หลาย ๆ คนอาจเคยได้ยินคำว่า “เบิกเงินสดย่อย” กันมาไม่มากก็น้อย แต่เบิกเงินสดย่อยนั้นคืออะไร จะบริหารการเบิกเงินสดย่อยอย่างไรให้เป็นระบบ มาดูกันในบทความนี้เลย

อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม:

เงินสดย่อย คืออะไร

เงินสดย่อย (Petty cash) คือ เงินสดจำนวนหนึ่งที่มีไว้สำหรับใช้จ่าย สำหรับค่าใช้จ่ายในจำนวนเงินเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น การสำรองจ่ายค่าน้ำมัน ค่าเดินทางไปพบลูกค้า โดยพนักงานทำการสำรองจ่ายไปก่อน แล้วนำบิลหรือใบเสร็จมาขอเบิกเงินสดย่อยในภายหลัง

เงินสดย่อยนั้นจะอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของ “ผู้รักษาเงินสดย่อย” ส่วนใหญ่มักจะเป็นคน ๆ เดียวกับเจ้าหน้าที่บัญชี ซึ่งมีหน้าที่ในการเก็ยรักษาเงินสดย่อย จ่ายเงินสดย่อยสำหรับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เก็บหลักฐานการจ่ายเงิน และทำบัญชีรายรับรายจ่ายของการเบิกเงินสดย่อย เป็นต้น

วิธีเบิกเงินสดย่อยอย่างเป็นระบบด้วยโปรแกรมเงินเดือน HumanSoft

โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่รองรับฟังก์ชัน การเบิกเงินสดย่อยที่ช่วยจัดระเบียบการเบิกเงินสดย่อยให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น ซึ่งมีการทำงานแบบ Real Time ที่สามารถดำเนินการได้ทุกที่ทุกเวลา โดยสามารถยื่นเอกสารการเบิกเงินสดย่อยได้ทั้ง HR และพนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ ดังนี้

วิธีที่ 1 การเบิกเงินสดย่อยสำหรับมุมมองของ HR

การเบิกเงินสดย่อยในมุมมองของ HR จะเป็นการตั้งค่าประเภทของเงินสดย่อย และในส่วนของการยื่นขอเบิกเงินสดย่อยแทนพนักงาน การอนุมัติ/ไม่อนุมัติเอกสารเบิกเงินสดย่อยดังกล่าว รวมไปถึงการแจ้งสถานะการตั้งเบิกเงินสดย่อย โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. ตั้งค่าประเภทเบิกเงินสดย่อย

ขั้นตอนแรกจะเป็นการ “ตั้งค่าประเภทเบิกเงินสดย่อย” โดย HR หรือผู้ดูแลระบบสามารถเข้ามาตั้งค่าประเภทของเงินสดย่อย เพื่อให้พนักงานสามารถเลือกประเภทของเงินสดย่อยนั้น ๆ อย่างเป็นระบบ

2. อนุมัติ/ไม่อนุมัติเบิกเงินสดย่อย

ขั้นตอนต่อมาจะเป็นในส่วนของการอนุมัติเอกสารเบิกเงินสดย่อยที่พนักงานได้ยื่นขอเข้ามา เมื่อ HR ทำการอนุมัติเอกสารเบิกเงินสดย่อยจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็น “กำลังตั้งเบิก” อัตโนมัติ และเมื่อ HR ทำการชำระเงินตามยอดที่พนักงานขอเบิกเข้ามาเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการกดเปลี่ยนสถานะที่ปุ่มสีเขียว ซึ่งจะแสดงสถานะเป็น “ตั้งเบิกแล้ว”

3. กรณีที่ HR ต้องการเบิกเงินสดย่อยแทนพนักงาน

HR สามารถเข้ามาเบิกเงินสดย่อยแทนพนักงานโดยสามารถดำเนินการได้โดยการเข้าไปที่เมนู การประมวลผลเงินเดือน > จัดการเอกสาร > เบิกเงินสดย่อย > ขอเบิกเงินสดย่อย > เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการ จากนั้นกรอกข้อมูลต่าง ๆ ตามขั้นตอน

