ใบ PR และ PO เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการในการจัดซื้อในองค์กร ในบทความนี้เราจะพามารู้จักกับ PR และ PO คืออะไร และแตกต่างกันอย่างไร

ทำความรู้จักกับ PR และ PO
       PR และ PO เป็นสองเอกสารที่สำคัญที่มีบทบาทสำคัญในกระบวนการจัดซื้อ โดย PR เป็นขั้นตอนแรกที่ช่วยในการวางแผนและควบคุมการจัดซื้อ ในขณะที่ PO เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันและควบคุมการซื้อสินค้าหรือบริการตามที่ระบุใน PR นอกจากนี้ PO ยังมีบทบาทในการบันทึกข้อมูลและการติดตามการจัดซื้อในภายหลัง

ใบขอซื้อ: Purchase Requisition (PR)
       PR ย่อมาจาก Purchase Requisition หมายถึง “ใบขอซื้อ” เป็นเอกสารภายในองค์กรใช้สำหรับยื่นเพื่อขอจัดซื้อสินค้าหรือบริการต่าง ๆ ในการดำเนินงานภายในแผนกหรือภายในองค์กร โดยเอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจลงนามในแผนกนั้น ๆ หากได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้วจะถูกให้ฝ่าย/แผนกจัดซื้อเพื่อทำการออกเอกสาร PO ต่อไป

     ข้อมูลสำคัญที่ใบขอซื้อ (PR) ควรมี
แผนกที่ทำการขอซื้อ
วันที่ที่ทำการขอซื้อ
เหตุผลในการขอซื้อ
รายละเอียดสินค้า/บริการ
จำนวนของสินค้า
ราคาของสินค้า (ถ้ามี)
ผู้ขอซื้อสินค้า/ผู้จัดทำ
ผู้อนุมัติ

    ตัวอย่างใบขอซื้อ (PR)


ใบสั่งซื้อ: Purchase Order (PO)
       PO ย่อมาจาก Purchase Order หมายถึง “ใบสั่งซื้อ” เป็นเอกสารที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อของบริษัทใช้เป็นคำสั่งซื้อของบริษัท ซึ่งใบสั่งซื้อ (PO) จะถูกจัดทำขึ้นภายหลังของใบขอซื้อ (PR) และจากนั้นจะส่งให้แก่ Supplier หรือผู้ขายสินค้า เพื่อสั่งสินค้าตามที่บริษัทต้องการ โดยผู้ขายต้องยอมรับและยืนยัน PO เพื่อทำการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ

หมายเหตุ ในบางบริษัทอาจมีข้อกำหนดในการจัดซื้อว่าผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีอำนาจในการซื้อหรือลงนามซื้อได้ไม่เกินกี่บาท หากสินค้าหรือบริการดังกล่าวมากกว่าที่กำหนดจะต้องให้กรรมการบริษัทเป็นผู้อนุมัติในการจัดซื้อ

ข้อมูลสำคัญที่ใบสั่งซื้อ (PO) ควรมี
ชื่อ ที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทผู้สั่งซื้อ
ชื่อ ที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทผู้ขายสินค้า/บริการ
วันที่ทำการสั่งซื้อ
รายละเอียดของสินค้า/บริการ
จำนวนของสินค้า
ราคาของสินค้า
จำนวนเงินรวมของสินค้าที่ต้องการทั้งหมด
ผู้จัดทำ
ผู้อนุมัติ

     ตัวอย่างใบสั่งซื้อ (PO)


ความแตกต่างระหว่าง PR และ PO

     ใบขอซื้อ Purchase Requisition (PR):
PR เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยแผนกหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งภายในองค์กร เพื่อแสดงความต้องการซื้อสินค้าหรือวัสดุในการดำเนินงานของแผนกนั้น ๆ
PR สร้างขึ้นเมื่อมีความต้องการหรือความจำเป็นในการจัดหาสินค้าหรือวัสดุ เช่น แผนก IT ต้องการซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่ เพื่ออัปเกรดระบบเครือข่าย
PR จะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติจากหัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะถูกดำเนินการซื้อ
PR เมื่อได้รับการอนุมัติ จะถูกส่งไปยังแผนก/ฝ่ายจัดซื้อ

     ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO):
PO เป็นเอกสารที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อ(ขององค์กร) โดยมีวัตถุประสงค์ในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย
PO จะถูกสร้างขึ้นหลังจากที่ PR ได้รับการอนุมัติและตรวจสอบแล้ว โดยระบุรายละเอียดของสินค้าหรือวัสดุที่ต้องการซื้อ เช่น ประเภทสินค้า จำนวน ราคา และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อสั่งซื้อสินค้าและบริการ
PO อนุมัติโดยผู้จัดการแผนก/ฝ่ายจัดซื้อ หรือกรณีที่การสั่งซื้อมีมูลค่าสูง จะต้องอนุมัติโดยบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่าหรือกรรมการบริษัท
PO จะถูกส่งให้กับผู้ขายเพื่อให้เขาทราบถึงความต้องการขององค์กร และผู้ขายจะนำ PO ไปใช้ในกระบวนการจัดเตรียมสินค้าและจัดส่งให้กับองค์กร


สรุปความแตกต่างของ PR และ PO
     จะเห็นได้ว่าใบ PR และ PO มีข้อแตกต่างกันเป็นอย่างมาก ทั้งในเรื่องของรูปแบบเอกสาร และวัตถุประสงค์ในการออกเอกสาร กล่าวคือ PR เป็นเอกสารที่ผู้ต้องการซื้อสร้างขึ้นและส่งให้แผนกหรือฝ่ายการจัดซื้อ เพื่อขออนุมัติและดำเนินการสร้าง PO เพื่อซื้อสินค้าหรือบริการ ในขณะที่ PO เป็นเอกสารที่ผู้แผนกหรือฝ่ายการจัดซื้อ สร้างขึ้นและส่งให้ผู้ขาย เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการที่ระบุไว้ในเอกสาร