การจัดกะหรือการวางแผนกำลังคนถือเป็นหนึ่งในภาระงานที่หัวหน้าทีมต้องจัด ซึ่งในปัจจุบันมีโปรแกรมจัดตารางงานที่เข้ามาช่วยลดภาระงานได้ด้วยโซลูชั่นที่ง่ายกว่าเดิม

5 ข้อดีของการจัดกะพนักงานด้วยโปรแกรมจัดตารางงาน 
	การวางแผนกำลังคนทำงานหรือการจัดกะให้กับพนักงานนั้นถือเป็นหนึ่งในภาระงานที่สำคัญเป็นอย่างมาก ซึ่งนับเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งของผู้ที่เป็นหัวหน้าทีม และฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นอย่างมาก เพราะถ้ามีการจัดการที่ดีองค์กรก็จะสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างสมดุลดังนั้นเหล่าพนักงานที่อยู่ในระดับหัวหน้าทีมและทีมบริหารงานบุคคลจำเป็นต้องมีการสังเกตการณ์และคาดการณ์ที่แม่นยำ ซึ่งในปัจจุบันด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีจึงทำให้มีการพัฒนาโปรแกรมจัดตารางงานขึ้นมาเพื่อช่วยลดภาระในด้านการจัดกะพนักงานลงได้มากกว่าเดิม 
	โดยในบทความนี้ Humansoft จะมาแนะนำถึงข้อดีในการนำโปรแกรมจัดตารางงานมาประยุกต์ใช้ในองค์กรว่าช่วยให้มอบความสะดวกสบายให้แก่ทีมบริหารงานบุคคลและหัวหน้าทีมต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างไรบ้าง

1. สามารถรู้จำนวนกำลังคนที่มีในแต่ละวัน
	สิ่งแรกที่คนจัดตารางหรือจัดกะพนักงานต้องรู้คือจำนวนกำลังคนที่เหมาะสมกับเนื้องานในแต่ละวัน ซึ่งในแต่ละแผนกหรือแต่ละฝ่ายนั้นจะมีการดำเนินการที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งจะพิจารณาจากจำนวนของพนักงานชำนาญการพิเศษหรือพนักงานที่มีประสบการณ์มากกว่าใคร ๆ ควบคู่กับพนักงานทั่วไปที่มีประสบการณ์น้อยกว่า เพื่อให้เกิดการร่วมงานกันอย่างมีประสิทธิภาพ และถ้าได้ใช้โปรแกรมจัดตารางงานเข้ามาช่วยก็จะสามารถจัดการได้อย่างคล่องตัวและรวดเร็วมากขึ้นจากฐานข้อมูลที่โปรแกรมได้รวบรวมเอาไว้อย่างครบถ้วน

2. หัวหน้างานรู้ถึง Workload ล่วงหน้าได้   
	ด้วยการเก็บข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการทำงานหรือ Workload ของพนักงานในองค์กรเอาไว้ในระบบของโปรแกรมจัดตารางงาน จึงทำให้ผู้ที่มีหน้าที่ในการจัดการกะอย่างเช่นหัวหน้าทีม หรือทีมบริหารงานบุคคลสามารถดึงเอาฐานข้อมูลเหล่านี้มาใช้ประกอบการพิจารณาเพื่อจัดตารางงานตาม Workload ที่เหมาะสมในแต่ละวันได้ ทำให้พนักงานมีประสิทธิภาพในการทำงานอย่างเต็มที่มากที่สุด ที่เหมาะสมในแต่ละวันได้ทำให้พนักงานมีประสิทธิภาพในการทำงานอย่างเต็มที่มากที่สุด 

3. ช่วยบริหารคนในกะได้อย่างสมดุล  
	เมื่อคุณได้เห็นภาพรวมของกำลังคนจากข้อมูลที่โปรแกรมจัดตารางงานบันทึกเอาไว้สิ่งที่หัวหน้างานสามารถทำได้ก็คือการจัดตารางงานให้มีความสมดุลของแต่ละทีมได้มากที่สุด ซึ่งในการทำงานจริงคุณจำเป็นต้องเลือกทักษะของพนักงานที่ตอบโจทย์กับเนื้องานในกะมากที่สุด ไม่ควรนำพนักงานที่อ่อนประสบการณ์มาอยู่รวมกัน ควรให้การจัดพนักงานประสบการณ์สูงร่วมด้วยจะทำให้คุณจัดทีมที่เหมาะสมแต่ละกะได้


4. เข้าใจพฤติกรรมการทำงานของพนักงานได้
	คุณสามารถสังเกตพฤติกรรมของพนักงานในกะ เพราะเป็นเรื่องปกติที่พนักงานแต่ละคนจะมีความชำนาญและบุคลิกที่แตกต่างกันออกไปอย่างชัดเจน ซึ่งในองค์ประกอบเรื่องพฤติกรรมที่ว่านี้สามารถนำมาใช้เพื่อประกอบการจัดกะหรือตารางของพนักงาน เช่นพนักงานบางคนมีความกระตือรือร้นในช่วงกะเช้า บางคนสะดวกในกะกลางคืนมากกว่า ดังนั้นข้อสังเกตเหล่านี้จึงสามารถนำมาเป็นข้อมูลในระบบเพื่อช่วยจัดกะในโปรแกรมจัดตารางงานได้

5. กระจายกะการทำงานได้อย่างเท่าเทียม
	แน่นอนว่าไม่ใครอยากทำงานในกะที่งานหนักตลอดเวลา ซึ่งโดยทั่วไปแล้วในความเป็นจริงงานแต่ละกะนั้นอาจมีความหนักเบาไม่เท่ากัน ซึ่งในจุดนี้อาจเป็นประเด็นสำคัญที่ทำให้พนักงานส่วนใหญ่อาจเก็บไปคิดได้ว่าทำไมบางคนถึงได้เข้ากะไม่เท่ากัน ซึ่งอาจทำให้เกิดความเคลือบแคลงในภายในองค์กรกันได้ โดยปัญหาเหล่านี้คุณสามารถโปรแกรมจัดตารางงานเข้ามาช่วยกระจายกะให้เกิดความเท่าเทียมกันได้ จากฐานข้อมูลที่หัวหน้าทีมและทีมบริหารงานบุคคลดูได้อย่างทั่วถึง และทำให้เกิดการเข้ากะที่มีความสมดุลมากขึ้นได้

	สำหรับการจัดการกะหรือตารางงานขององค์กรนั้น ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรละเลยเพราะพนักงานคือฟันเฟืองสำคัญในการช่วยขับเคลื่อนองค์กรของคุณให้เติบโตได้ โดยทั่วไปแล้วพนักงานตามอุตสาหกรรมต่างๆ จะต้องทำงานวัน 8 ชั่วโมง ไม่เกิน 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ดังนั้นการนำโปรแกรมจัดตารางงานเข้ามาจะสามารถทำให้ทีมบริหารงานบุคคลจัดการกะได้คล่องตัวมากขึ้น จากการบันทึกข้อมูลการเข้าออกและการคาดการณ์ล่วงหน้าได้ ซึ่งเป็นข้อดีที่สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการกำลังคนได้อย่างสมดุล