ทำความรู้จักกับ SMCR Model แนวคิดสำคัญสำหรับ HR ในการพัฒนาการสื่อสารองค์กร ที่จะช่วยสร้างความชัดเจน ลดความเข้าใจผิด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

SMCR Model คืออะไร

SMCR Model คือแนวคิดการสื่อสารที่พัฒนาโดย David K. Berlo ประกอบไปด้วย 4 องค์ประกอบหลัก ได้แก่ S ย่อมาจาก Source (ผู้ส่งสาร) M ย่อมาจาก Message (ข้อความหรือเนื้อหาที่ต้องการสื่อ) C ย่อมาจาก Channel (ช่องทางหรือสื่อกลางที่ใช้ในการสื่อสาร) และ R ย่อมาจาก Receiver (ผู้รับสาร) โดยแต่ละองค์ประกอบมีความหมายดังนี้

• Source คือ ผู้ส่งสารหรือต้นกำเนิดของข้อความ ซึ่งอาจเป็นบุคคลหรือองค์กร โดยความสามารถของผู้ส่งสารในการถ่ายทอดข้อมูลจะขึ้นอยู่กับทักษะด้านการสื่อสาร ทัศนคติ ความรู้ทางด้านเนื้อหา สถานะทางสังคม และวัฒนธรรมของผู้ส่งสารเอง

• Message คือ ข้อมูลหรือเนื้อหาที่ผู้ส่งสารต้องการจะสื่อ อาจเป็นคำพูด ข้อความ หรือสัญลักษณ์ โดยข้อความนี้จะถูกถ่ายทอดผ่านช่องทางการสื่อสาร

• Channel คือ สื่อหรือช่องทางที่ใช้ในการส่งสารจากผู้ส่งไปยังผู้รับ เช่น เสียง แสง สื่อสังคมออนไลน์ ซึ่งประสิทธิภาพของการสื่อสารจะขึ้นอยู่กับการเลือกช่องทางที่เหมาะสม

• Receiver คือ ผู้ที่ได้รับสารจากผู้ส่ง ซึ่งมีบทบาทในการตีความสาร โดยการตีความของผู้รับจะขึ้นอยู่กับทักษะการสื่อสาร ความรู้ และประสบการณ์ส่วนตัว

SMCR Model สำคัญกับ HR อย่างไร

ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล (HR) ถือเป็นสื่อกลางหรือผู้ที่เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างผู้บริหารและพนักงาน ดังนั้น HR จึงจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดีเพื่อสื่อสารหรือถ่ายทอดข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับนโยบาย ขั้นตอนการทำงาน แก้ไขความขัดแย้ง รวมถึงการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี การใช้ SMCR Model เข้ามาช่วยในการพัฒนาการสื่อสารองค์กรจะทำให้เกิดประสิทธิผลหลายประการ ดังนี้

1. สร้างความเชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารและพนักงาน

การใช้ SMCR Model ช่วยให้ HR ทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการถ่ายทอดข้อมูลระหว่างผู้บริหารและพนักงานอย่างเป็นระบบ ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีความเข้าใจที่ตรงกัน HR สามารถใช้โมเดลนี้ในการสื่อสารแนวคิด แผนงาน และนโยบายจากผู้บริหารไปยังพนักงาน และยังรวบรวมข้อมูลความต้องการจากพนักงานเพื่อสื่อสารกลับไปยังผู้บริหารได้อย่างเป็นระบบ

2. เลือกช่องทางการสื่อสารได้อย่างเหมาะสม

SMCR Model ช่วยให้ HR ประเมินได้ว่าเนื้อหาหรือข้อความที่ต้องการสื่อสารนั้นควรใช้ช่องทางใด เช่น การส่งข้อมูลที่ซับซ้อนอาจต้องใช้การประชุมแทนอีเมล หรือใช้ช่องทางดิจิทัลที่เข้าถึงพนักงานได้เร็วขึ้น การเลือกช่องทางที่ถูกต้องช่วยให้ข้อความไปถึงผู้รับอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดปัญหาการสื่อสารที่ขัดข้องระหว่างฝ่ายต่าง ๆ

3. ลดปัญหาความขัดแย้ง

SMCR Model ช่วยป้องกันความเข้าใจผิดที่มักนำไปสู่ความขัดแย้งภายในองค์กร เมื่อข้อมูลถูกส่งผ่านไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน ชัดเจน และมีการตอบสนองที่เหมาะสม ช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาจากการสื่อสารที่ไม่สมบูรณ์

4. ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง

การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพตามโครงสร้างของ SMCR Model ช่วยให้ HR สามารถถ่ายทอดค่านิยม วิสัยทัศน์ และเป้าหมายขององค์กรไปยังพนักงานได้อย่างชัดเจน เมื่อทุกคนเข้าใจและปฏิบัติตามค่านิยมเดียวกัน วัฒนธรรมองค์กรก็จะเข้มแข็งและสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท ส่งเสริมความสามัคคีและความร่วมมือระหว่างทุกฝ่าย

5. ปรับปรุงกระบวนการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง

SMCR Model ไม่เพียงแต่ช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ HR สามารถวิเคราะห์และประเมินผลการสื่อสารได้อย่างต่อเนื่อง เมื่อมีปัญหาหรือข้อบกพร่องเกิดขึ้นในกระบวนการสื่อสาร HR สามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการปรับปรุงวิธีการส่งสาร หรือเลือกช่องทางที่ดีกว่าเพื่อให้การสื่อสารในอนาคตมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การประยุกต์ใช้ SMCR Model ในการสื่อสารภายในองค์กร

