หลายองค์กรในยุคนี้ ได้หันมาใช้ระบบ Payroll อัตโนมัติ ที่ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนกลายเป็นเรื่องง่าย โดยมีวิธีการอย่างไรบ้าง มาดูกัน

ระบบ Payroll อัตโนมัติ คืออะไร

      ระบบ Payroll อัตโนมัติ คือ การคำนวณค่าแรง หรือค่าตอบแทน ของพนักงานในธุรกิจ โดยจะต้องนำเอาข้อมูลทางการเงินทั้งหมด เช่น เงินเดือนสำหรับพนักงาน เงินโบนัส เงินได้อื่นๆ และการหักเงินทุกๆ ประเภทนำมารวมและคำนวณหาจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงานการให้บริการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นรายเดือน แต่ก็อาจจะมีการจ่ายประเภทอื่นๆ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ รวมไปถึงการส่งข้อมูลให้กับธนาคารเป็นผู้กระจายเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานแต่ละคน

      ซึ่งในการทำ Payroll แบบเดิมนั้น มักจะเป็นงานที่ต้องใช้พลังงานและเวลาในการทำค่อนข้างมาก เนื่องจากข้อมูลเงินได้ของพนักงานนั้นมีหลายประเภทที่จะต้องนำมาคำนวณโดยอาศัยเงื่อนไขที่แตกต่างกันไปของแต่ละองค์กร การนำระบบ Payroll อัตโนมัติ อย่างเช่น โปรแกรม HumanSoft เข้ามาช่วยจึงทำให้การคำนวณเงินเดือนขององค์กรสะดวกสบายมากขึ้นและทำให้การทำงานของ HR รวดเร็วมากขึ้นด้วย โดยการใช้ระบบ Payroll อัตโนมัติ จากโปรแกรม HumanSoft นั้น มีขั้นตอนที่ง่ายดาย ดังนี้

ขั้นตอนง่ายๆ ของการคำนวณเงินเดือนของโปรแกรม HumanSoft


	1. เมนูคำนวณเงินเดือน
	การเริ่มคำนวณเงินเดือน ในระบบ Payroll อัตโนมัติ ของโปรแกรม HumanSoft นั้น สามารถเข้าไปที่ปุ่มเมนู “คำนวณเงินเดือน”  โปรแกรมจะแสดงหน้าแรกที่เป็น Dashboard ซึ่งเป็นการแสดงผลภาพรวมของทั้งองค์กรให้ทราบ เช่น แสดงฐานข้อมูลของพนักงานทุกคนที่ถูกดึงรายชื่อมาคำนวณในเดือนนั้น แสดงข้อมูลพนักงานแต่ละประเภท แสดงสถานะของพนักงาน แสดงคำแนะนำจากระบบแจ้งเตือนอัจริยะและแสดงรอบการคำนวณเงินเดือนงวดล่าสุดที่ยังไม่ถูกปิดปัญชี ซึ่งการคำนวณเงินเดือนจากโปรแกรมนั้น สามารถทำได้ 2 รูปแบบ คือ การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล และทั้งองค์กร โดยมีขั้นตอนดังนี้

	2. การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล
	หน้าการคำนวณเงินเดือนรายบุคคล สามารถกดเลือกรายชื่อพนักงานคนที่ต้องการจะคำนวณได้เลย โดยจะแสดงข้อมูลพื้นฐานสำคัญที่มีผลต่อการคำนวณ และด้านล่างจะมีเมนูหัวข้อแสดงข้อมูลกะการทำงานข้อมูลการลงเวลาทำงาน การยื่นเอกสาร รายรับรายจ่าย การเบิกล่วงหน้า ภาษี ประวัติการแก้ไขและสรุปผลการคำนวณ ซึ่งหน้านี้ จะแสดงข้อมูลสรุปผลการคำนวณจากข้อมูลทั้งหมดของพนักงานที่เลือกไว้อย่างครบถ้วน หากข้อมูลมีความผิดปรกติ หรือไม่สมเหตุสมผลก็สามารถแก้ไขที่เมนูหัวข้อต่างๆ ได้เลย และสามารถสั่งพิมพ์สลิปเงินเดือนของพนักงานออกมาได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถคำนวณเงินเดือนแบบแบ่งงวดจ่ายได้หลายๆ งวดต่อเดือนอีกด้วย

