ก่อนส่งข้อมูลเงินเดือนให้บริการรับทำเงินเดือนภายนอกดูแล ลองมาสำรวจกันว่าระบบความปลอดภัยในบริการ Outsourced Payroll ควรมีอะไรบ้าง

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ทำไม Security ใน Outsourced Payroll ถึงสำคัญ

ระบบ Security หรือระบบรักษาความปลอดภัย ใน Outsourced Payroll มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลส่วนตัวของพนักงานถือเป็นข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนและต้องได้รับการปกป้องอย่างเข้มงวด ไม่ว่าจะเป็นชื่อ-นามสกุล เลขบัตรประชาชน รายละเอียดบัญชีธนาคาร หรือประวัติการทำงาน หากข้อมูลเหล่านี้รั่วไหล ไม่เพียงส่งผลกระทบต่อความเป็นส่วนตัวของพนักงาน แต่ยังสร้างความเสียหายต่อความน่าเชื่อถือขององค์กร และอาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายได้

ดังนั้น เมื่อองค์กรเลือกใช้บริการ Outsourced Payroll จึงต้องมั่นใจว่าผู้ให้บริการมีระบบความปลอดภัยที่เพียงพอและได้มาตรฐาน เพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญ ทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงในระยะยาว และเสริมสร้างความมั่นใจให้ทั้งผู้บริหารและพนักงานภายในองค์กร

ข้อมูลใดบ้างที่ต้องปกป้องในระบบ Payroll

ข้อมูลที่ต้องปกป้องในระบบ Payroll คือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานและการจ่ายเงินเดือน ซึ่งล้วนเป็นข้อมูลสำคัญและมีความอ่อนไหวมาก สามารถแบ่งออกเป็นหมวดหลัก ๆ ได้ดังนี้

1. ข้อมูลส่วนบุคคล

ชื่อ-นามสกุล
เลขบัตรประชาชน / เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
ที่อยู่ / เบอร์โทรศัพท์ / อีเมล
วันเดือนปีเกิด / สถานภาพสมรส / จำนวนบุตร

2. ข้อมูลทางการเงิน

รายละเอียดบัญชีธนาคารของพนักงาน
เงินเดือนประจำ / รายได้พิเศษ / โบนัส
หักประกันสังคม / ภาษี / เงินกู้ หรือเงินหักอื่น ๆ
รายการจ่ายย้อนหลังและสลิปเงินเดือน

3. ข้อมูลด้านภาษีและประกันสังคม

เอกสารหักภาษี ณ ที่จ่าย (เช่น แบบ 50 ทวิ)
ข้อมูลที่ใช้ยื่นภาษีให้กับกรมสรรพากร
ข้อมูลประกันสังคม และการนำส่งเงินสมทบ

4. ข้อมูลด้านการจ้างงาน

ตำแหน่งงาน / แผนก
ประวัติการทำงาน / วันที่เริ่มงาน
วันลาหยุด / ขาดงาน / OT
สัญญาจ้าง / เงื่อนไขการจ้าง

เช็กระบบ Security สำคัญที่ผู้ให้บริการควรมี

นี่คือจุดสำคัญของระบบ Security ที่ควรเช็กให้ดีก่อนเลือกใช้บริการ Outsourced Payroll เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของพนักงานและองค์กรจะปลอดภัย

1. การเข้ารหัสข้อมูล

ข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลส่วนตัวของพนักงานควรถูกเข้ารหัสทั้งตอนจัดเก็บและตอนส่งผ่านระบบ เพื่อป้องกันการถูกดักจับหรือขโมยข้อมูลระหว่างทาง

2. การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง

ไม่ใช่ทุกคนควรเห็นข้อมูล Payroll ได้! ผู้ให้บริการควรมีระบบกำหนดสิทธิ์ว่าใครเข้าถึงอะไรได้บ้าง และควรมีการยืนยันตัวตนหลายชั้น เช่น การใช้รหัส OTP หรือการล็อกอินแบบ 2 ขั้นตอน เพื่อความปลอดภัยที่มากขึ้น

3. การสำรองข้อมูลและกู้คืน

หากระบบล่ม ข้อมูลหาย หรือเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ไวรัส หรือภัยธรรมชาติ ผู้ให้บริการควรมีการสำรองข้อมูลไว้อย่างสม่ำเสมอ พร้อมระบบกู้คืนที่รวดเร็ว ลดโอกาสงานหยุดชะงัก

4. มีนโยบายรักษาความปลอดภัยที่ชัดเจน

ผู้ให้บริการควรมีนโยบายความปลอดภัยที่ชัดเจน และปฏิบัติตามมาตรฐานสากล พร้อมเปิดเผยให้ลูกค้าเข้าใจถึงแนวทางการปกป้องข้อมูล

สรุป เช็กระบบ Security ใน Outsourced Payroll ก่อนเลือกใช้บริการ

ก่อนที่องค์กรจะตัดสินใจใช้บริการ Outsourced Payroll ควรให้ความสำคัญกับเรื่องระบบ Security อย่างรอบด้าน เพราะข้อมูลพนักงานเป็นสิ่งที่อ่อนไหวมาก การตรวจสอบว่าผู้ให้บริการมีระบบป้องกันที่แข็งแรง เช่น การเข้ารหัสข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง การสำรองข้อมูล และนโยบายความปลอดภัยที่ชัดเจน จะช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะไม่รั่วไหลหรือนำไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม ทั้งยังเป็นการป้องกันความเสี่ยงทางกฎหมาย และเสริมความน่าเชื่อถือให้แก่องค์กรในระยะยาวอีกด้วย