หลายคนยังไม่ทราบว่า ระบบ ERP System ที่พูดถึงกันบ่อยๆ นั้นคืออะไร? และธุรกิจใดบ้างที่ต้องใช้? มาหาคำตอบในบทความนี้เลย

ERP System คืออะไร

	ERP System (Enterprise Resource Planning) คือระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรหรือธุรกิจ ในลักษณะองค์กรแบบใหญ่หรือซับซ้อน เช่น การบริหารงานการผลิต การจัดการโรงงาน การจัดการคลังสินค้า การจัดการการเงิน การจัดการทรัพยากรมนุษย์ และกระบวนการธุรกิจอื่น ๆ ภายในองค์กรเดียวกัน โดยหน้าที่หลักๆ ของของ ERP System คือการรวบรวมข้อมูลต่างๆ ของทุกฝ่ายมารวมไว้ที่ Database เดียวกัน จะทำให้องค์กรสามารถดูแลจัดการข้อมูลทั้งหมดนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

	ERP System มีคุณสมบัติหลากหลายที่ช่วยให้ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องในแต่ละแผนกสามารถเข้าถึงข้อมูลและปฏิบัติการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในการวางแผนธุรกิจ ติดตามสถานะโครงการ จัดการความเสี่ยง และปรับปรุงกระบวนการต่าง ๆ ในองค์กร เพื่อให้เกิดการปรับปรุงและการพัฒนาที่ต่อเนื่อง

	ERP System มักประกอบด้วยโมดูลหลายๆ โมดูลที่ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ เช่น โมดูลการจัดการพัสดุและคลังสินค้า โมดูลการบัญชีและการเงิน โมดูลการผลิตและการวางแผนการผลิต โมดูลการบริหารทรัพยากรมนุษย์ โมดูลการจัดการโครงการ เป็นต้น การรวมโมดูลเหล่านี้เข้าด้วยกันช่วยให้ข้อมูลและกระบวนการที่เกี่ยวข้องมีความสอดคล้องและสามารถประมวลผลร่วมกันได้ในระบบเดียว ทำให้มีการแชร์ข้อมูลและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพขึ้นในองค์กรของคุณ

ประเภทของ ERP System


ERP System สามารถแบ่งตามระบบการทำงานได้เป็น 2 แบบ ได้แก่

	1. ระบบ Cloud
	คือ ERP System ที่เก็บข้อมูลทั้งหมดไว้บน Cloud Server จะทำให้การใช้งานมีความสะดวกมากขึ้น เพราะสามารถเข้าใช้งานได้ทุกๆ ที่ผ่าน Internet รวมถึง Application ด้วย

	2.	ระบบ On-Premise
	คือ ERP System ที่ถูกติดตั้งไว้บน Hardware หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องขององค์กร แน่นอนว่าจะมีความปลอดภัยเพิ่มขึ้นไประดับหนึ่ง แต่ก็ย่อมแลกมาด้วยข้อเสียในบางประการเช่นกัน

ERP System ถูกพัฒนาขึ้นมาได้อย่างไร?

	ในองค์กรใหญ่ๆ ส่วนมากจะประกอบไปด้วยหลากหลายหน่วยงาน หลากหลายฝ่าย เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบุคคล ฝ่ายคลังสินค้า และฝ่ายอื่นๆ อีกมากมาย แต่ถ้าหากแต่ละฝ่ายนั้น มีการบริหารจัดการผ่านโปรแกรมที่แตกต่างกัน เช่น

ฝ่ายบุคคลใช้โปรแกรม A
ฝ่ายบัญชีใช้โปรแกรม B
ฝ่ายคลังสินค้าใช้โปรแกรม C

	จะทำให้ผู้บริหาร ไม่สามารถดูภาพรวมขององค์กรได้ หาความเชื่อมโยงกันของข้อมูลไม่ได้เลย การวิเคราะห์และวางแผนงานบริหารต่างๆ จะมีความยากมากตามไปด้วย ดังนั้น ERP System จึงถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวที่เกิดขึ้นขององค์กรใหญ่ๆ เพราะเป็นระบบที่ทำให้ทุกหน่วยงานหรือทุกฝ่ายสามารถทำงานโดยผ่านระบบเดียวกันได้เลย

ERP System ประกอบด้วยระบบอะไรบ้าง?


	องค์กรแต่ละองค์กร จะมีระบบบริหารจัดการและหน่วยงานที่แตกต่างกัน ดังนั้น ERP System ก็จะมีระบบการทำงานที่แตกต่างกันไปด้วย แต่จะมีระบบ ERP หลักๆ ดังต่อไปนี้

	1.	ระบบจัดการงานบัญชีและการเงิน
	แน่นอนว่า ระบบการเงินเป็นส่วนที่จะประเมินองค์กรได้ดีที่สุดว่ากำลังไปในทิศทางใด ซึ่ง ERP System ก็สามารถบริหารจัดการได้ทุกรายรับ-รายจ่าย สามารถบันทึกไว้ได้ทั้งหมด พร้อมกับวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้อีกด้วย 

	2.	ระบบจัดการงานพัสดุและคลังสินค้า
	สามารถจัดการสินค้าคงคลัง การสั่งซื้อ การจัดส่งสินค้า และกระบวนการสินค้าเข้า-ออกคลัง และสามารถทำใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ติดตามลูกค้าและบันทึกข้อมูลวัตถุดิบต่างๆ ได้ พร้อมกับมีการส่งไปให้ระบบการเงินแบบอัตโนมัติ ทำให้ลดความซ้ำซ้อนในการทำงานได้

