การสร้างแผนผังองค์กรคือหนึ่งสิ่งที่ HR ต้องทำ และหนึ่งในวิธีการสร้างแผนผังออนไลน์อย่างง่ายๆ ด้วย Canva โดยมีวิธีการอย่างไรบ้าง มาดูกัน

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

แผนผังองค์กรออนไลน์ คืออะไร

หลายคนทราบกันอยู่แล้วว่า แผนผังองค์กรหรือ organization chart (org chart ) คือ การแสดงโครงสร้างองค์กรและการจัดระเบียบขององค์กรในรูปแบบของแผนภาพหรือแผนผังที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่าง ๆ ขององค์กร เช่น แผนภาพของบริษัท, องค์กรธุรกิจ, หน่วยงานราชการ, หรือองค์กรในส่วนต่าง ๆ ที่มีการเกี่ยวข้องภายในตนเอง

ส่วนแผนผังองค์กรออนไลน์นั้นคือ แผนผังองค์กรที่ถูกสร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มออนไลน์หรือบนเว็บไซต์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างและแสดงโครงสร้างขององค์กรได้ในรูปแบบต่างๆ อาทิเช่นแผนภาพองค์กร, แผนผังภาพหลัก, แผนภาพองค์กรแบบต่าง ๆ ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการแสดงข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่าง ๆ ขององค์กรให้เข้าใจง่ายและชัดเจน

ซึ่งการใช้แผนผังองค์กรออนไลน์จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไขแผนผังได้ในทันที และสามารถแชร์หรือนำแผนผังไปใช้งานร่วมกับผู้อื่นได้ง่ายดาย นอกจากนี้ ยังช่วยให้ทีมงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจโครงสร้างและการทำงานขององค์กรได้ดียิ่งขึ้น และเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการวางแผน, จัดการ, และพัฒนาองค์กรอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพสูงขึ้นได้ในองค์กรที่มีขนาดใหญ่หรือมีโครงสร้างซับซ้อนอีกด้วย

วิธีสร้างแผนผังองค์กรออนไลน์ง่ายๆ ด้วย Canva

โปรแกรม Canva เป็นแพลตฟอร์มการออกแบบกราฟิกที่ให้บริการเครื่องมือออกแบบและสร้างภาพประกอบต่าง ๆ ออนไลน์ และสามารถใช้งานได้ฟรี (มีแพ็คเกจบางอย่างที่มีค่าใช้จ่าย) โดยมีหลากหลายเทมเพลตที่สามารถใช้งานเพื่อสร้างภาพประกอบ แผนผังองค์กร, โปสเตอร์, โบรชัวร์, โลโก้, ภาพสไลด์สำหรับโปรเจ็คต่าง ๆ เป็นต้น ซึ่งในที่นี้จะนำมาสร้างแผนผังองค์กรออนไลน์แบบง่ายๆ โดยมีวิธีการดังนี้

1. เข้าสู่เว็บไซต์ Canva

สามารถเข้าใช้บนอุปกรณ์มือถือ หรือ คอมพิวเตอร์ ได้ โดยสามารถเข้าไปที่ www.canva.com เพื่อลงชื่อเข้าใช้หรือสร้างบัญชีใหม่ (กรณีที่ยังไม่มีบัญชี)

2. ค้นหาเทมเพลตของแผนผังองค์กร

ทำการค้นหา "Organizational Chart" หรือ "แผนผังองค์กร" ในช่องค้นหาของ Canva เพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

3. เลือกและปรับแต่งเทมเพลต

เมื่อคุณเลือกเทมเพลตที่ต้องการแล้ว จะสามารถแก้ไขและปรับแต่งแผนผังตามที่ต้องการได้ ด้วยการเปลี่ยนแปลงลำดับ, เพิ่มหรือลบกล่อง, เปลี่ยนขนาด, เปลี่ยนสี, และเพิ่มข้อความเพื่อให้แผนผังเข้ากับข้อมูลและโครงสร้างองค์กรอย่างถูกต้องครบถ้วน

4. เพิ่มรายละเอียดและข้อมูล

เพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละบุคคลหรือส่วนขององค์กรลงในแผนผัง รวมถึงชื่อ, ตำแหน่ง, หน้าที่, และข้อมูลเพิ่มเติมตามที่ต้องการให้แผนผังมีความครบถ้วน

ซึ่งในส่วนของข้อมูลของแต่ละบุคคลในแต่ละแผนกนั้น หากเป็นองค์กรที่มีการใช้โปรแกรมคิดเงินเดือนก็จะสามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ แบบสรุปได้ทันทีจากโปรแกรม ดังเช่นการเรียกดูข้อมูลสรุปต่างๆ จากโปรแกรม HumanSoft ที่สามารถเลือกดูข้อมูลได้อย่างหลากหลาย ทั้งแบบ Export ไฟล์ออกมา หรือ ดูผ่านออนไลน์ Dashboard ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดายและสะดวกรวดเร็วเพิ่มมากขึ้น

5. บันทึกและแชร์

เมื่อแผนผังองค์กรถูกปรับแต่งและเพิ่มข้อมูลครบถ้วนแล้ว, ให้คลิกที่ปุ่ม "บันทึก" เพื่อบันทึกแผนผังองค์กรไว้ใน Canva หรือสามารถดาวน์โหลดในรูปแบบต่าง ๆ เช่น PNG, JPG, PDF เพื่อนำไปใช้งานทั้งในด้านเอกสารและการพิมพ์ หรือสามารถแชร์กับไฟล์นี้ให้กับเพื่อนร่วมทีมหรือผู้อื่นได้อีกด้วย

Canva เป็นเครื่องมือที่มีความสะดวกสบายและมีความสามารถในการปรับแต่งแผนผังองค์กรอย่างง่ายดายและมีหลากหลายเทมเพลตที่คุณสามารถเลือกใช้ในการสร้างแผนผังขององค์กรของคุณได้ตามที่ต้องการ

สรุปวิธีสร้างแผนผังองค์กรออนไลน์ง่ายๆ ฟรี ด้วย Canva

การสร้างแผนผังองค์กรนั้นเป็นงานที่ HR ล้วนต้องทำ เมื่อมีตัวช่วยที่เป็นเครื่องมือในการสร้างแผนผังองค์กรได้อย่างง่ายดาย พร้อมกับการเรียกดูข้อมูลจากโปรแกรม HumanSoft ที่สะดวกรวดเร็ว ทำให้ HR สามารถสร้างแผนผังองค์กรแล้วนำไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวกรวดเร็วมากขึ้น ทำให้ HR สามารถนำเวลาที่เหลือไปพัฒนาและแก้ไขปัญหาการทำงานในด้านอื่นๆ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้