ใบเตือนพนักงานเป็นเครื่องมือที่ HR ใช้เพื่อตักเตือนพนักงานที่มีพฤติกรรมไม่เหมาะสม โดย HR ควรออกใบเตือนพนักงานอย่างถูกต้อง เพื่อให้ใบเตือนพนักงานมีประสิทธิภาพ

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:

ใบเตือนพนักงาน

ใบเตือนพนักงาน (Warning Letter) เป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจจ้างเท่านั้น เช่น ผู้จัดการ ผู้บังคับบัญชา หรือ HR เป็นต้น โดยเป็นการแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการผ่านลายลักษณ์อักษร ใบเตือนจะมีอายุไม่เกิน 1 ปี นับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิดครั้งแรก ซึ่งโดยทั่วไป การเตือนพนักงานหากไม่เป็นความผิดร้ายแรงมักจะตักเตือนด้วยวาจา แต่หากพนักงานกระทำความผิดร้ายแรงหรือกระทำผิดซ้ำนายจ้างหรือ HR ก็อาจออกใบเตือนพนักงานแบบเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้พนักงานตระหนักถึงความผิดของตนเอง

การบริหารจัดการความประพฤติของพนักงานเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยในการรักษาความสมดุลและประสิทธิภาพในองค์กร ในบางกรณีเมื่อพนักงานไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม การใช้ใบเตือนพนักงานเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหาและเสริมสร้างพฤติกรรมที่ถูกต้อง

องค์ประกอบสำคัญที่ควรมีบน “ใบเตือนพนักงาน”

การจัดทำใบเตือนพนักงานมีความสำคัญมากเพื่อให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างตรงไปตรงมา ดังนั้น ใบเตือนพนักงานควรมีองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้

ชื่อองค์กร
ชื่อพนักงานและตำแหน่งผู้กระทำผิด
ชื่อผู้บังคับบัญชา/ชื่อตัวแทนฝ่ายบุคคล
วันที่ออกใบเตือนพนักงาน
รายละเอียดของการกระทำผิด
คำชี้แจงการรับทราบของพนักงาน
ผลลัพธ์จากการกระทำผิดของพนักงาน
ลายเซ็นพนักงานผู้กระทำผิดหรือพยาน
ลายเซ็นผู้บังคับบัญชา

องค์ประกอบเหล่านี้เป็นข้อมูลพื้นฐานที่ควรมีบนใบเตือนพนักงาน เพื่อให้พนักงานทราบถึงรายละเอียดของใบเตือน และเพื่อประโยชน์ในการเก็บรักษาหรืออ้างอิงในอนาคต

ข้อควรระวังในการออกใบเตือนพนักงานที่ HR ควรรู้

เมื่อทราบถึงองค์ประกอบที่ใบเตือนพนักงานควรมีแล้ว ในหัวข้อนี้เราจะมาพูดถึงข้อควรระวังในการออกใบเตือนพนักงานที่ HR ควรรู้ จะมีอะไรบ้างไปดูกันเลย

1. ออกใบเตือนพนักงานเฉพาะในกรณีที่พนักงานมีพฤติกรรมที่ผิดจริง

ก่อนที่ HR จะออกใบเตือนพนักงาน จะต้องทำการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีพฤติกรรมที่ผิดจริง และควรมีหลักฐานเป็นเอกสารประกอบ เช่น บันทึกเหตุการณ์ หรือพยานบุคคล เป็นต้น หาก HR ออกใบเตือนพนักงานโดยไม่มีหลักฐานรองรับ อาจทำให้พนักงานฟ้องร้องนายจ้างในภายหลังได้

ทั้งนี้ HR ควรให้โอกาสพนักงานได้ชี้แจงถึงข้อเท็จจริง หากพนักงานมีเจตนาดีหรือสามารถอธิบายข้อเท็จจริงได้ HR อาจพิจารณาไม่ออกใบเตือนพนักงาน หรืออาจออกใบเตือนพนักงานในลักษณะที่เบาลง

