การลางานในองค์กรปัจจุบัน มีปัญหาหลากหลายเกิดขึ้น ซึ่งส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานด้านต่างๆ ระบบลางานออนไลน์ จึงเป็นตัวช่วยสำคัญให้กับฝ่ายบุคคลหรือ HR โดยสามารถช่วยอะไรได้บ้างนั้น ติดตามได้ในบทความนี้เลย

บทความเกี่ยวกับการลางานที่คุณอาจสนใจ :
เหตุผลลางานสำคัญที่ทำให้ผู้คนตัดสินใจลางาน
ลูกทีมลางานกะทันหัน หัวหน้างานรับมืออย่างไรดี?
ตรวจสอบโควต้าวันลางานง่ายๆ ด้วยระบบลางานออนไลน์
แอพลาออนไลน์ฟรี ตัวช่วยการลาสำหรับมนุษย์เงินเดือน



ทำความรู้จักระบบลางานออนไลน์

     ระบบลางานออนไลน์ คือ ระบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้บริษัทหรือองค์กรสามารถจัดการกระบวนการลางานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพผ่านทางออนไลน์ โดยใช้ Application หรือ Web Browser  ระบบนี้มักจะมีคุณสมบัติหลายอย่างที่สามารถปรับแต่งตามความต้องการขององค์กร โดยภาพรวมระบบลางานออนไลน์มักมีคุณสมบัติดังนี้

คุณสมบัติของระบบลางานออนไลน์ที่ดี


ยื่นขอลางาน : พนักงานสามารถยื่นขอลางานผ่านระบบออนไลน์ โดยระบุวันลาและประเภทของการลา เช่น ลาป่วย, ลาพักร้อน, หรือลากิจ.

อนุมัติการลา : ผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอลางานจากพนักงานผ่านระบบออนไลน์.

ตารางการลา : ระบบจะแสดงตารางการลาที่แสดงรายละเอียดของการลาของพนักงานในระบบ เพื่อให้ผู้จัดการและพนักงานสามารถตรวจสอบได้ง่าย

ตรวจสอบโควตาการลา :  ระบบสามารถแสดงข้อมูลภาพรวมโควต้าการลาของพนักงานในระบบ เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบด้วยตนเองได้อย่างสะดวก

แจ้งเตือน : ระบบสามารถส่งแจ้งเตือนถึงพนักงานและผู้จัดการเมื่อมีการลางานหรือเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ เกิดขึ้น.

การบันทึกข้อมูล : ระบบจะบันทึกข้อมูลการลาของพนักงานแบบอัตโนมัติ เพื่อเป็นประวัติและการเรียกดูข้อมูลสำหรับการตรวจสอบในอนาคต.

รายงาน : ระบบสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับการลาของพนักงานเพื่อใช้ในการวิเคราะห์และการวางแผนงานต่อไป

ความปลอดภัย : ระบบจะต้องมีมาตรการความปลอดภัยที่เหมาะสมเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสำคัญขององค์กร

ความสอดคล้องกับกฎหมาย : ระบบควรสอดคล้องกับกฎหมายและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการลางานในพื้นที่ที่องค์กรของคุณตั้งอยู่

การอัพเดทและพัฒนา : ระบบควรมีการอัพเดทและพัฒนาต่อเนื่องเพื่อให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงและความต้องการใหม่ขององค์กรของคุณ.

ราคาและค่าใช้จ่าย : ควรพิจารณาตรงนี้ให้ถูกต้องเพื่อให้ระบบเหมาะสมกับงบประมาณขององค์กรของคุณ.

      ระบบลางานออนไลน์ในปัจจุบันมีให้เลือกใช้อย่างหลากหลาย ดังนั้นการเลือกใช้ระบบควรเลือกที่ดีที่สุด เหมาะสมกับการบริหารจัดการต่างๆ ภายในองค์กร และควรมีคุณสมบัติตอบสนองความต้องการขององค์กรให้ได้มากที่สุด ซึ่งระบบลางานออนไลน์จาก HumanSoft นั้น รองรับทุกคุณสมบัติของระบบที่ดีดังกล่าว และยังสามารถทำงานภายใต้ข้อมูลที่เชื่อมโยงกันแบบอัตโนมัติ ทำให้ฝ่ายบุคคลหรือ HR สามารถตรวจสอบการทำงานต่างๆ ได้แบบ Realtime ด้วยความสะดวก ประหยัดทั้งขั้นตอนในการทำงานและเวลาในการทำงานได้อีกด้วย ซึ่งโปรแกรม HumanSoft สามารถใช้งานผ่านทั้ง Application และ Web Browser โดยมีวิธีการใช้งานง่ายๆ ดังนี้

