ปัจจุบันโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์มีให้เลือกมากมาย ฟังก์ชันจึงเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมให้เหมาะกับองค์กร มีรายละเอียดอย่างไรบ้าง ดูได้ในบทความนี้เลย

อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม:

โปรแกรมเงินเดือน คืออะไร

โปรแกรมเงินเดือน คือโปรแกรมสำหรับการคำนวณเงินเดือนและการบริหารจัดการบุคลากรผ่านระบบออนไลน์ ช่วยให้การจัดการบุคลากรในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความซับซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยพัฒนาศักยภาพของบุคลากรในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น ด้วยการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อเสริมสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

3 ฟังก์ชั่นที่โปรแกรมเงินเดือนยุคใหม่ต้องมี

เมื่อทุกองค์กรต้องปรับตัวด้วยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาอย่างฉับพลัน จึงต้องปรับโครงสร้างพื้นฐานการทำงานใหม่ เพื่อตอบรับการทำงานวิถีใหม่ การใช้โปรแกรมเงินเดือนเข้ามาเป็นตัวช่วยในการบริหารจัดการบุคลากรผ่านทางออนไลน์ โดยฟังก์ชันที่ขาดไม่ได้ มีดังนี้

1. Application สำหรับ HR และพนักงาน

การสร้างวิถีการทำงานยุคใหม่ ด้วย Application สำหรับ HR เป็นหนึ่งวิธีที่จะช่วยปรับพื้นฐานการทำงาน เพื่อตอบโจทย์การทำงานวิถีใหม่ ซึ่งการนำ Application เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการบุคลากร จะทำให้ระบบการทำงานต่าง ๆ ในองค์กรมีความสะดวก รวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิม ด้วย ระบบต่าง ๆ ของ Application ดังเช่น

• การลงเวลาทำงานออนไลน์

จากการลงเวลาทำงานออนไลน์ โดยใช้ Application ในโปรแกรม HR นั้น มีหลายวิธี เช่น ลงเวลาแบบตรวจสอบใบหน้า/GPS แบบเช็คอิน แบบ WIFI แบบ QR CODE การลงเวลาผ่าน APP LINE และการลงเวลาแบบTime App โดยแต่ละองค์กรสามารถเลือกใช้งานได้ตามความเหมาะสม

• ขอและอนุมัติเอกสารออนไลน์

ขอและอนุมัติเอกสารทางออนไลน์นั้นเป็นหนึ่งในการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาเพื่อปรับวิถีการทำงานใหม่สู่ HRM Online ด้วยการใช้ Application ในโปรแกรม HR ซึ่งสามารถขอและอนุมัติเอกสารผ่าน APP และ WEB ทั้งขอลางาน ขอเปลี่ยนวันหยุด ขอ OT ขอเบิกสวัสดิการ ขอเบิกเงินล่วงหน้า ทำให้การทำงานในองค์กรสะดวก รวดเร็วมากขึ้น

• สลิปเงินเดือนออนไลน์

เมื่อมีการ Work From Home สิ่งที่ยุ่งยากตามมาคือการคำนวณเงินเดือน ซึ่งการใช้ Application ในโปรแกรม HR สามารถคำนวณการขาด ลา มาสาย โอที และผลตอบแทนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง สามารถออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ได้โดยไม่ต้องยุ่งยาก ทำให้องค์กรปรับเข้าสู่วิถีการทำงานยุคใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• To-do List

To-do List คือรายการสิ่งที่ต้อง เป็นฟังก์ชั่นหนึ่งในโปรแกรม HR สามารถจดรายการงานที่ต้องทำในองค์กร จัดลำดับความสำคัญของงาน กำหนดวันส่ง กำหนดงานย่อยอื่นๆ ได้ และยังสามารถส่งต่องานให้เพื่อนร่วมงานหรือแจกงานให้ลูกน้องได้อีกด้วย ซึ่งฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้เราจดจำและจัดการงานต่าง ๆ ได้อย่างไม่ผิดพลาดและยังช่วยให้ทราบความคืบหน้าของงานในองค์กรได้อีกด้วย

2. Cloud Storage

Cloud Storage คือการเก็บข้อมูลบนเครื่อง Server ออนไลน์ ผ่านการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต ผู้ให้บริการคลาวด์ (Host) จะเป็นผู้ดูแลรักษาฮาร์ดแวร์และซอฟท์แวร์ทั้งหมด ทำให้ผู้ใช้บริการสามารถลดต้นทุนในส่วนนี้ได้ จึงเป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับทั้งองค์กรเล็กและองค์กรใหญ่ สามารถเก็บข้อมูลขององค์กรได้อย่างยืดหยุ่นตามขนาดองค์กร เรียกใช้ข้อมูลได้ง่ายเป็นระเบียบ และยังมีเรื่องการรักษาความปลอดภัย ป้องกันมิให้ผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลเราได้ มีการสำรองข้อมูลไว้อย่างดี ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลจะสูญหายจนกระทบต่อธุรกิจด้วย ดังนั้น Cloud Storage จึงเป็นฟังก์ชั่นโปรแกรมเงินเดือนที่ HR ยุคใหม่ไม่ควรมองข้าม

3. ระบบการจัดการแบบอัตโนมัติ

หน้าที่ของ HR นั้นเป็นหน้าที่ที่มีความหลากหลาย และละเอียดอ่อน หาก HR ยุคใหม่จะนำโปรแกรมเงินเดือนเข้ามาช่วยในการจัดการองค์กร ก็ควรจะเลือกที่เป็นระบบอัตโนมัติ เพราะจะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งในด้านการคำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติ การจัดการเวลาทำงานของพนักงานและคำนวณเวลาให้แบบอัตโนมัติ การยื่น-อนมุติเอกสารออนไลน์แบบอัตโนมัติ รวมถึงระบบรายงานผลต่าง ๆ แบบอัตโนมัติด้วย จะทำให้ HR ทำงานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น มีเวลาเหลือพอที่จะไปพัฒนางานด้านอื่นๆ ให้กับองค์กรได้ จะทำให้องค์กรเติบโตไปสู่เป้าหมายได้อย่างรวดเร็วมากขึ้นด้วยเช่นกัน

สรุปความสำคัญของฟังก์ชันสำหรับ HR ยุคใหม่

เมื่อสถานการณ์ต่างๆ มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว องค์กรจึงต้องปรับตัวไปด้วยเช่นกัน ซึ่งในยุคนี้ การปรับโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรอย่างฉับพลัน เป็นสิ่งที่ปฎิเสธิไม่ได้ วิถีการทำงานในยุคใหม่ของ HR จึงสำคัญกับองค์กรอย่างมาก ทั้ง 3 ฟังก์ชันจึงเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์กับทุกองค์กร ไม่ว่าจะองค์กรใหญ่หรือองค์กรเล็ก และยังสามารถบริหารจัดการบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย