ระบบลงเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานในปัจจุบันนั้นมีมากมายหลายรูปแบบให้เลือกใช้งาน แต่ทำไมองค์กรสมัยนี้ต้องเลือกใช้ระบบลงเวลาแบบออนไลน์นั้น ในบทความนี้มีคำตอบ

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงานออนไลน์

ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงานออนไลน์ (Online Time Attendance Management) คือระบบที่ใช้ในการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานแบบอัตโนมัติ ผ่านอุปกรณ์ดิจิทัลต่างๆ ตั้งแต่ เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Scanner), สมาร์ทโฟน (Smart Phone), แท็บเล็ต (Tablet), ตลอดจนอุปกรณ์ต่างๆ ที่สามารถยืนยันตัวตนผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจน ปลอดภัย และเชื่อมต่อสู่ระบบข้อมูลกลางอย่างระบบคลาวด์ (Cloud System) ได้ ซึ่งการยืนยันตัวตนนี้สามารถใช้ได้แบบ Real Time จากที่ไหนก็ได้ และยังสามารถประมวลผลได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว ทำให้ใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าระบบเดิมๆ

นอกจากจะอุปกรณ์การลงเวลาที่หลากหลายแล้ว รูปแบบการลงเวลาก็ยังมีมากมายหลากหลายให้เลือกใช้งานตามความเหมาะสมด้วย ดังเช่น

การตรวจสอบใบหน้า: พนักงานใช้ใบหน้าสแกนเพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน
การใช้ GPS: พนักงานบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านมือถือ
โดยใช้ GPS ระบุตำแหน่ง
การเช็กอิน: พนักงานเช็กอินผ่านแอปพลิเคชัน
หรือเว็บไซต์ขององค์กร
การใช้ Beacon: พนักงานบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน
โดยใช้ Beacon
การใช้ Wi-Fi: พนักงานบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน
เมื่อเชื่อมต่อกับ Wi-Fi ขององค์กร
การใช้ QR Code: พนักงานสแกน QR Code เพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน
การใช้แอปพลิเคชัน Line: พนักงานบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน
ผ่านแอปพลิเคชัน Line
การใช้ Time App: พนักงานบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน
ผ่านแอปพลิเคชัน Time App

ซึ่งรูปแบบการใช้งานเหล่านี้สามารถเลือกใช้งานผ่านโปรแกรม HR HumanSoft ได้ เพราะเป็นโปรแกรมที่มีทั้ง HR Software และ HR Application และนอกจากระบบลงเวลาแล้ว HumanSoft ยังมีฟังก์ชันอื่นๆ ที่รองรับการทำงานของ HR ได้ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณเงินเดือน คำนวณเวลาการทำงานของพนักงาน เบี้ยขยัน โอที ประกันสังคม ภาษี หรือแม้กระทั่งการประเมิน KPI เป็นต้น ช่วยให้ HR ลดภาระงานได้จริง พร้อมกับมีเวลาไปบริหารงานด้านอื่นๆ อีกด้วย

ทำไมต้องใช้? ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงานออนไลน์

อย่างที่รู้กันแล้วว่าระบบลงเวลาเข้า-ออกงานออนไลน์นั้น เป็นระบบที่จะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น องค์กรจึงจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนวิถีการทำงานไปด้วยเช่นกัน ซึ่งระบบลงเวลาเข้า-ออกงานออนไลน์นี้ ยังมีประโยชน์ต่างๆ อีกมากมาย ดังเช่น

บริหารจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

เพราะการลงเวลาเข้า-ออกงานแบบเดิมๆ นั้น ต้องใช้เวลามากในการรวบรวมข้อมูล และอาจเกิดข้อผิดพลาดได้เยอะ ซึ่งการลงเวลาทำงานออนไลน์นี้ ระบบจะบริหารจัดการข้อมูลให้แบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณชั่วโมงทำงาน คำนวณเงินเดือน คำนวณรายรับ-รายจ่าย ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ทำให้ HR หรือเจ้าของกิจการสามารถรู้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องผ่านหลายขั้นตอนอีกต่อไป

ใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา

เพราะการลงเวลาเข้า-ออกงานออนไลน์นี้ ทำงานผ่านระบบ Cloud System จึงสามารถเรียกดูข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา พร้อมกับข้อมูลที่ถูกต้องและชัดเจนด้วย

พนักงานสามารถบริหารได้ด้วยตัวเอง

เมื่อเป็นระบบลงเวลาออนไลน์ที่ใช้ได้ทุกที่ ทุกเวลาผ่านสมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์อื่นๆ แล้ว ทำให้พนักงานสามารถบันทึกเวลาการทำงานได้อย่างสะดวก โดยไม่ต้องไปรบกวนคนอื่นหรือฝ่ายบุคคลจนเกินไป และยังสามารถบริหารโควต้าการลางานและข้อมูลอื่นๆ ของตนเองได้อย่างง่ายดายอีกด้วย

ลดต้นทุนในด้านต่างๆ

เมื่อพนักงานสามารถบริหารจัดการข้อมูลบางส่วนได้ด้วยตัวเองแล้ว ก็สามารถแบ่งเบาภาระงานของ HR ได้อย่างมาก ทำให้ลดต้นทุนในด้านบุคลากรได้ อีกทั้งการลงเวลาเข้า-ออกงานในรูปแบบสมาร์ทโฟนนั้น ยังสามารถลดต้นทุนในด้านทรัพยากรกระดาษและอุปกรณ์ในการลงเวลาต่างๆ ได้อีกด้วย

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อพนักงานสามารถลงเวลาเข้า-ออกงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ทุกที่ทุกเวลาแล้ว ย่อมหมดกังวลในเรื่องของข้อมูลเวลาการทำงานต่างๆ ทำให้สามารถโฟกัสในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น พร้อมกับงานก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเช่นกัน

สรุปทำไมต้องใช้? ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงานออนไลน์

เพราะรูปแบบการใช้งานที่หลากหลายของระบบลงเวลาออนไลน์นั้น ทำให้องค์กรสามารถบริหารงานในภาพรวมได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังเช่นประโยชน์ต่างๆ ที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น ดังนั้น ระบบลงเวลาทำงานออนไลน์จึงเป็นระบบที่องค์กรควรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับนโยบายการบริหารงานและลักษณะการทำงานของพนักงานอย่างมากที่สุด