ทุก ๆ สิ้นเดือนหรือทุก ๆ วัน HR ต้องตรวจสอบข้อมูลลงเวลาของพนักงานเพื่อคำนวณเบี้ยเลี้ยง โปรแกรมเงินเดือนสามารถช่วยลดภาระในการคำนวณเบี้ยเลี้ยง เป็นอย่างไร มาดูกัน

เบี้ยเลี้ยงคืออะไร
    เบี้ยเลี้ยง (Allowance) คือ เงินที่องค์กรจ่ายให้กับพนักงานสำหรับรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการทำงานหรือการเดินทาง เพื่อช่วยเหลือพนักงานในการทำงาน ซึ่งเบี้ยเลี้ยงของแต่ละองค์กรจะแตกต่างกันไปตามนโยบายหรือเงื่อนไขของบริษัท ในบางบริษัทอาจให้เบี้ยเลี้ยงกับพนักงานเฉพาะระหว่างการปฏิบัติงานนอกสถานที่ หรือในบางบริษัทอาจจ่ายเงินให้กับพนักงานเป็นประจำสำหรับค่าอาหารกลางวันสำหรับพนักงาน

โปรแกรมเงินเดือนสามารถคำนวณเบี้ยเลี้ยงได้อย่างไร
    ในส่วนของโปรแกรมเงินเดือนสามารถคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานได้ ช่วยลดภาระงานในการคำนวณเบี้ยเลี้ยงของ HR อีกทั้งยังสามารถกำหนดเงื่อนไขของการคำนวณเบี้ยเลี้ยงได้ เป็นการให้เบี้ยเลี้ยงโดยให้เป็นรายวันตามเงื่อนไขที่กำหนด

ตัวอย่างการคำนวณเบี้ยเลี้ยงรายวัน
    บริษัท A กำหนดเงินเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานวันละ 100 บาท โดยกำหนดเงื่อนไขไว้ว่า ไม่ขาดงาน ไม่สาย จึงจะได้รับเบี้ยเลี้ยง หากพนักงานทำงานครบตามเงื่อนไขเบี้ยเลี้ยงตามที่บริษัทกำหนด พนักงานจึงจะได้รับเบี้ยเลี้ยงดังกล่าว ดังนั้นหากพนักงานทำงานครบตามเงื่อนไขจะได้รับเบี้ยเลี้ยงดังนี้
     กำหนดเบี้ยเลี้ยงวันละ 100 บาท
    เดือนนี้พนักงานมาทำงานครบตามเงื่อนไข 15 วัน
    ดังนั้น ในเดือนนี้พนักงานจะได้รับเบี้ยเลี้ยงคือ 100 บาท x 15 วัน = 1,500 บาท

วิธีการคำนวณเบี้ยเลี้ยงด้วยโปรแกรมเงินเดือน
    โปรแกรมเงินเดือนสามารถคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงาน ซึ่งโปรแกรม HumanSoft เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่สามารถคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานได้เพียงไม่กี่ขั้นตอน โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

    1. กำหนดเงื่อนไขเบี้ยเลี้ยงที่ต้องการ
    HR สามารถกำหนดจำนวนเงินและกำหนดเงื่อนไขในการได้รับเบี้ยเลี้ยงรายวันด้วยโปรแกรมเงินเดือนให้กับพนักงานที่ต้องการ เช่น ไม่ขาดงาน ไม่พักเกิน ไม่ลางานทุกประเภท เป็นต้น หรือกำหนดเงื่อนไขว่าต้องการให้เบี้ยเลี้ยงดังกล่าวใช้กับพนักงานในแผนก ตำแหน่งใด อีกทั้งยังสามารถกำหนดให้เบี้ยเลี้ยงดังกล่าวนำไปคำนวณกับภาษี ประกันสังคม หรือไม่ HR สามารถกำหนดตามเงื่อนไขหรือนโยบายของแต่ละองค์กรได้เลย