2. ออกใบเตือนพนักงานอย่างเป็นธรรมและตรงไปตรงมา

HR ควรพิจารณาถึงความผิดของพนักงานอย่างเป็นธรรมและตรงไปตรงมา โดยคำนึงถึงปัจจัยต่าง ๆ เช่น เจตนา ความร้ายแรงของความผิด ประวัติการทำงานที่ผ่านมา เป็นต้น หาก HR ออกใบเตือนพนักงานอย่างไม่เป็นธรรมหรือเลือกปฏิบัติ อาจทำให้เกิดผลเสียทั้งต่อตัวของพนักงานและ HR ผู้ออกใบเตือน

3. ให้พนักงานลงชื่อรับทราบใบเตือนพนักงาน

หลังจากที่ HR ออกใบเตือนพนักงานแล้ว ควรให้พนักงานลงชื่อรับทราบ เพื่อยืนยันว่าพนักงานได้รับทราบและเข้าใจถึงเนื้อหาของใบเตือนพนักงาน หากพนักงานไม่ลงชื่อรับทราบ อาจให้พยานลงชื่อรับทราบแทน

4. ใบเตือนพนักงานควรเขียนด้วยภาษาที่เป็นทางการและสะกดถูกต้อง

ในการออกใบเตือนพนักงานควรที่จะเขียนด้วยภาษาที่เป็นทางการ และสะกดถูกต้อง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความน่าเชื่อถือ นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงเนื้อหาของใบเตือนพนักงานได้ง่ายขึ้น ดังนั้น HR ควรตรวจสอบการสะกดคำและรายละเอียดต่าง ๆ อย่างรอบคอบก่อนทำการออกใบเตือนให้กับพนักงาน

5. ปรึกษาฝ่ายกฎหมายหรือผู้เชี่ยวชาญ

หาก HR ไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลความถูกต้องในการออกใบเตือน หรือเป็นไปตามข้อบังคับการทำงานหรือไม่ HR ควรที่จะปรึกษากับฝ่ายกฎหมาย หรือผู้เชี่ยวชาญเพื่อป้องกันความผิดพลาดทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นได้ และเพื่อไม่ให้เป็นการละเมิดสิทธิของพนักงานนั่นเอง

6. เก็บใบเตือนพนักงานไว้ในแฟ้มประวัติของพนักงาน

ใบเตือนพนักงานเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บไว้ในแฟ้มประวัติของพนักงาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ในอนาคต เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงและใช้เป็นหลักฐาน กรณีที่เกิดข้อพิพาทหรือเกิดการฟ้องร้องในอนาคต

7. ควรออกใบเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 2 ฉบับ

HR ควรที่จะทำการออกใบเตือนพนักงานในรูปแบบของลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 2 ฉบับ พร้อมลายเซ็นของนายจ้าง เพื่อให้นายจ้างและพนักงานผู้กระทำผิดจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน และจัดส่งให้พนักงานผู้กระทำผิดแบบปิดผนึก

สรุปองค์ประกอบสำคัญบน “ใบเตือนพนักงาน” และข้อควรระวังที่ HR ควรรู้

ใบเตือนพนักงานเป็นเครื่องมือที่นายจ้าง หรือ HR ใช้เพื่อตักเตือนพนักงานที่มีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม เพื่อให้พนักงานตระหนักถึงความผิดและปรับปรุงแก้ไขพฤติกรรมของตน การให้ใบเตือนพนักงานเป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างมีวินัยและยึดมั่นตามนโยบายขององค์กร หากนายจ้างหรือ HR ออกใบเตือนพนักงานโดยไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดปัญหาทางกฎหมายได้ ดังนั้น นายจ้างควรศึกษากฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้องอย่างรอบคอบก่อนออกใบเตือนพนักงานและจัดส่งให้กับพนักงานแบบปิดผนึก

อย่างไรก็ตามโปรแกรม HumanSoft เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญที่ HR สามารถจัดส่งใบเตือนพนักงานหรือจดหมายเตือนให้กับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว อีกทั้งพนักงานสามารถตรวจสอบจดหมายเตือนของตนเองที่ได้รับผ่านแอปพลิเคชันของ HumanSoft ได้เลย