การใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาการทำงานมีประโยชน์มากมาย ช่วยให้ติดตามเวลาการทำงาน จัดการงาน และคำนวณเวลาการทำงานของพนักงานได้อย่างสะดวก โดยมีวิธีการสร้างแบบฟอร์มดังนี้

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน คือ เอกสารหรือรูปแบบที่ใช้ในการบันทึกเวลาที่พนักงานทำงาน เวลาเริ่มงานและเวลาสิ้นสุดงานของพนักงานจะถูกบันทึกลงในแบบฟอร์มนี้ เพื่อให้ผู้จัดการหรือ HR สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้อย่างแม่นยำ และใช้ข้อมูลนี้ในการคำนวณเงินเดือน หรือในการคำนวณเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคนโดยรวม ซึ่งแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานมักจะรวมถึงข้อมูล เช่น

รายชื่อพนักงาน
วันที่ทำงาน
ช่วงเวลาทำงาน
เวลาเริ่มงาน
เวลาสิ้นสุดงาน

และบางครั้งอาจรวมหมายเหตุหรือข้อมูลเพิ่มเติมอื่น ๆ ไปด้วย เพื่อให้การบันทึกเวลาทำงานเป็นไปอย่างครบถ้วนและเป็นระบบ

การบันทึกเวลาทำงานมักถูกใช้ในองค์กรหรือธุรกิจ เพื่อการจัดการทรัพยากรบุคคลและการจัดสรรงบประมาณในด้านการจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงานตามเวลาที่ทำงานได้อย่างถูกต้อง ซึ่งมีหลายวิธีการในการบันทึกเวลาทำงานให้เลือกใช้ตามความเหมาะสมและความต้องการขององค์กร ไม่ว่าจะเป็น การบันทึกเวลาลงใน Excel หรือการใช้ระบบลงเวลาการทำงานจากโปรแกรมเงินเดือน HumanSoft หรือแอพลงเวลาเข้างาน เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับ HR และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องต่อไป

และในบทความนี้จะพูดถึงแบบฟอร์มสำหรับการบันทึกเวลาทำงานใน Excel โดยจะสอนวิธีการสร้างแบบฟอร์มอย่างง่ายๆ เพื่อใช้สำหรับบางองค์กรที่ยังมีจำนวนพนักงานไม่เยอะ และกะการทำงานที่ไม่ซับซ้อนมาก

วิธีสร้างแบบฟอร์มบันทึก-นับชั่วโมงทำงานอย่างง่ายๆ ด้วย Excel

1. เตรียมข้อมูล

เริ่มต้นด้วยการเตรียมข้อมูลที่จะใช้เพื่อสร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาการทำงานสำหรับองค์กรคุณ เช่น

รายชื่อพนักงาน
วันที่ทำงาน
ช่วงเวลาทำงาน
เวลาเริ่มงาน
เวลาสิ้นสุดงาน

2. สร้างรูปแบบตาราง

เปิด Excel และสร้างหัวข้อสำหรับแต่ละคอลัมน์ของแบบฟอร์ม เช่น วันที่, ชื่อพนักงาน, เวลาเข้า, เวลาออก, พักกลางวัน, เวลาทำงาน, หมายเหตุ เป็นต้น ซึ่งคุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบของ Excel เพื่อทำให้หัวข้อและรูปแบบของตารางมีความสวยงามและชัดเจนตามความต้องการได้เลย

3. กำหนดรูปแบบเวลา

สร้างรูปแบบเวลาให้สอดคล้องกับวิธีการบันทึกที่คุณต้องการใช้ โดยใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบของ Excel เช่น การกำหนดรูปแบบเวลาใน Cell เป็น HH:MM หรือ HH:MM AM/PM ตามที่ต้องการ โดย คลิกขวา แล้วเลือก Format Cell > Time > เลือกรูปแบบตามต้องการ (ในตัวอย่างใช้รูปแบบ 13.30 น.)

