หลายคนรู้จักกับระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์กันมาบ้างแล้ว แต่อาจจะยังไม่รู้ว่า แล้วองค์กรของเรา ควรเลือกใช้ระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์แบบไหน ถึงจะเหมาะกับองค์กร

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

วิธีเลือกระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ (HRMS) ให้เหมาะกับองค์กร

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทกับทุกสิ่งรอบตัวเรา รวมถึงการบริหารงานบุคคลในองค์กรด้วย เป็นเหตุผลให้เกิดระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ขึ้นมามากมาย จึงต้องมีการเลือกใช้ระบบกันเกิดขึ้น และในเมื่อมีตัวเลือกมากมายให้เลือกแล้ว องค์กรควรพิจารณาทุกๆ ปัจจัยความต้องการให้ครบถ้วน เพื่อให้ได้ระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ที่ตอบโจทย์และเหมาะสมกับองค์กรให้มากที่สุด โดยมีเทคนิคหลักๆ ดังนี้

1. สำรวจความต้องการขององค์กร

การเลือกใช้ระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์นั้น ที่จริงแล้วก็เหมือนกับการเลือกซื้อของใช้ที่สำคัญของเรา และเป็นของใช้ที่เราต้องใช้ไปอีกยาวๆ ซึ่งหากเลือกมาแบบไม่สำรวจความต้องการ หรือปัญหาต่างๆ ก่อน ก็จะกลายเป็นสิ่งที่ทุกคนมองข้าม พนักงานไม่ใช้งานเพราะไม่ตอบโจทย์ ขั้นตอนการสำรวจความต้องการจึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม โดยปัจจัยเบื้องต้นที่ควรสำรวจมีดังนี้

ขนาดและลักษณะองค์กรหรือธุรกิจของเรา

เช่น องค์กรมีขนาดเล็ก กลางหรือใหญ่ มีสาขามากน้อยแค่ไหน เพราะต้องหาระบบที่มีฟังก์ชันและการรองรับจำนวนพนักงานที่เหมาะสม

ความยาก-ง่ายในการใช้งานที่เหมาะสม

เพราะระบบที่จะทำให้พนักงานสามารถใช้ได้ทุกช่วงวัย อาจต้องเป็นระบบที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อนจนเกินไป ไม่ว่าจะเป็นในฝั่งพนักงานหรือ HR Admin

งบประมาณขององค์กร

ทั้งนั้น ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับงบประมาณที่องค์กรมีให้สำหรับระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ ซึ่งส่วนใหญ่ราคาของระบบต่างๆ ก็จะขึ้นอยู่กับความต้องการในการใช้งาน และจำนวนพนักงาน แต่ทั้งสองอย่างก็ควรที่จะคุ้มค่าและสอดคล้องกันให้มากที่สุด

ความพร้อมในการใช้งาน

ความพร้อมในที่นี้ จะหมายถึงผู้ใช้งาน หรือพนักงานในองค์กรนั่นเอง ควรสำรวจองค์กรก่อนว่าพนักงานส่วนใหญ่เป็นลักษณะใด อยู่ Gen ไหน พนักงานมีปัญหาอะไรอยู่บ้าง มีความเหมาะสมในการใช้งานระบบแบบไหน เพราะบางที หากได้ระบบที่เทคโนโลยีจัดเต็มมา แต่พนักงานในองค์กรไม่สามารถปรับตัวใช้งานได้เลย ก็อาจกลายเป็นระบบที่ไร้ประโยชน์ไปในที่สุด

วัตถุประสงค์ในการใช้งานต้องชัดเจน

อีกเรื่องสำคัญที่องค์กรควรสำรวจ คือวัตถุประสงค์ในการใช้งานระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ เพื่อที่จะตั้งเหตุผลนี้ให้เป็นเหตุผลหลัก ไว้สำหรับการเลือกระบบที่เหมาะสมและคุ้มค่ากับองค์กรให้มากที่สุด เช่น อยากเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ต้องการลดค่าใช้จ่าย ต้องการบริหารจัดการข้อมูลพนักงานให้ดีกว่าเดิม เป็นต้น

2. สำรวจฟังก์ชันของระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์

หลังจากที่สำรวจตัวเองแล้ว ต่อไปมาสำรวจระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์กันบ้าง ว่าปัจจัยใดบ้างที่เราควรสำรวจ เช่น

