HR ต่างทราบกันดีว่างาน HR นั้นยากและซับซ้อน โปรแกรม payroll ฟรี สามารถช่วยแบ่งเบาภาระงานของ HR ได้จริงอย่างไร มาดูกันได้ในบทความนี้เลย

โปรแกรม payroll ฟรี กับการคำนวณเงินเดือนแบบเก่าต่างกันอย่างไร? 

     ในอดีตธุรกิจต่าง ๆ มีการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานในรูปแบบ Manual โดยพนักงานลงเวลาผ่านบัตรตอก หรือให้เซ็นชื่อเข้า-ออกงาน และทุกสิ้นเดือนหรือทุก ๆ วัน HR จะต้องมารวบรวม ตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานเพื่อมาคีย์เวลาให้กับพนักงานใน Excel ทำให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและเสียเวลาเป็นอย่างมาก ปัจจุบันจึงมีโปรแกรมที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับ HR ในเรื่องของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ การจัดการเวลาให้กับพนักงาน อีกทั้งยังมีให้ทดลองใช้งานฟรี เพื่อประกอบการตัดสินใจและเลือกโปรแกรมให้เหมาะสมกับโครงสร้างและการบริหารงานขององค์กรได้อีกด้วย

การคำนวณเงินเดือนแบบเก่าเป็นอย่างไร?

     หลาย ๆ ท่านคงทราบกันดีว่าการคำนวณเงินเดือนในรูปแบบเก่าจะเป็นการให้พนักงานลงเวลาการทำงานในรูปแบบการลงเวลาผ่านเครื่องตอกบัตร หรือเซ็นชื่อเพื่อลงเวลา พนักงานจะต้องต่อแถวเพื่อรอลงเวลา ทำให้เกิดปัญหาในเรื่องของการลงเวลาแทนกัน หรือพนักงานไม่ลงเวลาตามจริง ส่งผลให้ HR ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ได้ยาก นอกจากนี้ HR ยังต้องคำนวณภาษี ประกันสังคมอีกด้วย จึงต้องผ่านหลายโปรแกรมก่อนจะมากรอกข้อมูลลงระบบให้กับพนักงาน ซึ่งส่งผลให้ข้อมูลการคำนวณเงินเดือนมีโอกาสเกิดความคลาดเคลื่อนได้

    ในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน ซึ่งจะต้องจัดเก็บทั้งข้อมูลเงินเดือนของพนักงาน เอกสารส่วนตัวของพนักงาน ข้อมูลที่พักอาศัย หมายเลขบัญชีธนาคาร ซึ่งเยอะจนบางครั้งจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลที่มีมากมายหลายแฟ้ม ยิ่งมีจำนวนพนักงานมากเท่าใดก็ต้องมีแฟ้มเก็บข้อมูลพนักงานมากขึ้นเท่านั้น และใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเพิ่มขึ้นตามนั้นด้วย

     ต่อมาในส่วนของเอกสารการลาต่าง ๆ เมื่อพนักงานลางานจะต้องเขียนเอกสารการลา ซึ่งเอกสารดังกล่าวจะถูกจัดเก็บในรูปแบบแฟ้มเอกสาร และเมื่อ HR จะตรวจสอบใบลาของพนักงานแต่ละครั้ง ก็จะต้องมาค้นหาเอกสารจากกองเอกสารที่มีมากมาย ซึ่งบางครั้งอาจส่งผลให้เอกสารสูญหายหรือชำรุดได้ง่าย ทำให้เสียเวลาและเกิดข้อผิดพลาดต่างๆ ตามมาได้

โปรแกรม payroll ฟรี คืออะไรและมีการทำงานอย่างไร?