วิธีที่ 2 การเบิกเงินสดย่อยสำหรับมุมมองของพนักงาน

สำหรับการยื่นขอเบิกเงินสดย่อยสำหรับพนักงานจะเป็นเพียงการยื่นเอกสาร และกดยืนยันสถานะเมื่อได้รับเงินจาก HR เรียบร้อยแล้วเท่านั้น โดย สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ยื่นขอเบิกเงินสดย่อยผ่าน HumanSoft Application

พนักงานทำงานยื่นเอกสารขอเบิกเงินสดย่อยผ่าน HumanSoft Application โดยสามารถดำเนินการได้โดยเลือก ยื่นเอกสาร > เบิกเงินสดย่อย > ขอเบิกเงินสดย่อย > กรอกข้อมูลตามขั้นตอน

2. ยืนยันการรับเงิน

เมื่อ HR อนุมัติ และตั้งเบิกแล้วเรียบร้อยแล้ว ให้พนักงานกด “ยืนยันการรับเงิน” เมื่อได้รับเงินแล้ว เพื่อปรับสถานะในระบบว่าได้รับเงินแล้ว

Tips! อ่านคู่มือเพิ่มเติมได้ที่นี่ >> คู่มือการขอเอกสารผ่านแอปพลิเคชัน

ข้อดีของการเบิกเงินสดย่อยผ่านโปรแกรมเงินเดือน HumanSoft

โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft มีฟังก์ชันการเบิกเงินสดย่อยที่ช่วยให้พนักงานและ HR สามารถเบิกเงินสดย่อยได้สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย โดยมีข้อดีดังนี้

สำหรับพนักงาน

สะดวก รวดเร็ว: พนักงานสามารถยื่นใบเบิกเงินสดย่อยผ่านระบบได้โดยไม่ต้องกรอกเอกสารกระดาษ ช่วยลดเวลาและขั้นตอนการเบิกเงิน
ติดตามสถานะได้ง่าย: พนักงานสามารถติดตามสถานะการอนุมัติใบเบิกเงินสดย่อยได้แบบ Real-Time ผ่านระบบ
ตรวจสอบรายการเบิกเงินย้อนหลัง: พนักงานสามารถตรวจสอบรายการเบิกเงินสดย่อยย้อนหลังได้
แนบเอกสารประกอบได้ง่าย: พนักงานสามารถแนบเอกสารประกอบการเบิกเงินสดย่อย เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีรูปถ่าย ฯลฯ ผ่านระบบ

สำหรับ HR

ตรวจสอบเอกสารประกอบ: HR สามารถตรวจสอบเอกสารประกอบการเบิกเงินสดย่อยผ่านระบบได้สะดวก
อนุมัติ/ไม่อนุมัติใบเบิกเงิน: HR สามารถอนุมัติหรือไม่อนุมัติใบเบิกเงินสดย่อยผ่านระบบทุกที่ทุกเวลา
ติดตามสถานะการเบิกเงิน: HR สามารถติดตามสถานะการเบิกเงินสดย่อยของพนักงานแต่ละคนได้
รายงานสรุปการเบิกเงิน: ระบบสามารถสร้างรายงานสรุปการเบิกเงินสดย่อยตามช่วงเวลา หรือตามพนักงานได้

สรุปเบิกเงินสดย่อยคืออะไร? บริหารอย่างไรให้เป็นระบบ

เงินสดย่อยนั้นเป็นเงินสดจำนวนหนึ่งที่มีไว้เพื่อการใช้จ่าย สำหรับค่าใช้จ่ายในจำนวนเงินเล็ก ๆ น้อย ๆ ภายในบริษัทประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายในการเขียนเช็ค

ทั้งนี้ โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft นั้นเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่ดีที่สุดในการบริหารจัดการการเบิกเงินสดย่อยให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น สามารถยื่นเอกสารการเบิกเงินสดย่อยได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้กับทั้ง HR และพนักงานได้เป็นอย่างดียิ่ง สามารถทดลองใช้งานฟรี 30 วัน ครบทุกฟังก์ชันงาน HR ได้เลย