การใช้ SMCR Model ในการพัฒนาการสื่อสารภายในองค์กรช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากองค์กรต้องการให้ข้อมูลถูกส่งถึงผู้รับโดยชัดเจน เข้าใจได้ง่าย และเกิดการตอบสนองในทางที่เหมาะสม โดยโมเดลนี้สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กรได้ดังนี้

1. Source (ผู้ส่งสาร)

ผู้ส่งสารในองค์กรที่ต้องการสื่อสารข้อมูล ได้แก่ ผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้าแผนก ฝ่ายจัดการทรัพยากรบุคคล (HR) หรือแม้กระทั่งพนักงาน จำเป็นต้องคำนึงถึงข้อควรพิจารณา ดังนี้

• ความชัดเจนในการส่งสาร ผู้ส่งควรมีความเข้าใจที่ชัดเจนในเนื้อหาที่ต้องการจะสื่อ และมีทักษะในการสื่อสารที่เหมาะสม

• ความรู้ ผู้ส่งต้องมีความรู้ในเนื้อหาที่สื่อสาร และรู้ว่าข้อมูลใดที่มีความสำคัญกับผู้รับ

• ทัศนคติและความเชื่อมั่น ผู้ส่งสารควรมีทัศนคติที่ดีต่อผู้รับ เพื่อให้เกิดความไว้วางใจและเปิดรับข้อมูลจากผู้ส่ง

2. Message (สารหรือข้อความ)

ผู้ส่งสารควรเตรียมและออกแบบสารหรือข้อความที่ต้องการสื่อให้เหมาะสมกับผู้รับ โดยมีข้อควรพิจารณา ดังนี้

• ความชัดเจน เนื้อหาของสารต้องชัดเจนและเข้าใจง่าย เพื่อป้องกันการเข้าใจผิดหรือเกิดความสับสน

• ความสมบูรณ์ของข้อมูล ข้อมูลที่ส่งควรมีความครบถ้วนและไม่คลุมเครือ

• ความเหมาะสมตามบริบท ข้อความควรได้รับการปรับให้เหมาะสมกับสถานการณ์หรือความต้องการของผู้รับ เช่น ในสถานการณ์การแก้ไขปัญหา ต้องใช้ข้อความที่ตรงประเด็นและกระชับ

3. Channel (ช่องทางหรือสื่อกลาง)

ผู้ส่งสารควรเลือกช่องทางที่เหมาะสมกับประเภทของสารและผู้รับสาร โดยมีข้อควรพิจารณา ดังนี้

• ช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม เลือกใช้ช่องทางที่ผู้รับสามารถเข้าถึงได้สะดวก เช่น อีเมล การประชุมออนไลน์ การการประชุมภายใน หรือสื่อสังคมออนไลน์

• การใช้สื่อผสมผสาน อาจใช้หลายช่องทางร่วมกัน เช่น การสื่อสารผ่านข้อความสั้นแล้วตามด้วยเอกสารที่ละเอียดเพิ่มเติม เพื่อให้การรับสารมีความเข้าใจและความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น

4. Receiver (ผู้รับสาร)

ผู้รับสารถือเป็นส่วนสำคัญในการทำให้การสื่อสารเกิดประสิทธิภาพ ดังนั้นทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสารควรตระหนักในข้อสำคัญ ดังนี้

• ความเข้าใจ องค์กรต้องตรวจสอบว่าผู้รับเข้าใจสารที่ได้รับอย่างถูกต้องหรือไม่ โดยอาจใช้การทวนสอบความเข้าใจหรือการถามตอบ

• ความพร้อมในการรับข้อมูล ผู้รับควรมีความพร้อมและเปิดใจในการรับสาร ผู้ส่งสารจึงควรประเมินสภาวะทางอารมณ์และทัศนคติของผู้รับก่อนการส่งสาร

• การตอบสนอง ผู้รับสารจะต้องสามารถตอบสนองกลับมาได้อย่างเหมาะสม อาจผ่านการแสดงความคิดเห็นหรือเสนอแนะ ซึ่งองค์กรควรเปิดโอกาสให้ผู้รับสามารถสื่อสารกลับมาได้ง่าย

สรุป SMCR คืออะไร สำคัญกับ HR อย่างไรในการพัฒนาการสื่อสารองค์กร

SMCR Model เป็นแนวคิดการสื่อสารที่ประกอบด้วย 4 องค์ประกอบหลัก ได้แก่ Source (ผู้ส่งสาร) Message (ข้อความ) Channel (ช่องทางการสื่อสาร) และ Receiver (ผู้รับสาร) โดยแต่ละส่วนมีบทบาทสำคัญในการทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ในส่วนของการใช้ SMCR Model เข้ามาช่วยในการพัฒนาการสื่อสารองค์กรนั้นช่วยให้ HR สามารถทำหน้าที่เป็นสื่อกลางระหว่างผู้บริหารและพนักงาน สามารถเลือกช่องทางการสื่อสารได้อย่างเหมาะสม ช่วยลดปัญหาความขัดแย้ง ช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร และทำให้ HR สามารถปรับปรุงการสื่อสารได้อย่างต่อเนื่อง