     โปรแกรม payroll ฟรี เป็นระบบที่ใช้คำนวณเงินเดือนของพนักงาน หรือ ระบบที่สามารถรวบรวมข้อมูลของพนักงานไว้ในโปรแกรมเดียว โดยสามารถให้พนักลงเวลาการทำงานด้วยแอพลงเวลาเข้างานผ่านโทรศัพท์มือถือได้ อีกทั้งยังเลือกลงเวลาการทำงานได้หลายรูปแบบ ทั้งการสแกนใบหน้า การสแกน QR Code และการตรวจสอบ GPS ของโทรศัพท์มือถือเพื่อลงเวลาการทำงาน เป็นต้น ทำให้หมดปัญหาพนักงานลงเวลาแทนกัน เพราะข้อมูลเวลาที่พนักงานมีการลงเวลาการทำงานเข้ามาจะถูกบันทึกในระบบอัตโนมัติ HR และผู้บริหารสามารถตรวจสอบการลงเวลาของพนักงานได้อย่าง Real Time จากฟังก์ชันการแจ้งเตือนการลงเวลาและสรุปเวลาเข้า-ออกงานผ่าน Line Notify 

     นอกจากนี้ในเรื่องของการคำนวณเงินเดือน โปรแกรมก็สามารถคำนวณได้ทั้งเงินเดือน ภาษี ประกันสังคมให้กับพนักงานได้อย่างรวดเร็ว การขอเอกสารต่าง ๆ ก็สามารถยื่นขอและอนุมัติเอกสารในรูปแบบออนไลน์ได้ แม้กระทั่งการตรวจสอบโควตาการลาของพนักงาน ก็สามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งพนักงานเองก็สามารถตรวจสอบโควตาการลาคงเหลือของตนเองผ่านแอปพลิเคชันได้อีกด้วย

ความแตกต่างของโปรแกรม payroll ฟรี กับ การคำนวณเงินเดือนแบบเก่า
     ในเรื่องของความแตกต่างของโปรแกรม payroll ฟรี กับการคำนวณเงินเดือนแบบเก่าสามารถเปรียบเทียบข้อมูลได้จากตารางดังนี้


ข้อดีของการใช้โปรแกรม Payroll ฟรี 

 คำนวณเงินเดือนให้กับพนักงานในคลิกเดียว โดยไม่ผ่านหลายโปรแกรม
จัดการเบี้ยขยัน ภาษี ประกันสังคมได้อย่างง่ายและสะดวก
ยื่น - อนุมัติเอกสารออนไลน์ ได้ทุกที่ทุกเวลา
ลงเวลาการทำงานได้หลากหลายรูปแบบ พร้อมคำนวณอัตโนมัติ
HR สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานได้อย่าง Real Time
โปรแกรมทำงานผ่านระบบ Cloud ที่ปลอดภัย
 
     ในเรื่องของความสะดวก รวดเร็ว ความปลอดภัยนั้น การที่โปรแกรม Payroll ฟรี มีการทำงานผ่าน Cloud System  ที่จัดเก็บข้อมูลไว้ในระบบเดียว และสามารถเรียกดูข้อมูลได้ตลอดเวลานั้น เป็นเหตุผลสำคัญอย่างหนึ่งที่องค์กรควรหันมาเลือกใช้โปรแกรม Payroll นี้


สรุปความแตกต่างโปรแกรม payroll ฟรี กับ การคำนวณเงินเดือนแบบเก่า

     จะเห็นได้ว่าโปรแกรม payroll ฟรี กับการคำนวณเงินเดือนแบบเก่านั้นมีข้อแตกต่างกันเป็นอย่างมาก ทั้งในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูล การคำนวณเงินเดือน การลงเวลาการทำงานของพนักงาน โปรแกรม payroll ฟรี จึงถือว่าเป็นเครื่องมือที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับ HR หรือเรียกได้ว่าเป็นมือขวาสำหรับ HR เลยก็ว่าได้

     อย่างไรก็ตามการเลือกโปรแกรม payroll ฟรี มาใช้งานในบริษัทจำเป็นที่จะต้องศึกษาข้อมูลและทดลองใช้ เพื่อหาโปรแกรมที่เหมาะสมและตอบโจทย์ต่อการใช้งาน หากท่านกำลังมองหาโปรแกรม payroll ฟรี อยู่ โปรแกรม HumanSoft เป็นหนึ่งทางเลือกดี ๆ ที่มีฟังก์ชันการทำงานอย่าง ครบ ง่าย สบายใจ โดยสามารถลงทะเบียนทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้ ที่นี่