	เมื่อตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็สามารถกดคำนวณเงินเดือนได้เลย จากนั้นระบบจะให้เลือกว่าคำนวณวันนี้ หรือคำนวณทั้งเดือน ซึ่ง การคำนวณเงินเดือน ในระบบ Payroll อัตโนมัติ ของโปรแกรม HumanSoft นั้น ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณทั้งรายบุคคล และการคำนวณทั้งองค์กร จะสามารถคำนวณได้ 2 ประเภท ได้แก่

	• คำนวณเงินเดือนวันนี้
	คือ การคำนวณตั้งแต่เริ่มรอบเดือนถึงวันที่เรากดคำนวณเงินเดือน
	• คำนวณเงินเดือนทั้งเดือน
	คือ การคำนวณตั้งแต่เริ่มรอบเดือนถึงวันสุดท้ายของรอบเดือน 


	3. การคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร
	การคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร ในระบบ Payroll อัตโนมัติ ของโปรแกรม HumanSoft นั้น จะมีเมนูหัวข้อสำหรับตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่เหมือนกับการคำนวณรายบุคคลที่กล่าวมาแล้ว แต่ในขั้นตอนกดเลือกรายชื่อพนักงานนั้น สามารถกดเลือกพนักงานทั้งหมดได้เลย และเมื่อต้องการคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กรนั้น ระบบจะให้เลือกว่า  คำนวณวันนี้ คำนวณทั้งเดือน หรือคำนวณเฉพาะภาษี หลังจากกดปุ่ม ระบบจะคำนวณเงินเดือนให้เสร็จสิ้นอย่างครบถ้วน ในกรณีที่ยังคำนวณไม่เสร็จ ก็สามารถปิดข้อมูลเงินเดือนที่กำลังคำนวณนี้ไว้เพื่อไม่ให้พนักงานเห็นจากใน Application ได้อีกด้วย

	4. ปิดงวดบัญชี
	ขั้นตอนสุดท้ายของการคำนวณเงินเดือน HR สามารถระบุวันจ่ายเงินและภาษี และกดปิดงวดบัญชีได้เลยหลังจากนั้นก็สามารถดาวน์โหลดรายงานต่างๆ ออกมาได้อย่างง่ายดาย รวมถึงไฟล์นำส่งข้อมูลการโอนเงินอัตโนมัติให้แต่ละธนาคารด้วย โดยระบบจะมีให้เลือกครบทุกธนาคาร 

	เพียงเท่านี้ ขั้นตอนการคำนวณเงินเดือนในระบบ Payroll อัตโนมัติ ของโปรแกรม HumanSoft นั้นก็เสร็จสิ้น ไปจนถึงการโอนจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติให้กับพนักงานอย่างง่ายดายและรวดเร็วเป็นอย่างมาก

	5. พนักงานตรวจสอบข้อมูลการคำนวณเงินเดือนด้วยตัวเอง
	พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนได้ด้วยตัวเองผ่านทาง Application HumanSoft


สรุปการคำนวณเงินเดือน ในระบบ Payroll อัตโนมัติ ของโปรแกรม HumanSoft สำคัญอย่างไร

	การใช้ระบบ Payroll อัตโนมัติ (Auto Payroll Calculation) ของโปรแกรม HumanSoft นั้นช่วยให้การคำนวณเงินเดือนกลายเป็นเรื่องง่าย สามารถลดขั้นตอน ลดเวลาการทำงานและลดโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดต่างๆ ได้ ทำไห้การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ดังนั้น การคำนวณเงินเดือน ในระบบ Payroll อัตโนมัติ ของโปรแกรม HumanSoft จึงสำคัญต่อการยกระดับ HRM ขององค์กรเป็นอย่างยิ่ง