วิธีใช้ระบบลางานออนไลน์ จาก App HumanSoft

      หลังจากที่รู้แล้วว่าระบบลางานออนไลน์คืออะไร ควรมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ก็มาถึงตัวอย่างขั้นตอนการใช้งานจาก App HumanSoft

1. ขั้นตอนการยื่นเอกสาร


      เปิด App HumanSoft แล้วเข้าไปที่เมนู “ยื่นเอกสาร”  จะพบกับเมนูย่อยสำหรับการยื่นเอกสารส่งหัวหน้างาน และ การยื่นเอกสารส่งฝ่ายบุคคล ซึ่งแต่ละเมนูย่อย สามารถยื่นเอกสารต่างๆ ได้ ดังนี้

	ยื่นเอกสารส่งหัวหน้างาน
	•	ขอลางาน 
	•	ขอเปลี่ยนกะการทำงาน
	•	ขอเปลี่ยนวันหยุด
	•	ขอเพิ่มเวลา
	•	ขอโอที

	ยื่นเอกสารส่งฝ่ายบุคคล
	•	ขอเบิกล่วงหน้า
	•	เอกสารรับรองเงินเดือน
	•	เอกสารรับรองการทำงาน
	•	เบิกเงินสดย่อย
	•	สวัสดิการ
	•	ร้องเรียน

      จากนั้นเลือกยื่นเอกสารในแต่ละเมนูย่อย โดยเลือกประเภทการลาหรือประเภทการขอเอกสาร แล้วเลือกวันที่เริ่ม และวันที่สิ้นสุดการลา พร้อมกับใส่รายละเอียดอธิบายเพิ่มเติม แนบไฟล์รูปภาพเพื่อเป็นหลักฐานและเพื่อประกอบการตัดสินใจของหัวหน้างานหรือ HR ได้

     นอกจากนี้ ในแต่ละเมนูการลางาน หลังจากเลือกประเภทการลาแล้ว ระบบจะแสดงโควต้าการลาที่เหลือ ว่าใช้โควต้าไปแล้วเท่าไร เหลือโควต้าอยู่เท่าไร เพื่อให้พนักงานสามารถบริหารจัดการวันลางานของตนเองได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

2. ขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร


      ขั้นตอนการอนุมัติเอกสารนี้ เป็นระบบบริหารจัดการสำหรับหัวหน้างาน ซึ่งสามารถอนุมัติได้เฉพาะลูกทีมที่อยู่ในสายงานเท่านั้น โดยเข้าไปที่เมนู “อนุมัติเอกสาร” เลือกปี และเดือนที่ต้องการดูเอกสาร แล้วเอกสารที่รอดำเนินการจะแสดงขึ้นมาที่หน้านี้ อีกทั้งยังสามารถเลือกการค้นหาแบบละเอียดได้ โดยการเลือกสถานะเอกสาร ประเภทเอกสาร เลือกบริษัท และเลือกชื่อพนักงานที่ต้องการค้นหาเอกสารได้เลย

3. ขั้นตอนการตรวจสอบโควต้าการลา


      ขั้นตอนนี้พนักงานสามารถตรวจสอบโควตาการลางานทั้งหมดได้ด้วยตนเอง โดยเข้าไปที่เมนู “โควต้าการลา” ระบบจะแสดงโควตาการลาทั้งหมดของตนเอง ว่าลาไปเท่าไร และเหลืออีกกีวัน และยังสามารถเลือกดูโควต้าการลางานของปีก่อนๆ ได้อีกด้วย

     นอกจากนี้ ระบบลางานออนไลน์ HumanSoft นั้น ยังมีฟังก์ชันอื่นๆ สำหรับช่วยการจัดการงาน HR ได้อย่างครอบคลุม ไม่ว่าจะเป็น การคำนวณเงินเดือน การบริหาจัดการเวลาทำงานของพนักงาน การลงเวลาเข้า-ออกพนักงาน ภาษี การประเมิน KPI เป็นต้น ทำให้ HR สามารถบริหารจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สรุป ระบบลางานออนไลน์ ง่ายๆ ผ่าน App HumanSoft

     การจัดการการลางานอย่างมีประสิทธิภาพ สำคัญกับการดำเนินงานขององค์กร การใช้ระบบลางานออนไลน์ที่ดี เหมาะสมกับองค์กร จะสามารถลดปัญหาหลายประเภทที่เกิดขึ้นในองค์กรได้ ตัวอย่างเช่น โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft ที่มีระบบการจัดการที่ยืดหยุ่น รองรับทุกปัญหาการบริหารงานของ HR ได้ ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังสามารถสร้างบรรยากาศสร้างบรรยากาศที่เต็มไปด้วยความมั่นใจและความพอใจในองค์กรได้อีกด้วย