หลายคนยังสงสัยว่า การเขียนรายงานการประชุมที่ดีต้องมีองค์ประกอบใดบ้าง และผู้เขียนต้องมีคุณสมบัติอย่างไร วันนี้เรามีแบบฟอร์มการเขียนรายงานการประชุม มาฝากทุกท่าน
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
- การเขียนแผนธุรกิจ ในปี 2024 ยังจำเป็นอยู่ไหม?
- 4 Steps เขียนสมัครงานผ่านอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพ และโดนใจ HR
- ทักษะการให้คำปรึกษา มีขั้นตอน เทคนิคอะไรบ้าง ที่ HR ควรรู้
- HR มือใหม่ห้ามพลาด! ACTION PLAN วางแผนงานประจำปีของ HR
ว่าด้วยเรื่อง “การเขียนรายงานการประชุม”
รายงานการประชุม คือ ข้อความบันทึกข้อคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม โดยระบุมติของที่ประชุม เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงยืนยันการปฏิบัติงาน และเพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติต่อไป
หลักการเขียนรายงานการประชุม
หลักการเขียนรายงานการประชุมที่ดี ควรมีลักษณะอย่างไรบ้าง?
- ใช้ภาษาให้ถูกต้อง เข้าใจชัดเจน
- ควรจดสรุป เฉพาะใจความสำคัญ และสิ่งสำคัญต้องย่อความให้ได้ใจความสมบูรณ์
- ผู้เขียนควรเขียนเรียงตามลำดับวาระการประชุม
- ควรแยกประเด็นสำคัญแต่ละหัวข้อ
- ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ผู้เขียนควรเขียนให้ถูกต้อง
- ผู้เขียนต้องตั้งใจฟังการประชุมอย่างมีสมาธิ
ัลัษณะของรายงานการประชุมที่ดี
ข้อแนะนำสำหรับมือใหม่ในการเริ่มเขียนรายงานการประชุมที่ดี ต้องทราบลักษณะของรายงานการประชุมให้ถี่ถ้วนก่อน วันนี้เรารวบรวมข้อมูลมาฝาก ไปดูกันเลย
- มีเนื้อหาถูกต้อง ตรงตามที่ประชุมอภิปราย มติถูกต้อง ชัดเจนและครบถ้วนทุกประเด็น
- ผู้จดต้องคำนึงถึงผู้อ่านเป็นสำคัญ ต้องใช้ภาษาที่ชัดเจน เข้าใจง่าย กระชับ และตรงประเด็น
- มีหัวข้อย่อยทุกเรื่อง เพื่อให้สะดวกแก่การอ่านภายหลัง ทำให้ผู้อ่านเข้าใจเรื่องทันทีที่เห็นหัวข้อนั้น ๆ
รูปแบบของรายงานการประชุม
- รายงานการประชุม
- ครั้งที่
- เมื่อ วัน เดือน ปี
- ณ ให้ลงชื่อสถานที่ที่ประชุม
- ผู้มาประชุม
- ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)
- ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
- เริ่มประชุมเวลา
- ระเบียบวาระ
- เลิกประชุมเวลา
- ผู้จดรายงานการประชุม
ุคณสมบัติของผู้จดรายงานการประชุม
ผู้จดรายงานการประชุมที่ดี ต้องมีลักษณะและคุณสมบัติใดบ้าง ไปหาคำตอบกันเลย
- มีทักษะการสรุปความ
- ผู้จดต้องศึกษาข้อมูลในวาระก่อนการประชุมเสมอ
- ผู้จดต้องมีสมาธิ จดจ่อกับเรื่องที่กำลังประชุมอยู่เสมอ
- ไม่หวังพึ่งเทปบันทึกเสียง
ตัวอย่างการเขียนรายงานการประชุม
ดาวน์โหลด ตัวอย่างแบบฟอร์มรายงานการประชุมได้ที่ >> ตัวอย่างรายงานการประชุม
สรุป แจกฟรี! แบบฟอร์มการเขียนรายงานการประชุม สำหรับมือใหม่
โดยสรุปแล้ว การเขียนรายงานการประชุม ถือเป็นหลักฐานการประชุมที่สำคัญ ปรียบเสมือนเป็นการบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในที่ประชุม แสดงให้เห็นถึงประเด็นสำคัญ ข้อเสนอแนะ มติ และข้อสรุปของที่ประชุม เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในภายหลัง กรณีเกิดข้อพิพาท สามารถใช้รายงานการประชุมเป็นหลักฐานยืนยันข้อเท็จจริงได้