ระบบนี้ในตลาดมีฟังก์ชันใดให้บริการอยู่บ้าง

อันดับแรกก็ต้องหาข้อมูลผู้ให้บริการทั้งหมดในตลาดแต่ละเจ้าว่ามีฟังก์ชันใดบ้าง มีลักษณะการใช้งานเป็นอย่างไร รูปแบบดูเป็นมิตร ใช้งานง่ายแค่ไหน มีระบบการบริหารข้อมูลเป็นอย่างไร เช่น ระบบของ HumanSoft มีระบบลงเวลาเข้า-ออกงานผ่าน Application ได้ คำนวณเวลาทำงาน คำนวณเงินเดือน เบี้ยขยัน รายรับ-รายหัก คำนวณโอที ให้แบบอัตโนมัติ รวมไปถึงระบบจัดการสวัสดิการ ประเมินพนักงาน และฝึกอบรม เป็นต้น

ครบตามความต้องการขององค์กรเราแค่ไหน

หลังจากรวบรวมข้อมูลแล้ว ควรคัดเลือกเฉพาะผู้ให้บริการที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด หากตรงความต้องการแล้วยังมีฟังก์ชันเพิ่มเติมมาให้ทดลองใช้งาน ก็อาจเป็นเจ้าที่ต้องติดดาวไว้เลย

มีความยืดหยุ่นมากแค่ไหน

ความยืดหยุ่นในที่นี้หมายถึง ระบบสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการได้มากน้อยแค่ไหน ไม่ว่าจะเป็นในด้านเอกสาร การตั้งค่าหรือฟังก์ชันการใช้งานสำหรับพนักงาน

มีแพกเก็จราคาเป็นอย่างไร

ทั้งนี้ความต้องการทั้งหมด ก็ต้องขึ้นอยู่กับราคาและความคุ้มค่าของผู้ให้บริการด้วย ว่ามีแพกเก็จให้เลือกใช้งานมากน้อยแค่ไหน เพราะบางฟังก์ชัน องค์กรอาจยังไม่ได้ใช้งาน แต่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ไปด้วยก็อาจทำให้เกิดความไม่คุ้มค่าได้

ใช้เทคโนโลยีแบบไหน มีมาตรฐานไหม

เพราะยุคนี้มีเทคโนโลยีให้เลือกใช้อย่างมากมายด้วยเช่นกัน ดังนั้น ระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ที่ดี ควรจะมีการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม มีมาตรฐาน เป็นที่ยอมรับในระดับสากล

การบริการหลังการขายเป็นอย่างไร

อีกเรื่องสำคัญที่มองข้ามไม่ได้สำหรับการเลือกระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ คือการบริการหลังการขาย เพราะระบบย่อมเป็นสิ่งที่องค์กรต้องใช้ไปยาวๆ หากใช้แล้วมีปัญหาติดขัด ก็ควรที่จะได้รับคำแนะนำ หรือความช่วยเหลืออย่างดีที่สุด ดังนั้นหากเป็นระบบที่มีทีม Support คอยให้คำปรึกษาอย่างมืออาชีพ เช่น HumanSoft ที่มีทีมงาน Support คอยให้คำแนะนำในทุกๆ วัน ไม่เว้นวันหยุด เป็นต้น ก็จะเป็นตัวเลือกที่ควรติดดาวไว้เลย

สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ได้ไหม

เพราะในองค์กรย่อมมีระบบการบริหารงานอื่นๆ เช่น โปรแกรมบัญชี ที่ใช้งานไว้อยู่แล้ว หากระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ได้ ก็จะทำให้การใช้งานมีความสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องหรือไม่

เป็นอีกเรื่องที่สำคัญเช่นกัน เพราะระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์นั้นเป็นระบบที่องค์กรต้องใช้ไปยาวๆ ดังนั้นการพัฒนาอย่างสม่ำเสมอเพื่อไม่ให้กลายเป็นระบบที่ล้าหลัง ก็เป็นเรื่องที่มองข้ามไม่ได้

ระดับความปลอดภัยเป็นอย่างไร

ความปลอดภัยของระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ ถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ ในระดับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นในด้านของข้อมูลส่วนตัว PDPA ระบบจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล หรือ ระบบการสำรองข้อมูลต่างๆ ก็ควรมีระดับความปลอดภัยที่เป็นมาตรฐานสากล และมีความน่าเชื่อถือที่เพียงพอด้วย

สรุปวิธีเลือกระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์

วิธีเลือกระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ (HRMS) ดังที่กล่าวมานั้น เป็นเรื่องสำคัญที่มองข้ามไม่ได้เลยในทุกๆ หัวข้อ เพราะจะช่วยให้องค์กรได้ระบบที่เหมาะสมและคุ้มค่า ตอบโจทย์ความต้องการอย่างมากที่สุด และจะส่งเสริมให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มมากขึ้น ประหยัดต้นทุน และที่สำคัญคือสามารถเพิ่มขวัญกำลังใจให้กับพนักงานได้เป็นอย่างดี