4. ตั้งค่าฟังก์ชันข้อมูลเวลา

กำหนดฟังก์ชันข้อมูลเวลาเพื่อใช้สำหรับสูตรคำนวณต่างๆ โดย Cell ที่ใช้ข้อมูลเวลาทั้งหมด ให้ตั้งค่าดังนี้

สูตร =TIME(hour,minute,second)

ตัวอย่างเช่น เวลา 8.30 น. คือ =TIME(8,30,0) เวลา 17.30 น. คือ =TIME(17,30,0)

5. กรอกข้อมูลเวลา

กรอกข้อมูลการบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน รวมถึงข้อมูลอื่นๆ ที่ต้องการ

6. กำหนดสูตรคำนวณเวลา

มาถึงขั้นตอนสำคัญ คือการตั้งค่าการคำนวณต่างๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องจากสูตรการคำนวณของ Excel เช่น คำนวณเวลาการทำงานของพนักงานที่หักเวลาพักกลางวันอัตโนมัติ 1 ชั่วโมง คำนวณเวลามาสาย และคำนวณเวลาที่พนักงานเลิกงานก่อนเวลา ดังนี้

สูตรคำนวณ

คำนวณเวลาทำงานทั้งหมด (หักพักกลางวัน 1 ชั่วโมง)

คือ = Cell เวลาเข้างาน- Cell เวลาออกงาน -TIME(1,0,0)

ตัวอย่างเช่น =D5-C5-TIME(1,0,0)

คำนวณเวลามาสาย

คำนวณชั่วโมง คือสูตร =IF( Cell เวลาเข้างาน > Cell เวลาเริ่มงานของบริษัท ,HOUR(Cell เวลาเข้างาน - Cell เวลาเริ่มงานของบริษัท),"-")

ตัวอย่างเช่น =IF(C5>$C$1,HOUR(C5-$C$1),"-")

คำนวณนาที คือสูตร =IF( Cell เวลาเข้างาน > Cell เวลาเริ่มงานของบริษัท,MINYTE(Cell เวลาเข้างาน - Cell เวลาเริ่มงานของบริษัท),"-")

ตัวอย่างเช่น =IF(C5>$C$1,MINUTE(C5-$C$1),"-")

คำนวณเวลาเลิกงานก่อนเวลา

คำนวณช่องชั่วโมง คือสูตร =IF( Cell เวลาออกงาน > Cell เวลาสิ้นสุดงานตามกำหนด ,HOUR(Cell เวลาเข้างาน - Cell เวลาสิ้นสุดงานตามกำหนด),"-")

ตัวอย่างเช่น =IF(D5<$C$2,HOUR($C$2-D5),"-")

คำนวณช่องชั่วโมง คือสูตร =IF( Cell เวลาออกงาน > Cell เวลาสิ้นสุดงานตามกำหนด ,MINYTE(Cell เวลาออกงาน - Cell เวลาสิ้นสุดงานตามกำหนด),"-")

ตัวอย่างเช่น =IF(D5<$C$2,MINUTE($C$2-D5),"-")

หมายเหตุ : สัญลักษณ์ "$" ที่ใช้กับตัวอักษรของ Cell เพื่ออ้างถึงช่องหรือเซลล์ที่มีค่าคงที่ หรืออ้างถึงช่องหรือเซลล์ที่ไม่ต้องการให้เปลี่ยนแปลง

7. คำนวณเวลาพนักงานทั้งหมด

หลังจากที่ตั้งค่าจากพนักงานคนแรกเรียบร้อยแล้ว ให้กดคำนวณเวลาแบบ Repeat ให้กับพนักงานคนอื่นๆ แบบง่าย โดยเลือกคลุมที่ Cell การคำนวณของพนักงานคนแรก แล้วกดที่เครื่องหมาย + ปลายช่องของ Cell สุดท้าย ลากลงมาด้านล่างเพื่อคำนวณเวลาต่างๆ ให้กับพนักงานคนอื่นๆ ในสูตรเดียวกับที่กำหนดให้กับคนแรก เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

8. บันทึกและจัดเก็บข้อมูล

หลังจากที่คุณได้กรอกข้อมูลเวลาการทำงานให้เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถบันทึกและจัดเก็บไฟล์ Excel ไว้ในที่ที่คุณต้องการ เพื่อใช้ในการตรวจสอบหรือประมวลผลข้อมูลในภายหลัง

สรุปวิธีสร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน นับชั่วโมงทำงานด้วย Excel

การสร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานด้วย Excel เป็นวิธีที่ง่ายและสะดวก ช่วยให้จัดการเวลาการทำงานพนักงานได้เป็นอย่างดี แต่การบันทึกเวลางานด้วย Excel ดังตัวอย่างนี้ ยังคงเป็นระบบลงเวลาแบบ Manual ซะส่วนใหญ่ จึงอาจไม่ตอบโจทย์สำหรับบางองค์กรที่มีจำนวนพนักงานเยอะ และมีกะการทำงานที่ซับซ้อน มีพนักงานหลากหลายประเภท ดังนั้น องค์กรควรเลือกระบบการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานให้เหมาะสมกับองค์กรให้มากที่สุด เพื่อให้การคำนวณเวลาการทำงานมีความถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น