พร้อมกับมีระบบค้นหาจดหมายเตือนเฉพาะบุคคลโดยเลือกข้อมูลวันที่ รายชื่อพนักงานและประเภทจดหมายเตือน แล้วกดปุ่ม “ค้นหา” หลังจากนั้นจะแสดงจดหมายเตือนของพนักงานที่ได้เลือกไว้


	2. เพิ่มจดหมายเตือน
	การเพิ่มข้อมูลจดหมายเตือนใหกับพนักงาน ว่าถูกเตือนเรื่องอะไร เนื่องจากสาเหตุใดนั้น สามารถทำได้โดยกดที่ปุ่ม  “เพิ่มข้อมูล” จากนั้น โปรแกรม HR HumanSoft จะแสดงช่องให้ใส่ข้อมูลต่าง ๆ ของจดหมายเตือนได้แก่ วันที่ ประเภท พนักงาน รายละเอียดเพิ่มเติม และยังสามารถเพิ่มเอกสารและรูปภาพเพื่อเป็นหลักฐานได้อีกด้วย จากนั้นกดปุ่ม “บันทึก” แล้วจดหมายเตือนจะไปแสดงที่ข้อมูลของพนักงานคนนั้น


	3. ดูข้อมูลและแก้ไขจดหมายเตือน
	หาก HR หรือนายจ้างที่เพิ่มจดหมายเตือน ไว้เรียบร้อยแล้ว แต่อยากแก้ไขรายละเอียด แนบหลักฐานเพิ่มเติม หรือลบจดหมายเตือนนี้ สามารถทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว โดยกดไปที่ปุ่มสัญลักษณ์ลิงก์ โปรแกรม HR จะแสดงข้อมูลจดหมายของบุคคลนั้นขึ้นมา และสามารถลบ หรือแก้ไขข้อมูลของจดหมายเตือนนั้น ได้ที่ปุ่ม “ลบ” และ “แก้ไข” ได้เลย


	4. พนักงานดูข้อมูลจดหมายเตือนผ่านแอปพลิเคชัน
	ในส่วนของพนักงานสามารถดูข้อมูลจดหมายเตือนด้วยตนเอง ผ่านทางแอปพลิเคชั่นของโปรแกรม HR HumanSoft ได้ตลอดทุกที่ทุกเวลา

สรุปการส่งจดหมายเตือนพนักงานผ่านโปรแกรม HR ดีอย่างไร
	การตักเตือนคือสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรควรกระทำในเวลาที่พนักงานกระทำความผิดหรือพฤติกรรมการปฎิบัติงานไม่เหมาะสม และเมื่อการตักเตือนด้วยวาจาไม่เกิดผลใด ๆ แล้ว จดหมายเตือนพนักงานผ่านโปรแกรม HR HumanSoft จึงเป็นอีกเครื่องมือสำคัญที่ HR สามารถนำมาใช้งานได้ เพราะการส่งจดหมายเตือนผ่านโปรแกรม HR HumanSoft นั้น มีข้อดีมากมาย ดังเช่น
    • มีความสะดวกรวดเร็วกับทุกฝ่าย
    • สามารถลดสภาพแวดล้อมที่กดดันหรืออึดอัดใจให้กับพนักงานได้
    • ดูข้อมูลจดหมายเตือนผ่านแอปพลิเคชั่นได้อย่างง่ายดาย
    • แก้ไขข้อมูลจดหมายเตือนได้แบบ Real Time
    • สามารถนำไปเป็นหลักฐานได้
	ดังนั้นการส่งจดหมายเตือนพนักงานผ่านโปรแกรม HR HumanSoft จึงเป็นเครื่อมือสำคัญที่จจะทำให้องค์กรบริหารงานบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเติบโตไปด้วยกัน