สิ้นเดือนเหมือนสิ้นใจ สิ้นเดือนทีไรปวดหัวกับการทำ Payroll ทุกที ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปรู้จักกับขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือน ว่ามีอะไรบ้าง

อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม:

การทำ Payroll คืออะไร

การทำ Payroll หรือ การทำเงินเดือนให้พนักงาน คือกระบวนการจัดการและคำนวณเงินเดือนที่นายจ้างหรือฝ่าย HR ต้องดำเนินการในแต่ละเดือน ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบและประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ เช่น

เวลาการทำงาน
ค่าโอที
ภาษี
ประกันสังคม
จัดทำสลิปเงินเดือน
รายรับและรายจ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำมาคำนวณเพื่อให้ได้ยอดเงินเดือนที่ถูกต้อง และจ่ายเงินเดือนให้พนักงานอย่างครบถ้วนในทุก ๆ เดือน

ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรบ้าง

การทำ Payroll ในแต่ละเดือนมีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

1. รวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร

ขั้นตอนแรกของการทำ Payroll คือการรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงาน เช่น การลงเวลาการทำงาน เพื่อเช็กสถานะการขาด ลา มาสาย รวมถึงจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลา (OT) เนื่องจากบางกิจการอาจมีการใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องตอกบัตร หรือการเซ็นชื่อเข้างาน จึงจำเป็นต้องทำการเก็บรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงาน ซึ่งข้อมูลการทำงานเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้องและแม่นยำ

2. รวบรวมเอกสารรายรับรายจ่ายของพนักงาน

ขั้นตอนถัดไปคือการรวบรวมเอกสารเกี่ยวกับรายรับ-รายจ่ายของพนักงาน กรณีที่บริษัทมอบสวัสดิการให้พนักงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ หรือค่าอาหาร เมื่อถึงสิ้นเดือน นายจ้างหรือฝ่าย HR จะต้องตรวจสอบและรวบรวมหลักฐานการเบิกสวัสดิการเหล่านี้ เพื่อใช้ในการคำนวณและจ่ายเงินเดือนอย่างถูกต้อง

3. คำนวณเงินเดือนให้พนักงาน

ขั้นตอนถัดไปของการทำ Payroll ซึ่งถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด คือการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน โดยเริ่มคิดจากข้อมูลที่เราได้รวบรวมมาทั้งข้อมูลการทำงาน เช่น เงินเดือน โอที และข้อมูลรายรับรายจ่ายของพนักงาน (ถ้ามี) เมื่อคิดเงินเดือนให้พนักงานอย่างถูกต้องแล้ว

ถัดไปคือการคำนวณเพื่อหักประกันสังคม และภาษี ตามที่กฎหมายกำหนด จากนั้นจะได้ ยอดเงินเดือนสุทธิ ซึ่งเป็นจำนวนที่บริษัทต้องจ่ายให้แก่พนักงาน

4. ตรวจสอบความถูกต้อง

ขั้นตอนนี้เราจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของผลการคำนวณเงินเดือนพนักงานอย่างละเอียดอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลผิดพลาดหรือมียอดเงินที่ขาดหรือเกิน

5. จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน

หลังจากคิดเงินเดือนพนักงานถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ต่อมาคือการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ซึ่งแต่ละบริษัทก็มีวิธีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานที่ต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับนโยบายและความสะดวกของแต่ละองค์กร บางบริษัทก็อาจจ่ายเงินเดือนให้พนักงานด้วยวิธีการจ่ายเป็นเงินสดให้พนักงานโดยตรง หรือบางบริษัทก็ใช้วิธีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานด้วยการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร

6. ทำรายงานภาษีและยื่นภาษี

จัดทำรายงานภาษีประจำเดือนหรือภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) และทำการยื่นภาษีภายใน 7 วันของเดือนถัดไป นับตั้งแต่สิ้นเดือนที่จ่ายเงิน กรณียื่นแบบกระดาษ และขยายเป็นภายใน 15 วัน กรณียื่นแบบออนไลน์

7. ทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคม

จัดทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคมภายใน 15 วันของเดือนถัดไป โดยนายจ้างจะต้องทำการหักเงินเดือนพนักงาน และนำส่งเงินสมทบประกันสังคม

ไม่อยากปวดหัวกับการทำ Payroll ลองใช้บริการรับทำเงินเดือน HumanSoft

การทำ Payroll หรือการทำเงินเดือนให้พนักงานในแต่ละเดือนอาจเป็นงานที่ซับซ้อนและเต็มไปด้วยรายละเอียดต่าง ๆ มากมายที่ชวนให้ปวดหัว หากไม่จัดการอย่างเป็นระบบหรือไม่มีความรู้ความเชี่ยวชาญด้านการคิดเงินเดือนพนักงาน อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่ส่งผลต่อทั้งองค์กรและพนักงาน

แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการใช้บริการรับทำเงินเดือนจาก HumanSoft ผู้ช่วยสำคัญที่มาช่วยจัดการเรื่องการทำ Payroll ให้เป็นเรื่องง่าย และลดความซับซ้อนในการทำ Payroll ด้วยบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน คำนวณภาษี ประกันสังคม จัดทำรายงานภาษี รายงานประกันสังคม และอื่น ๆ ที่ช่วยให้การทำ Payroll ง่ายขึ้น ประหยัดเวลา และลดความยุ่งยากในการทำ Payroll

สรุปมัดรวม ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรบ้าง

การทำ Payroll หรือการคำนวณเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและมีรายละเอียดมากตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร, รวบรวมเอกสารรายรับรายจ่ายของพนักงาน, คำนวณเงินเดือนให้พนักงาน, ตรวจสอบความถูกต้อง, จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน, ทำรายงานภาษีและยื่นภาษี และทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคม โดยขั้นตอนเหล่านี้ต้องอาศัยความรู้และความชำนาญเป็นอย่างสูง

เพราะการทำ Payroll ไม่ใช่เรื่องง่าย หากท่านต้องการผู้เชี่ยวชาญด้านการคำนวณเงินเดือน สามารถใช้บริการรับทำเงินเดือนจาก HumanSoft ที่ช่วยดูแลทุกขั้นตอนของการทำ Payroll อย่างครบวงจร ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญมืออาชีพจาก HumanSoft ช่วยให้คุณประหยัดเวลา ลดความซับซ้อน มั่นใจได้ว่าการทำ Payroll เป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ สามารถปรึกษาฟรีได้เลย