    2. ตรวจสอบเบี้ยเลี้ยงที่พนักงานจะได้รับ
    HR ทำการตรวจสอบเบี้ยเลี้ยงที่พนักงานจะได้รับด้วยโปรแกรมเงินเดือน โดยการกดคำนวณเพื่อทำการตรวจสอบจำนวนเบี้ยเลี้ยงของพนักงาน หากวันใดที่พนักงานทำงานหรือลงเวลาการทำงานตามเงื่อนไข พนักงานก็จะได้รับเบี้ยเลี้ยงตามจำนวนวันที่ทำงานครบตามเงื่อนไข 


    3. พนักงานตรวจสอบเบี้ยเลี้ยงของตนเอง
    เมื่อ HR ทำการคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานเรียบร้อยแล้ว สามารถเปิดเผยข้อมูลเงินเดือนหรือแจ้งให้พนักงานตรวจสอบเบี้ยเลี้ยงของตนเองบนสลิปเงินเดือนผ่าน Application ของโปรแกรมเงินเดือน เพื่อรักษาสิทธิ์ของตนเอง และเพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง 


เหตุผลที่ทำไม HR ควรใช้โปรแกรมเงินเดือนคำนวณเบี้ยเลี้ยง
    ในส่วนของเหตุผลที่ต้องใช้โปรแกรมเงินเดือนในการคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานมีเหตุผลหลายประการและช่วยให้กระบวนการในการคำนวณเงินเบี้ยเลี้ยงเป็นไปอย่างรวดเร็วมากขึ้น โดยมีเหตุผลดังนี้
    1. สะดวกและรวดเร็ว 
  โปรแกรมเงินเดือนช่วยให้การคำนวณเบี้ยเลี้ยงเป็นเรื่องที่ง่ายและสบายมากขึ้น เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วให้กับทั้ง HR และพนักงาน

    2. ลดขั้นตอนการคำนวณเบี้ยเลี้ยง
    การใช้โปรแกรมเงินเดือนเพื่อคำนวณเบี้ยเลี้ยงช่วยลดกระบวนการในการทำงาน เนื่องจากโปรแกรมเงินเดือนสามารถคำนวณเบี้ยเลี้ยงได้อัตโนมัติ

    3. สามารถกำหนดเงื่อนไขการคำนวณตามโครงสร้างองค์กรได้  
    โปรแกรมเงินเดือนสามารถกำหนดเงื่อนไขของเบี้ยเลี้ยงได้อย่างยืดหยุ่นตามโครงสร้างองค์กร หรือนโยบายของบริษัท

    4. คำนวณเบี้ยเลี้ยงได้แม่นยำตามเงื่อนไข
    โปรแกรมเงินเดือนช่วยให้สามารถคำนวณเบี้ยเลี้ยงได้อย่างแม่นยำและถูกต้อง ลดความผิดพลาดในการคำนวณ

    5. พนักงานสามารถตรวจสอบเบี้ยเลี้ยงของตนเองได้
 โปรแกรมเงินเดือนรองรับการตรวจสอบสรุปเงินเดือน ดังนั้นพนักงานสามารถตรวจสอบเบี้ยเลี้ยงของตนเองผ่าน Mobile Application ได้


สรุปการคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานด้วยโปรแกรมเงินเดือน
    การคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานด้วยโปรแกรมเงินเดือน สามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการคำนวณและจัดการเบี้ยเลี้ยงได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น HR สามารถนำเวลาที่เหลือไปพัฒนาองค์กรหรือพัฒนาพนักงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
    อย่างไรก็ตาม โปรแกรมเงินเดือนไม่เพียงแต่คำนวณเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานได้ ยังสามารถคำนวณในส่วนของเงินเดือน เบี้ยขยัน หรือแม้กระทั่งในส่วนของการขอเอกสารต่าง ๆ เป็นต้น หากสนใจสามารถทดลองใช้งานฟรี โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ที่สามารถคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้อัตโนมัติ