การบริหารเวลาเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้คุณสามารถใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดได้อย่างมีประสิทธิภาพและผลิตผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในชีวิตประจำวันได้ โดยมีทักษะสำคัญที่จะช่วยให้การบริหารเวลาในชีวิตง่ายมากขึ้น ดังนี้

บทความเกี่ยวข้องที่น่าสนใจ :

4 วิธีเพิ่มทักษะการบริหารเวลาให้ชีวิตง่ายขึ้น

เป็นความจริงที่ 24 ชั่วโมงของคนเราเท่ากัน แต่ผลลัพธ์การทำงานของคนเราไม่เท่ากัน ซึ่งทั้งหมดนี้ เป็นผลมาจากการบริหารเวลาที่ไม่เหมาะสม โดยการบริหารเวลาของแต่ละคนมักไม่เหมือนกัน ตามลักษณะของการทำงาน บางคนเสียเวลาเพราะการถูกรบกวนเพียงเล็กน้อย บางคนใช้เวลาไปกับกิจกรรมบางประการที่ไม่สำคัญ เช่น การเดินทางโดยไม่จำเป็น การประชุมที่ไม่รู้จบ บางคนดู Social Media ขณะทำงาน การผัดวันประกันพรุ่ง หรือแม้กระทั่งการมีพื้นที่ทำงานแบบไม่เป็นระเบียบ

หนึ่งในกลยุทธ์การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถตัดสิ่งรบกวน การผัดวันประกันพรุ่ง และเหตุผลต่างๆ ที่ทำให้เกิดความล่าช้า ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นคือหลักการที่เรียกว่า “หลักการพาเรโต” หรือโดยทั่วไปเรียกว่า “กฎ 80/20”

กฎ 80/20 คืออะไร?

หลักการพาเรโตหรือกฎ 80/20 ระบุว่า 80% ของผลลัพธ์มาจาก 20% ของความพยายามที่มีสมาธิ ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิผล หมายความว่าคุณควรมุ่งความสนใจไปกับงานที่สร้างผลกระทบมากที่สุด ซึ่งจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายโดยรวมได้มากที่สุด

ตัวอย่างเช่น

ในธุรกิจ: 80% ของรายได้อาจมาจาก 20% ของลูกค้า
ในการบริหารเวลา: 80% ของผลลัพธ์ที่ดีที่สุดมักเกิดจาก 20% ของกิจกรรมที่เราทำ
ในการทำงาน: 80% ของปัญหามักเกิดจาก 20% ของสาเหตุ
ในการใช้เวลา: 80% ของความสำเร็จมักเกิดจาก 20% ของเวลาที่เราใช้

และการทำความเข้าใจหลักการนี้ช่วยให้คุณสามารถโฟกัสทรัพยากรและพลังงานของเราในสิ่งที่สำคัญที่สุดและสิ่งที่สามารถส่งผลสูงสุดได้ เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์มากที่สุดในชีวิตและการทำงานต่างๆ

ดังนั้น หากสามารถนำกฎ 80/20 นี้เข้ามาปรับใช้ในชีวิตประจำวัน พร้อมกับทักษะการบริหารเวลาที่จะช่วยให้การบริหารเวลาในด้านต่างๆ ง่ายดายมากยิ่งขึ้น โดยมีทักษะดังนี้

1. การติดตามเวลา

อันดับแรกคือ การติดตามเวลาว่าคุณใช้เวลาในแต่ละกิจกรรมอย่างไรบ้าง ตลอดทั้งวัน คุณกำลังทำงานที่สำคัญ หรือทำแต่งานเล็กๆ โดยการติดตามเวลาจะช่วยให้เห็นว่าคุณใช้เวลาเช็กอินบนโซเชียลมีเดีย ตอบกลับอีเมล ช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน และงานอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณอาจไม่ได้คำนึงถึงเป็นเวลานานเท่าใด เพราะมีหลายกิจกรรมที่สามารถเอาเวลาคืนมาได้ เช่น การเดินทางที่ไม่จำเป็น ใช้เวลารับประทานอาหารเป็นเวลานานเป็นประจำ หรือแม้กระทั่งการเช็ก Social Media ตลอดเวลา ก็สามารถทำให้เสียเวลาไปมากได้เหมือนกัน ซึ่งการติดตามเวลานี้ จะช่วยให้คุณสามารถบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น จากการลดเวลาสำหรับกิจกรรมที่ไม่จำเป็นออกไป หรือปรับเปลี่ยน จำกัดช่วงเวลาในการทำกิจกรรมนั้นๆ เพื่อให้ได้เวลาในการทำงานที่สำคัญๆ เพิ่มมากขึ้นจากเดิม

2. จัดลำดับความสำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญจะสามารถทำได้เมื่อคุณรู้ว่างานหรือกิจกรรมแต่ละอย่างมีความสำคัญแค่ไหน ซึ่งสามารถจัดกลุ่มกิจกรรมในชีวิตตามหลักการของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ Eisenhower Matrix โดยแบ่งออกเป็น 4 ประเภทดังนี้

เร่งด่วน และสำคัญ ได้แก่ กิจกรรมที่มีกำหนดเวลา ต้องรีบทำทันที เช่น งานที่ได้รับมอบหมายโดยตรง
ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ มักเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญต่ออนาคต เช่น การพัฒนาตัวเอง การเรียน การออกกำลังกาย แผนการทำงานในอนาคต
เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ ได้แก่ ธุระที่ไม่ได้เกี่ยวกับเรา ควรลดการใช้เวลาในเรื่องเช่นนี้ให้เหลือน้อยที่สุด
ไม่เร่งด่วน และไม่สำคัญ เช่น ดูละคร, เช็ก Facebook ควรลดการใช้เวลาในเรื่องนี้ให้เหลือน้อยที่สุดเช่นกัน

เมื่อจัดลำดับความสำคัญได้แล้วว่างานหรือกิจกรรมใดเป็นเรื่องเร่งด่วน หรือเรื่องสำคัญ ก็จะทำให้รู้ว่า สิ่งใดควรทำก่อน สิ่งใดควรทำหลัง เพราะหัวใจของหลักการนี้คือ การให้เวลากับสิ่งสำคัญก่อนเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกลุ่มที่ 2 ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ เพราะเป็นงานที่มักเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าในอนาคต แต่คนทั่วไปมักจะติดกับดักของกิจกรรมในกลุ่มที่ 3 คือรีบ แต่ไม่สำคัญ โดยอาจถูกแรงกดดันจากผู้อื่นก็เป็นได้

3. ลดการเสียเวลาออกไป

หลังจากจัดลำดับความสำคัญของงานได้แล้ว คุณสามารถมองหาตัวช่วยหรือปรับเปลี่ยนวิธีการบางอย่าง เพื่อให้คุณได้มีเวลาโฟกัสกับงานที่มีความสำคัญอย่างมากกับคุณ โดยสามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของกิจกรรมนั้นๆ เช่น

กระจายงานให้สมาชิกในทีมช่วยเหลือในบางส่วนงานหรือใช้หลักการทำงานเป็นทีมมาช่วย
มอบหมายหรือจ้างบุคคลอื่นที่มีความเชี่ยวชาญมากกว่าให้ทำงานที่มีความสำคัญน้อยสำหรับคุณ
หากเป็นกิจกรรมในชีวิตส่วนตัวก็สามารถแบ่งเบาภาระให้คนในครอบครัวช่วยเหลือ
การนำเทคโนโลยี AI และ Application เข้ามาเป็นตัวช่วยในการทำงานนั้น เช่น การใช่โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft เข้ามาช่วยในการบริหารงาน HR
หากคุณเป็นคนที่ใช้เวลาในการเดินทางเยอะ ลองพิจารณาปรับแผนการเดินทางใหม่ ก็สามารถช่วยลดเวลาได้
ลดเวลาในการทำกิจกรรมบางอย่างออกไป เช่น การรับประทานอาหารที่นานเกินไป การเล่น Social Media บ่อยๆ

4. กำหนดระยะเวลาให้กับงานที่ทำ

ทักษะการบริหารเวลาข้อสุดท้าย คือการกำหนดระยะเวลาให้กับงานที่ทำ เพื่อเพิ่มความกดดันให้กับตนเอง เช่น งานหลักชิ้นนี้ต้องทำให้เสร็จภายในวันนี้ และในระหว่างการทำงานชิ้นนี้ก็ควรที่จะจำกัดโลกส่วนตัว เพื่อปิดกั้นสิ่งรบกวนเล็กๆ น้อยๆ เช่น การเช็ก E-mail หรือข้อความ Chat โดยคุณสามารถบริหารจัดการสิ่งรบกวนเล็กๆ น้อยๆ นี้ได้หลากหลายวิธีตามความเหมาะสม เพื่อให้คุณได้มีเวลาโฟกัสกับงานที่ทำจนสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป 4 วิธีเพิ่มทักษะการบริหารเวลาให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น

การบริหารเวลานั้น เป็นเรื่องของนิสัยส่วนตัวของแต่ละคนด้วย บางทีอาจต้องใช้เวลาระยะหนึ่งเพื่อปรับตัวให้เข้ากับทักษะบริหารเวลาต่างๆ ที่กล่าวมา แต่เมื่อถึงเวลาที่สามารถบริหารเวลาตามทักษะต่างๆ ได้แล้ว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว คุณก็จะสามารถบริหารเวลาได้อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากที่สุด