	3.	ระบบจัดการงานผลิต
	สามารถวางแผนและควบคุมกระบวนการผลิต จัดการวัตถุดิบต่างๆ การขนส่ง สินค้าคงคลัง และการติดตามสถานการณ์ผลิตได้ ซึ่งข้อมูลทุกอย่างจะถูกบันทึกเข่าสู่ Database เดียวกัน ทำให้สามารถตรวจสอบสถานะต่างๆ ได้ตลอดเวลา

	4.	ระบบจัดการงานบริหารทรัพยากรบุคคล
	ระบบสามารถจัดการข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ เช่น การจัดการข้อมูลพนักงาน การจัดการเงินเดือน การจัดการการลา และกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร โดยสามารถแสดงข้อมูลบุคลากรทุกคนภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ผลการทำงาน การประเมิน ข้อมูลพื้นฐานต่างๆ ทำให้สามารถบริหารงานจัดการบุคลากรได้ง่ายยิ่งขึ้น

	5.	ระบบรายงานและการวิเคราะห์
	นอกจากแต่ละหน่วยงานจะจัดการข้อมูลได้แล้ว ทางผู้บริหารเองก็สามารถดึงข้อมูลต่างๆ มาตรวจสอบได้ หรือแม้กระทั่งการสร้างรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์กร ทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ เพื่อให้เห็นภาพรวมขององค์กร และสามารถนำไปวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆ ต่อได้อย่างสะดวก รวดเร็ว

แล้วเมื่อไร? ที่องค์กรควรใช้ ERP System


	หลังจากที่รู้แล้วว่า ERP System นั้นคืออะไร ก็จะมีคำถามตามมาว่า แล้วเมื่อไรที่องค์กรควรเปลี่ยนมาใช้ ERP System ซึ่งถ้าหากองค์กรในตอนนี้ใช้ระบบเดิมอยู่ แล้วเกิดความยากลำบากในทุกๆ ครั้งที่ต้องใช้ข้อมูล ขาดการผสมผสานงานที่ดี และระบบเดิมไม่รองรับการเติบโตขององค์กรแล้ว ก็อาจเป็นสัญญาเตือนได้ว่าตอนนี้องค์กรกำลังต้องการ ERP System เข้ามาช่วยในการทำงาน โดยสัญญาณเตือนต่างๆ อาจมาในกรณีดังเช่น

การใช้งานจากระบบเดิมที่แยกจากกัน ทำให้ต้องจัดการข้อมูลแบบแมนนวล และมักเกิดปัญหาจากการเชื่อมต่อที่ผิดพลาดเป็นประจำ
เข้าถึงข้อมูลได้ยาก ล้าสมัย ทำให้ไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ได้
กระบวรการทำงานในแต่ละวันมีความซับซ้อนมากเกินไป ทำให้ใช้เวลานานเกินไป
งานขาย ข้อมูลสินค้ามีความผิดพลาด เพราะได้รับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือข้อมูลไม่สมบูรณ์
งานด้านไอทีขาดประสิทธิภาพ ซับซ้อน ไม่รองรับเทคโนโลยีใหม่ๆ

 วิธีการเลือกใช้ ERP System


	ERP System ในปัจจุบัน มี Solution ให้เลือกใช้อย่างมากมาย สิ่งสำคัญในการเลือกใช้คือ ERP System นั้น ตรงกับความต้องการและเป้าหมายขององค์กรมากแค่ไหน รวมถึงการสนับสนุนและระบบติดตั้งที่ต้องคำนึงถึงด้วย โดยมีรายการตรวจสอบสำหรับเลือก ERP System ที่เหมาะสมดังเช่น

ประเมินระบบ ERP ก่อนว่าสามารถใช้ร่วมกับระบบเดิมในองค์กรอันไหนบ้าง
ข้อมูลต่างๆ ขององค์กรเป็นเรื่องสำคัญ จึงต้องเลือก ERP System มีความน่าเชื่อถือ ไว้วางใจได้
วางแผนล่วงหน้าว่า เมื่อได้รับ ERP System มาใช้งานแล้วจะใช้งานระบบอย่างไรบ้าง เพื่อดึงศักยภาพของระบบออกมาใช้งานให้คุ้มค่าที่สุด
การเลือก ERP System ค่อนข้างเป็นเรื่องสำคัญ เพราะควรเลือกให้สอดคล้องกับงบประมาณและผลที่คาดว่าจะได้รับ ไม่ควรคำนึงเฉพาะที่ราคาถูก

	การเลือกระบบ ERP คือกระบวนการที่ใช้เวลาและทรัพยากรมาก ควรพิจารณาทุกด้านของธุรกิจและตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่เป็นรายละเอียดเพื่อให้การเลือกระบบ ERP เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดสำหรับองค์กรของคุณ

สรุป ERP System กับองค์กรและธุรกิจต่างๆ

	จากข้อมูลที่กล่าวมาทั้งหมดทำให้รู้จักกับ ERP System มากขึ้น รู้ว่าเมื่อไรควรเปลี่ยนมาใช้ระบบ รู้ข้อดีของระบบ รู้วิธีการเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับองค์กร ซึ่ง ERP System เป็นเพียงเครื่องมือหนึ่ง แต่ก็เป็นเครื่องมือที่สามารถพาองค์กรไปในทิศทางและเป้าหมายที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ทั้งผู้บริหารจนถึงพนักงาน สามารถบริหารจัดการงานได้อย่างเหมาะสม องค์กรก็ย่อมที่จะเติบโตไปตามเป้าหมายอย่างแน่นอน